Cegah Fraud dengan Sistem Payroll Otomatis Berbasis Cloud

Cegah Fraud dengan Sistem Payroll Otomatis Berbasis Cloud

Praktik fraud di perusahaan seringkali terjadi dilakukan pada hal-hal yang mempengaruhi pemasukan; absensi dan juga penggajian. Praktik seperti ini seperti parasit pada perusahaan karena sulit terdeteksi dan jika dibiarkan lama akan merugikan perusahaan.

Salah satu upaya dalam pencegahan dan juga solusi untuk mengurangi praktik fraud adalah dengan menggunakan sistem payroll otomatis berbasis cloud

Fraud sendiri adalah praktik kecurangan untuk mengambil keuntungan pribadi maupun kelompok.

Praktik fraud pada proses payroll beragam. Pertama adalah karyawan mendapatkan cash advancement namun tidak kunjung dibayarkan kepada perusahaan.

Kedua adalah persekongkolan atau buddy punching dimana dua atau lebih karyawan berusaha memanipulasi absensi dengan tujuan menaikkan jam kerja agar dibayar lebih.

Ketiga adalah ghost employees. Praktik ini sering dilakukan oleh personalia yaitu dengan membuat slip gaji palsu menggunakan nama palsu atau karyawan yang telah berhenti bekerja namun berkas datanya masih tersimpan oleh sistem HR perusahaan.

Praktik fraud terakhir adalah yang paling umum yaitu karyawan memodifikasi jam kerja dengan mengisi jam kerja kosong agar tetap dibayar. Praktik ini sejatinya sama dengan praktik buddy punching namun yang membedakan adalah praktik ini dilakukan sendiri.

Simak opini dari tim editorial kami: Transformasi Digital HR di Masa Pandemi Adalah Sebuah Keharusan

Solusi Mengatasi Fraud dengan Sistem Payroll Otomatis Berbasis Cloud

Sistem payroll otomatis berbasis cloud yang selanjutnya disebut dengan software payroll memungkinkan seluruh perhitungan gaji dilakukan terintegrasi dan otomatis dengan elemen penggajiannya.

Lalu bagaimana sebenarnya software payroll mampu mencegah adanya praktik kecurangan dalam proses penggajian perusahaan?

Perhitungan Terintegrasi dan Akurat

Salah satu keunggulan utama menggunakan software payroll adalah perhitungan gaji secara otomatis, akurat dan terintegrasi dengan elemen penggajian.

Setiap aktivitas karyawan mulai dari absensi, pengajuan cuti, dan juga aktivitas lainnya langsung terekam dalam penyimpanan dan nantinya secara otomatis menjadi bahan perhitungan gaji dalam sistem.

Hal tersebut lebih aman dibanding dengan sistem tanpa integrasi langsung dimana oknum yang tidak bertanggung jawab dengan mudah mengubah data absensi untuk mencurangi perhitungan gaji.

Keamanan dan Opsi Pemulihan Data

Data yang tersimpan dan diolah pada sistem komputasi cloud akan langsung diperbarui dan terenkripsi secara real-time. Sehingga sangat kecil kemungkinan oknum yang tidak bertanggung jawab untuk mengakses dan merubah data yang telah tersimpan.

Sekalipun bisa, maka dengan mudah tindakan tersebut bisa langsung ketahuan kapan waktu terakhir kali diubah, data karyawan mana yang berubah, dan siapa yang berhasil mengubahnya.

Karena akan terus diperbarui setiap kali ada perubahan, data yang tersimpan dalam sistem komputasi cloud dapat dengan mudah dipulihkan apabila terjadi error atau kerusakan pada sistem.

Berbeda dengan cara manual jika terjadi perubahan atau kerusakan data, Anda mungkin lupa dan tidak pernah tahu data mana yang telah berubah.

Proses Pelacakan Secara Real-Time

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pemrosesan data pada software payroll dilakukan secara real-time. Hal ini memudahkan perusahaan untuk melacak segala aktivitas karyawan salah satunya adalah expense management.

Beberapa software payroll kini telah dilengkapi dengan expense management atau cash advance dimana karyawan bisa melakukan pinjaman, kasbon, dan juga reimbursement kepada perusahaan.

Waktu pinjaman, jumlah cicilan, dan juga jumlah cash advance yang dikeluarkan secara otomatis terlacak pada sistem payroll. Tentu ini akan mempermudah perusahaan untuk memantau aktivitas pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan.

Praktik kecurangan pun juga dapat dikendalikan dengan sistem expense management yang terintegrasi pada software payroll.

Baca juga: 4 Tips Work From Home (WFH) Agar Bisnis Sukses & Produktif

Kapan Waktu yang Tepat untuk Menggunakan Software Payroll?

Sebelum Anda beralih dari sistem penggajian manual ke sistem penggajian otomatis berbasis cloud ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan.

Pertama adalah identifikasi bisnis Anda. Penggunaan software payroll merupakan investasi jangka panjang perusahaan. Namun begitu, Anda perlu memahami bahwa penggunaan software payroll bisa saja mubazir apabila dari segi keuangan bisnis Anda belum stabil dan aktivitas penggajian masih bisa ditangani secara mandiri.

Kedua, adalah proses transisi. Sebelum menggunakan software payroll, perusahaan juga perlu mempersiapkan proses migrasi data manual ke dalam sistem baru.

Proses migrasi meliputi pencocokkan dan internalisasi data. Proses transisi juga termasuk kesiapan penggunanya untuk bisa beradaptasi bekerja di dalam lingkungan digital.

Ketiga pastikan bisnis Anda telah berjalan secara legal dan memiliki surat izin usaha. Hal ini tentu nantinya berkaitan dengan perpajakan.

Pastikan Anda memilih software payroll Talenta untuk memenuhi kebutuhan tata kelola penggajian karyawan.

Talenta memiliki fitur terintegrasi mulai dari absensi dan juga cash advance yang dapat membantu karyawan melakukan pinjaman kepada perusahaan. Pelajari selengkapnya tentang Talenta dan konsultasikan kepada kami sekarang melalui tautan berikut!

 

 


PUBLISHED08 Sep 2020
Hafidh
Hafidh