Etika Menulis Surat Tidak Masuk Kerja

Etika Menulis Surat Tidak Masuk Kerja

Menjadi karyawan di sebuah perusahaan tentunya memiliki jam kerja yang telah ditentukan. Sayangnya, sebagai manusia memang kadang ada hal-hal yang terjadi di luar kontrol diri kita sehingga menyebabkan ketidakhadiran pada saat hari kerja.

Ketika Anda tidak bisa hadir ke kantor, tentu ada tata cara untuk meminta izin, salah satunya dengan cara menulis surat tidak masuk kerja. Dalam menulis surat ini, terdapat etika yang sebaiknya dipenuhi sehingga izin bisa didapatkan dari perusahaan.

Perlu juga diketahui juga, kebijakan mengenai cuti yang bisa diajukan oleh karyawan diatur dalam UU Nomor 13 tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan. Berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai surat izin tidak masuk kerja. Yuk, simak dengan seksama!

Bentuk surat tidak masuk kerja

Etika menulis surat izin tidak masuk kerja mencakup bentuk dan tata cara pembuatannya. Meskipun tidak ada peraturan resmi tentang penulisan surat tidak masuk kerja, namun terdapat aturan umum yang biasanya digunakan yaitu pembuka, isi, dan penutup surat. Mari simak penjelasan selengkapnya berikut ini!

  1. Pembuka surat

    Pada bagian pembuka surat izin ada beberapa hal yang harus Anda cantumkan, yaitu tempat dan tanggal pembuatan surat, orang/perusahaan yang dituju, dan tentunya salam pembuka.

    Tuliskan  tempat dan tanggal, lalu di bagian bawahnya kepada siapa surat tersebut dibuat. Pastikan Anda menulis dengan jelas dan lengkap nama orang yang dituju serta jabatannya.

    Setelah itu, buatlah salam pembuka berupa satu paragraf pendek yang tidak berbelit-belit.

  2. Isi surat

    Setelah bagian pembuka surat, ada bagian isi surat. Pada bagian ini berisi identitas diri pembuat surat, alasan ketidakhadiran, serta waktu izin yang diminta. Identitas diri merupakan hal yang penting untuk dicantumkan setelah salam pembuka.

    Pastikan Anda menulis nama, jabatan, serta nomor identitas perusahaan yang diperlukan sebagai data jelas untuk mengonfirmasi bahwa yang membuat surat izin tersebut adalah Anda sendiri.

    Setelah itu, sertakan alasan ketidakhadiran. Susunlah kalimat yang sopan dan baik agar alasan yang diutarakan dapat dipahami dengan jelas oleh perusahaan. Hal ketiga yang harus dituliskan adalah berapa lama waktu yang diminta untuk ketidakhadiran kerja.

  3. Penutup surat

    Pada bagian penutup surat, Anda hanya perlu mencantumkan salam penutup.

    Jangan lupa untuk mencantumkan ucapan terima kasih atas izin yang diberikan. Bagian penutup surat izin cukup dibuat singkat dan tidak terlalu berbelit-belit.

Alasan menulis surat izin tidak masuk kerja?

Sebuah surat izin tidak masuk kantor tentu tidak bisa ditulis sembarangan. Alasannya ketidakhadiran pun harus jelas, masuk akal, dan dapat diterima.

Berikut ini terdapat beberapa alasan yang sering digunakan.

  1. Sakit

    Hal paling umum dan banyak digunakan sebagai alasan ketika menulis surat izin adalah sakit.

    Kondisi tubuh yang sakit merupakan hal yang terkadang tidak bisa diprediksi dan akan berbahaya apabila Anda tetap memaksakan untuk masuk kerja. Oleh karena itu, alasan ini merupakan jenis yang paling diterima oleh semua perusahaan.

    Jika Anda pergi ke dokter, mintalah surat keterangan sakit agar bisa diberikan sebagai bukti ke perusahaan.

  2. Urusan keluarga

    Selain sakit, urusan keluarga juga menjadi alasan yang ketidakhadiran seseorang ketika bekerja. Urusan keluarga ini ada berbagai macam jenisnya seperti pernikahan, kematian, atau anggota keluarga sakit.

    Walau begitu, Anda pun tidak bisa sembarangan menulis surat izin tersebut dengan alasan urusan keluarga kecuali memang sangat penting dan mendesak.

  3. Menstruasi

    Alasan menstruasi bisa juga dicantumkan dalam surat izin tidak masuk kerja. Biasanya bagi para perempuan, setiap sebulan sekali mereka akan meminta izin ketidakhadiran saat nyeri perut karena menstruasi.

  4. Mengikuti seminar

    Alasan lain yang bisa digunakan ketika hendak menulis surat izin tidak masuk kantor adalah mengikuti seminar. Sayangnya, alasan ini tidak bisa diterima oleh semua perusahaan.

    Ada perusahaan tertentu yang hanya memberi izin terhadap ketidakhadiran ketika alasannya mendesak dan genting saja. Namun, ada juga perusahaan yang memberi izin jika alasan ketidakhadiran adalah mengikuti seminar.

  5. Berbagai urusan mendadak lainnya

    Selain semua alasan yang sudah disebutkan di atas, terdapat pula beberapa alasan lain yang tentunya digunakan.

    Alasan lain bisa dipakai untuk menulis surat izin tidak masuk kerja selama memiliki unsur mendesak dan mendadak seperti kebanjiran, urusan kepolisian, dan lain sebagainya.

Acuan menulis surat izin tidak masuk kerja

Dalam menulis surat tidak masuk kerja terdapat beberapa hal yang bisa dijadikan acuan. Hal-hal tersebut mencakup alasan ketidakhadiran, lama waktu meminta izin, kejelasan identitas diri, dan dokumen tambahan yang dilampirkan. Berikut penjelasan lengkapnya!

  1. Jelaskan alasan ketidakhadiran

    Salah satu hal yang menjadi acuan penting yaitu menjelaskan alasan ketidakhadiran kerja.

    Dari seluruh struktur surat, izin akan dipertimbangkan ketika alasan yang diberikan memang jelas dan penting. Meski begitu, perusahaan yang akan menimbang dan menentukan apakah alasan izin yang Anda buat berterima atau tidak.

  2. Sertakan lama waktu meminta izin

    Setelah Anda mengetahui alasan yang akan ditulis dalam surat izin tersebut, maka Anda bisa menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk meminta izin ketidakhadiran. Biasanya perusahaan telah menjelaskan di awal tentang peraturan izin ketidakhadiran termasuk berapa lama maksimal yang bisa didapatkan.

    Meski begitu, waktu izin ini bisa terbilang fleksibel jika memang belum bisa masuk kerja. Misalnya, Anda mengalami kecelakan dan membutuhkan waktu untuk tinggal di rumah sakit lama, tentunya perusahaan akan memberikan toleransi maksimal.

  3. Berikan identitas diri yang jelas

    Identitas diri yang jelas juga harus diberikan. Hal tersebut merupakan acuan pembuatan sebuah surat izin tidak masuk kantor. Jika identitas dalam surat tidak jelas maka kemungkinan izin tidak diberikan semakin tinggi.

    Pastikan juga Anda menulis nama lengkap serta identitas lainnya yang diperlukan seperti nomor pegawai dan jabatan di kantor.

  4. Melampirkan dokumen tambahan

    Menulis sebuah surat izin tidak masuk kerja yang baik dan sopan terkadang dirasa sudah cukup untuk meminta izin ketidakhadiran pada perusahaan. Akan tetapi, acuan untuk mendukung surat tersebut adalah dengan melampirkan dokumen tambahan.

    Dalam hal ini, sesuaikanlah dokumen tambahan dengan alasan ketidakhadiran yang dituliskan dalam surat. Misalnya, jika Anda sakit maka sertakan surat dokter, jika keluarga ada yang meninggal maka berikan selebaran pengumuman pemakaman.

    Dokumen yang dimaksud bertujuan sebagai bukti sehingga bisa meyakinkan pihak perusahaan bahwa Anda benar-benar membutuhkan izin kerja.

Baca juga: Contoh Surat Cuti Kerja yang Perlu Diketahui

Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menulis surat tidak masuk kerja yaitu bahasa yang digunakan. Anda tidak disarankan menggunakan bahasa yang terlalu formal. Akan tetapi bukan berarti bisa menggunakan bahasa yang terlalu santai. Gunakan bahasa yang baik dan benar serta pilihan kata-kata yang mudah dipahami sehingga maksud dan tujuan surat dapat tersampaikan dengan baik.

Ketika kamu tidak masuk kerja dan menyertakan surat, perusahaan akan lebih bisa menerima ketidakhadiranmu. Oleh karena itu, pastikan juga kamu selalu menyertakan alasan lengkap, jelas, dan masuk akal ketika menulis surat izin tidak masuk kerja.


PUBLISHED22 Nov 2019
Ervina
Ervina


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang