Cegah Fraud dengan Absensi Online Karyawan

Cegah Fraud dengan Absensi Online Karyawan

Seringkali absensi menjadi sumber fraud yang dilakukan oleh karyawan. Fraud sendiri memiliki arti sebagai tindak kecurangan yang dilakukan oleh kelompok maupun individu dalam satu ekosistem atau komunitas untuk memuaskan hasrat pribadi. Salah satu pencegahan fraud absensi adalah menggunakan aplikasi absensi online karyawan.

Tindak fraud yang dilakukan oleh karyawan di kantor bermacam-macam misalnya memanipulasi hasil laporan kegiatan, memanipulasi uang kantor, memojokkan rekan satu tim, menjatuhkan atasan, dan juga manipulasi absensi.

Jenis Fraud Pada Absensi

Motivasi karyawan melakukan manipulasi absensi pun juga beragam, pertama karena malas, tidak disiplin, ingin mendapatkan reward, atau menutupi kesalahan absensi. Tindak fraud yang dilakukan dengan absensi pun bermacam-macam di antaranya sebagai berikut.

Buddy Punching

Buddy punching atau kerjasama antar-teman atau bahasa gaul-nya adalah titip absen. Hal Ini sering dilakukan jika sebuah perusahaan masih menggunakan absensi manual, dimana Anda bolos kerja dan teman Anda yang mengabsenkan diri Anda.. Biasanya buddy punching saat ini jarang terjadi terlebih ketika sudah menggunakan mesin absensi biometrik atau aplikasi absensi karyawan online.

Nepotisme

Sebenarnya buddy punching juga bagian dari nepotisme, namun kami mencoba memisahkan kategori ini karena buddy punching kadang menggunakan ancaman sedangkan nepotisme adalah murni karena kekerabatan.

Biasanya praktik nepotisme dilakukan oleh atasan baik supervisor atau tingkat manajemen atas kepada kerabat dekatnya. Mereka menggunakan kekuasaannya untuk memanipulasi absen kerabatnya.

Work Time Fixing

Jenis pelanggaran ini yang paling sering dilakukan oleh karyawan. Karyawan akan melakukan pengaturan jam kerja. Motivasi pertama agar mendapatkan uang lembur yaitu dengan menggemukkan jam kerja yang tidak seharusnya. Misalnya, karyawan A bekerja hanya sampai  jam 6, namun karyawan tersebut check in hingga pukul 9 malam dan mengajukan lemburan.

Motivasi kedua adalah menutupi kesalahan atau kemalasan. Misalnya, karyawan B telat satu jam setelah jam ketentuan check in namun, karyawan tersebut tetap menulis dan mengubah jam masuk pada jam waktu check in

Pura-pura Sakit

Fraud jenis ini juga sering dilakukan oleh karyawan dengan sengaja mangkir kerja dengan berpura-pura sakit. Karyawan biasanya akan memalsukan dokumen surat sakit untuk melakukan tindakan kecurangan ini.

Baca juga: Mengenal Fraud Triangle dalam Lingkungan Kerja

Pencegahan Fraud Absensi Karyawan

absensi online karyawan cegah fraud

Pencegahan fraud pada absensi karyawan dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Diantaranya yang paling penting adalah tiga hal ini.

Tingkatkan Employee Engagement

Perusahaan harus meningkatkan engagement pada karyawan seperti menumbuhkan rasa nyaman dan kepuasan karyawan bekerja di perusahaan Anda misalnya menghilangkan budaya micromanagement, memberikan fasilitas insentif atau penghargaan, atau fasilitas-fasilitas penunjang lain seperti kesempatan dalam mengembangkan karir atau kemampuan personal.

Memperbaiki Sistem Kerja

Sistem kerja juga mempengaruhi kenapa karyawan Anda melakukan tindak kecurangan atau fraud. Sistem kerja yang sangat tidak efektif dan sangat tidak ramah-karyawan dapat membuat karyawan Anda melakukan tindak kecurangan.

Misalnya sistem kerja yang terlampau ketat, birokrasi kerjasama yang bertele-tele, pengajuan cuti yang sulit, dan juga kebijakan atasan yang cenderung berperilaku fraud juga.

Menggunakan Absensi Online untuk Cegah Fraud

Menggunakan absensi online adalah alternatif yang cukup efektif untuk mencegah tindakan fraud. Absensi online merupakan salah satu sistem pelayanan mandiri karyawan namun tetap aman dan juga fleksibel.

Data yang disimpan pada absensi online tidak mudah untuk diubah karena data yang telah disimpan sudah terenkripsi dan juga dapat terupdate setiap waktu. Selain itu karena absensi online merupakan salah satu sistem layanan mandiri, karyawan pun kecil kemungkinan untuk melakukan tindak fraud.

Aplikasi absensi saat ini seperti pada software HR dan payroll Talenta telah disematkan oleh fitur geo-tagging dimana karyawan dapat melakukan absensi dimanapun dan kapanpun tanpa takut ada tindak kecurangan. Rekapitulasi data pun dapat dilakukan secara real-time dan dapat dikonversi ke beberapa format file. Pekerjaan personalia juga menjadi lebih cepat dan ringkas sehingga HRD dapat lebih berfokus pada hal pengembangan karyawan.

Cari tahu fitur lengkap Talenta untuk kebutuhan kelola karyawan yang lebih baik. Anda juga dapat mencoba Talenta selama dua bulan di sini.

 


PUBLISHED17 Apr 2020
Hafidh
Hafidh