Ketahui 5 Fitur Absensi ESS dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Ketahui 5 Fitur Absensi ESS dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Sistem employee self-service (ESS) adalah sebuah sistem yang dapat dimanfaatkan oleh karyawan dalam mengakses informasi atau bahkan mempersonalisasi data terkait kepegawaian dan pekerjaan secara mandiri. Misalnya fitur absensi ESS yang kualitasnya jauh lebih baik dibandingkan mesin fingerprint.

Note : Baca artikel Pengertian Sistem ESS dan Perannya dalam HR

Berikut adalah 5 fitur absensi online ESS yang terdapat dalam aplikasi HRIS:

Fitur Double Authentication 

Dalam absensi online ESS, terdapat fitur double authentication, dimana karyawan ketika login harus menginputkan password dan kemudian pin untuk dapat membuka aplikasi.

Hal ini bertujuan untuk meningkatkan privasi informasi kepegawaian karena meningkatkan jaminan bahwa pengguna adalah benar-benar karyawan yang berwenang.

Fitur Geotagging, Selfie, dan Keterangan Absensi 

Ketika perusahaan menggunakan mesin fingerprint, karyawan hanya dapat melakukan pencatatan kehadiran dengan cara datang ke kantor atau lokasi-lokasi dimana mesin fingerprint tersebut berada.

Dengan adanya fitur geotagging, selfie dan keterangan absensi pada aplikasi online ESS, karyawan dapat melakukan absensi dimanapun mereka ditugaskan.

Hal ini tentunya mendorong fleksibilitas serta efisiensi yang pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas kerja. Contohnya, pekerja lapangan seperti sales/SPG yang bekerja di mall, dapat langsung melakukan absensi online di lokasi mereka bertugas.

Pemanfaatan fitur ini juga sangat penting bagi perusahaan-perusahaan yang menerapkan sistem working form home saat pandemi Covid-19 berlangsung. Dengan absensi online ESS, perusahaan tetap dapat memantau kehadiran karyawan yang bekerja secara remote tersebut.

Note : Baca artikel Mengelola Absensi WFH Saat Pandemi Covid-19

Fitur Pengajuan Cuti dan Lembur

Dengan fitur-fitur yang ada pada absensi online ESS, aplikasi ini tidak hanya dapat berperan sebagai aplikasi pencatat kehadiran semata, melainkan lebih jauh lagi, absensi online mampu menyediakan layanan mandiri seperti pengajuan cuti dan lembur.

Di satu sisi, fitur pengajuan cuti dan lembur akan memberikan keuntungan kepada karyawan karena memangkas batasan birokrasi serta memperlancar informasi. Karyawan dapat langsung berinteraksi dengan bagian HR melalui aplikasi dan mendapat respon dengan cepat tanpa harus melalui proses tatap muka.

Di sisi lain, fitur ini juga mempermudah bagian HR  karena pekerjaan administratif HR menjadi lebih efisien. Di dalam sistem ESS, pengolahan pengajuan cuti dan lembur karyawan secara otomatis diunggah dalam cloud, yang dapat HR terima secara realtime untuk dilakukan verifikasi data dan proses approval tanpa perlu proses penginputan ulang.

Fitur Time Tracking atau Rekapitulasi Data 

Seperti halnya data cuti dan lembur karyawan yang langsung diunggah ke dalam cloud, data jam check in/check out karyawan pun secara otomatis tersimpan di dalam cloud. Sehingga, walaupun karyawan melakukan absensi secara remote, datanya dapat langsung diolah dan direkapitulasi oleh Bagian HRD secara real time.

Hal ini akan memudahkan Bagian HRD untuk memantau kedisiplinan karyawan, sekaligus juga sebagai dasar informasi untuk proses lainnya seperti pembayaran gaji dan upah lembur. Karyawan pun dapat mengevaluasi kehadirannya secara mandiri, apakah mereka telah melakukan absensi, mengalami keterlambatan atau tidak, melalui aplikasi yang terdapat pada gawai masing-masing.

Note : Baca artikel Cegah Klaster Baru COVID-19 dengan Mengganti Mesin Absensi ke Aplikasi Online

5. Fitur Pengumuman 

Karena aplikasi absensi online ini dapat diakses secara mandiri oleh karyawan melalui gawai masing-masing, Bagian HRD pun dapat memanfaatkannya dalam memberikan pengumuman penting yang sifatnya penting dan darurat. Misalkan saja saat pandemi Covid-19, dimana kebijakan pemberlakuan PSBB sering disosialisasikan mendadak, melalui absensi online ESS, perusahaan dapat menginfokan jadwal shift atau WFH dengan mudah dan juga efektif.

Memang tidak semua aplikasi HRIS menyediakan kelima fitur di atas dalam absensi onlinenya. Salah satu aplikasi digital HRIS yang memiliki sistem ESS yang mumpuni adalah Talenta. Anda dapat memperoleh informasi lebih lanjut dan demo gratis penggunaan aplikasi ini dalam link berikut ini.


PUBLISHED14 Aug 2020
Emanuelle
Emanuelle