Tips Jalani Rekrutmen saat PSBB Karena Pandemi COVID-19

PSBB atau Pembatasan Sosial Berskala Besar memberikan perubahan kepada setiap aktivitas bisnis. Perusahaan pun harus cepat tanggap agar mampu beradaptasi dengan situasi yang disebut dengan new normal ini. Salah satunya adalah dalam menjalani rekrutmen saat PSBB karena pandemi COVID-19.

Kemungkinan adanya pergantian karyawan atau turnover bisa saja terjadi terlebih saat ini kondisi organisasi yang tidak menentu karena pandemi dan mendekati hari raya. Mengantisipasi hal ini, perusahaan setidaknya harus mempersiapkan SDM melalui rekrutmen.

Di tengah aturan PSBB, rekrutmen yang biasanya dilakukan secara langsung kini perusahaan harus melakukan rekrutmen jarak jauh menggunakan conference video call. Hal ini sebenarnya menjadi peluang sekaligus tantangan. 

Dikatakan sebagai peluang karena dengan menggunakan interview jarak jauh, perusahaan dapat mengurangi waktu rekrutmen hingga 50%. Sedangkan interview jarak jauh menjadi tantangan karena beberapa perusahaan masih gagap dalam mempersiapkan perubahan terutama dalam penggunaan teknologi.

Tantangan lainnya adalah beberapa pakar menyebutkan rekrutmen jarak jauh dinilai kurang efektif karena walau bagaimanapun juga berhadapan secara langsung dengan kandidat adalah best practice dalam melakukan interview.

Dalam artikel ini, Talenta akan membahas bagaimana interview jarak jauh bisa menjadi alternatif dan tetap menjadi best practice dalam menjaring karyawan.

Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Karyawan Gratis Tahun 2020

Mengenal Interview Jarak Jauh

Interview jarak jauh (yang selanjutnya disebut online interview) adalah bagian dari proses rekrutmen yang mengedepankan data dan dilakukan secara jarak jauh menggunakan jaringan internet.

Hal yang perlu Anda ketahui adalah bahwa online interview sejatinya tidak bisa menggantikan keutamaan interview secara langsung. Namun sebagai sarana alternatif ketika interview secara langsung tidak dapat dilakukan terlebih ketika pandemi COVID-19.

Online interview sendiri terdiri dari dua macam yaitu:

1. Interview Satu Arah
   

   Interview satu arah biasanya digunakan apabila perusahaan memiliki kandidat yang banyak dan sifatnya bukan urgensi. Interview satu arah yaitu kandidat melakukan wawancara secara mandiri dengan menjawab pertanyaan yang diberikan perusahaan dan direkam oleh perusahaan. Bentuk pertanyaan dapat berupa video studi kasus interaktif, teks, ataupun audio.

2. Interview Dua Arah
   

   Interview dua arah adalah online interview yang paling umum dilakukan. Biasanya online interview dua arah dilakukan ketika kandidat lowongan dalam satu pekerjaan sudah mengerucut. Interview dilakukan dengan conference video call antara kandidat dan user selayaknya interview tatap muka.

Keunggulan Rekrutmen dengan Interview Jarak Jauh

Meski bukan prioritas utama di waktu normal, namun interview jarak jauh atau online interview dapat memberikan keunggulan baik bagi perusahaan maupun kandidat. Adapun keunggulan yang didapat dari online interview adalah sebagai berikut.

1. Rekrutmen yang Lebih Lean
   

   Melakukan interview secara online sejatinya dapat membuat proses rekrutmen yang lebih lean. Artinya perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya lebih dalam melakukan perekrutan dan juga mampu mengurangi time-to-hire atau waktu perekrutan.

   Perusahaan juga tidak perlu disibukkan dengan lembaran-lembaran formulir yang suatu saat kapan pun bisa ter-cecer dan hilang. Karena biasanya dengan melakukan online interview, alat dan media yang digunakan pun juga terintegrasi secara online.

2. Kandidat Lebih Percaya Diri
   

   Pernahkah Anda menemui kandidat yang kelelahan dan tidak percaya diri karena mungkin suasana ruangan dan interview yang tegang? Nah, dengan online interview, perusahaan sama saja memberikan kenyamanan dan keleluasaan kepada kandidat.

   Online interview membuat kandidat dapat mengatur ruangan sendiri, bagaimana mengatur ritme bicara, dan bahkan lebih percaya diri. Bukan tidak mungkin, kandidat bisa saja mengeluarkan kemampuan terbaiknya dibanding interview secara tatap muka.

3. Atur Jadwal Interview Lebih Mudah
   

   Online interview memungkinkan Anda dan kandidat dapat menyesuaikan jadwal dengan mudah.

   Pertama, online interview dapat dilakukan di luar jam kerja. Kedua, online interview dapat dilakukan dimanapun. Ketiga, online interview mempercepat arus komunikasi dan beberapa perangkat conference video call sudah dilengkapi dengan fitur atur jadwal.

   Seringkali kandidat dan user kesulitan dalam menentukan waktu interview karena keduanya memiliki kegiatan masing-masing, dengan menggunakan online interview, baik kandidat maupun user dapat melakukan interview dimanapun dan kapanpun.

4. Mengetahui Kandidat yang Sebenarnya
   

   Dengan online interview, Anda sebenarnya dapat mengetahui kandidat Anda secara nyata. Misalnya bagaimana mereka berpakaian, bagaimana situasi kamarnya, apakah kandidat bisa tepat waktu pada hal yang remeh, selain itu sejauh mana kesiapan mereka dalam menghadapi online interview.

Tantangan Interview Jarak Jauh

Selain keunggulan, online interview  juga merupakan tantangan tersendiri. Apa saja tantangan online interview dalam rangka menjalani rekrutmen saat PSBB karena COVID-19?

1. Hasil Bisa Saja Tidak Akurat
   

   Pada dasarnya interview secara langsung memberikan Anda hasil yang akurat tentang kandidat. Misalnya saja kemampuan dia dalam berbicara dan menghadapi masalah dan tekanan yang hanya bisa dilakukan dengan interview langsung.

2. Koneksi Internet
   

   Interview jarak jauh atau online interview sudah pasti menggunakan koneksi internet. Tantangan yang terjadi adalah adanya power outage baik dialami perusahaan maupun kandidat. Selain itu konektivitas internet yang dimiliki kandidat seringkali tidak sebagus perusahaan sehingga mampu mengurangi efektifitas dalam melakukan interview.

3. Kurangnya Pengetahuan User
   

   Banyak perusahaan yang belum mengetahui dan mempersiapkan sistem baru terkait rekrutmen di masa krisis. Sehingga banyak pula perusahaan yang belum mempersiapkan baik dari segi ketersediaan alat maupun pengetahuan dasar terkait penggunaan teknologi dalam interview.

Selain dari segi perusahaan, kandidat juga belum tentu memiliki alat untuk melakukan online interview seperti laptop atau aplikasi yang akan digunakan saat work from home.

Baca juga: Pandemi COVID-19, Kelola Absensi Online Saat WFH dengan Talenta

Tips Jalani Rekrutmen Menggunakan Online Interview

Rekrutmen saat PSBB karena pendemi COVID-19 walau bagaimanapun harus dilakukan secara profesional. Selain itu melakukan rekrutmen dengan online interview juga harus dilakukan dengan lancar dan mampu memberikan hasil yang diinginkan oleh perusahaan. Lantas bagaimana tips menjalani rekrutmen dengan online interview?

1. Tetap Transparan
   

   Sama dengan interview secara langsung, online interview juga harus dilakukan secara transparan. Perusahaan harus tetap menjelaskan tahapan dan bagaimana proses penilaian pada proses rekrutmen secara online.

   Anda juga harus menanyakan ketersediaan kandidat terkait perekaman proses rekrutmen dengan memberikan informasi bahwa seluruh proses rekrutmen akan direkam dan menjadi hak milik perusahaan. Perusahaan juga harus terbuka terhadap setiap pertanyaan kandidat.

2. Utamakan ujian Praktis
   

   Siapa bilang online interview tidak dapat menerapkan ujian praktis? Mulai dari pekerjaan desain grafis hingga sales dapat melakukan ujian praktis melalui online interview. Anda dapat mengarahkan kandidat untuk melakukan ujian praktis misalnya simulasi sales hingga presentasi hasil ujian.

   Biasanya dalam ujian praktis akan memakan waktu yang cukup lama. Maka tugas Anda bagaimana kandidat dapat melakukan ujian praktis secara singkat dan tetap deliverable.

3. Format Interview Berbeda Sesuai Kebutuhan
   

   Buat format interview berbeda sesuai dengan kebutuhan. Karena dalam online interview satu arah dan dua arah, penting untuk menentukan bagaimana Anda akan menggunakan masing-masing format interview. Misalnya bagaimana format interview satu arah, pertanyaan apa saja yang akan diajukan dan media apa yang akan digunakan.

   Format interview video dua arah, apa saja tools yang akan digunakan, dan bagaimana alurnya. Menggunakan format yang berbeda untuk tujuan yang berbeda adalah pendekatan yang ideal ketika mengadopsi online interview.

4. Gunakan Tools Profesional
   

   Saat melakukan online interview, menggunakan professional tools tetap harus dilakukan oleh perusahaan. Misalnya saja menggunakan aplikasi conference video call seperti Zoom atau Google Hangouts. Anda juga dapat menggunakan formulir secara online yang saat ini sudah banyak tersedia bagi profesional.

Selain itu, Anda juga perlu menggunakan applicant tracking system untuk mengetahui kandidat yang masuk dan kandidat-kandidat yang berhasil ke tahap selanjutnya. 

Meski dinilai kurang efektif, online interview bisa menjadi solusi alternatif untuk melakukan rekrutmen di saat PSBB karena pandemi COVID-19.

Selain rekrutmen, jangan lupa untuk kelola karyawan Anda dengan software HR dan payroll untuk meningkatkan retensi karyawan Anda di masa krisis. Talenta menjadi software HR dan payroll yang telah dipercaya oleh banyak perusahaan karena kemudahan yang diberikan dalam mengelola karyawan. Klik di sini untuk coba gratis Talenta.