Employee Gathering: Pengertian dan Manfaatnya

Employee gathering adalah salah satu aktivitas yang jamak ditemukan di perusahaan-perusahaan. Meski terdengar biasa, aktivitas satu ini ternyata menyimpan banyak manfaat.

Jika dilakukan dengan benar dan terencana, aktivitas employee gathering dapat memberikan dampak katalis bagi tubuh organisasi perusahaan secara positif.

Melalui artikel ini, Mekari Talenta akan membahas apa itu employee gathering, manfaat, tujuan, dan tips mengadakan kumpul karyawan bagi HR.

Pengertian Employee Gathering

Employee gathering adalah program yang dilakukan dengan melibatkan seluruh karyawan ke dalam aktivitas khusus dengan tujuan tertentu baik yang sifatnya administratif maupun non-administratif.

Employee gathering dengan tujuan administratif biasanya dilakukan untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan. Misalnya annual meeting, Forum Group Discussion, atau town hall meeting.

Sementara non-administratif berupa kegiatan yang bertujuan sebagai refreshment atau hiburan. Misalnya memancing, outbound, makan bersama, games, atau traveling bersama.

Employee gathering juga bisa dilakukan secara formal dan informal. Itu artinya kegiatan ini merupakan bagian dari program rutin namun juga bisa dilakukan atas inisiatif karyawan.

Tujuan Diadakan Employee Gathering

Tujuan utama dari employee gathering adalah membangun interaksi antar karyawan melalui aktivitas sosial. Seperti outbound, meeting, atau ke tempat hiburan bersama.

Selain sebagai sarana interaksi dan komunikasi antar karyawan, berikut tujuan dari employee gathering pada perusahaan.

1. Sarana Informasi Keterbaruan Budaya, Kebijakan, dan Teknologi Perusahaan

Baik budaya, teknologi, maupun hal-hal lain yang berkaitan dengan bisnis selalu berkembang seiring waktu.

Keterbaruan informasi ini tentunya harus disampaikan secara utuh, komprehensif, dan menyeluruh kepada seluruh karyawan salah satunya melalui employee gathering.

Misal, dalam beberapa tahun ke depan perusahaan akan meluncurkan produk baru, penggunaan teknologi baru, atau adanya perombakan susunan organisasi

2. Wadah Apresiasi Perusahaan bagi Karyawan

Selain memberikan insentif, employee gathering juga bertujuan untuk memberikan apresiasi kepada karyawan selama bekerja.

Employee gathering seperti gala dinner, pekan kreatif, hingga kompetisi antar karyawan merupakan bentuk apresiasi perusahaan kepada karyawan.

Sebagai catatan, mengutip studi yang dilakukan Stanford University, ketika karyawan diperlakukan sebagai “teman” dan diberikan apresiasi akan mempengaruhi motivasi kerja secara signifikan.

3. Tempat bagi Karyawan memberikan Feedback untuk Perusahaan

Karyawan bisa memberikan feedback atau masukan bagi perusahaan terkait strategi bisnis, teknologi yang akan digunakan, hingga evaluasi terkait budaya kerja.

Bukan hanya feedback, melalui aktivitas ini karyawan juga bisa bersama-sama mengidentifikasi apa yang menjadi masalah baik secara organisasi atau tim.

4. Pelepas Penat dari Rutinitas

Tidak dipungkiri bahwa pekerjaan sehari-hari membuat karyawan burnout atau keletihan yang tentunya akan berdampak pada produktivitas tim.

Melalui employee gathering, perusahaan bisa mengadakan aktivitas sosial yang bersifat menghibur sambil membangun komunikasi antar karyawan.

Manfaat Employee Gathering

Menurut riset yang ditulis Harvard Business Review, aktivitas sosial seperti employee gathering mampu meningkatkan 50% pola komunikasi antar karyawan yang berdampak pada performa tim.

Kumpul karyawan yang diadakan secara tepat dan terencana dapat memberikan manfaat sebagai berikut.

Membuka social spot atau titik dimana karyawan dari departemen satu dan yang lainnya bisa saling berinteraksi
Membuka potensi, kreativitas, pengetahuan, dan ide karyawan dengan harapan mampu memberikan kontribusi bagi perusahaan
Meningkatkan kualitas komunikasi antar karyawan, tim, departemen, unit bisnis, atau cabang
Membantu membangun solidaritas dan kekompakan tim
Meredam atau bahkan menghilangkan konflik yang terjadi di dalam organisasi perusahaan
Meningkatkan motivasi dan produktivitas karyawan sehingga bisa tercipta employee engagement yang baik
Menurunkan risiko turnover rate karyawan yang tinggi

Tips Mengadakan Employee Gathering Untuk HR

Aktivitas employee gathering yang tepat tentunya akan memberikan hasil yang efektif bagi organisasi perusahaan.

Berikut ini beberapa tips mengadakan employee gathering bagi HR perusahaan.

1. Ciptakan Konsep Employee Gathering yang Berbeda

Meeting rutin dengan meeting versi gathering jelas berbeda. Jika meeting rutin bersifat formal, maka pastikan employee gathering memiliki konsep yang berbeda.

Pastikan setiap karyawan bisa memiliki pengalaman berbeda ketika menghadiri kumpul karyawan. Anda bisa menggunakan tema, tempat dan set yang berbeda.

2. Libatkan Moderator dan Pihak Eksternal

Seperti yang dikatakan sebelumnya, kumpul karyawan yang efektif melibatkan pihak eksternal atau moderator.

Anda bisa melibatkan event organizer, atau pihak tertentu yang ada di luar organisasi.

Hal tersebut dilakukan agar acara kumpul karyawan ini bisa berjalan sesuai rencana dan memiliki petunjuk yang jelas bagi setiap partisipannya.

Selain itu, untuk menarik keikutsertaan karyawan, Anda juga bisa mengundang pihak eksternal seperti public figure, praktisi, atau entertainer.

3. Tentukan Tujuan dan Waktu Pelaksanaan Employee Gathering

Employee gathering memiliki tujuan yang berbeda-beda. Entah itu untuk mempererat hubungan dan komunikasi, memperkenalkan teknologi baru, atau memberikan penghargaan.

Setiap tujuan pastinya memiliki konsep, durasi, dan waktu pelaksanaan yang berbeda-beda. Apakah dilakukan secara rutin atau tidak, berapa durasinya, dan siapa saja yang terlibat.

Selain itu, Pastikan tujuannya dapat tersampaikan dengan baik oleh setiap karyawan sehingga mereka tertarik untuk mengikutinya.

4. Buat Karyawan Ikut Terlibat

Employee gathering yang baik tidak menjadikan karyawan sebagai peserta saja. Namun juga sebagai pihak yang terlibat di dalamnya.

Pastikan aktivitas ini tidak satu arah dan jadikan karyawan sebagai pihak penyelenggara atau pihak yang aktif mengisi kegiatan tersebut.

5. Evaluasi dan Minta Feedback

Terakhir adalah melakukan evaluasi terkait aktivitas gathering. Anda bisa menggunakan form online atau feedback secara langsung secara one-on-one.

Evaluasi ini dilakukan untuk mengetahui efektivitas kegiatan yang sudah dilakukan agar kegiatan selanjutnya bisa berjalan lebih baik lagi.

Beberapa Ide Kegiatan Yang Bisa Diadakan Saat Employee Gathering

Sebagai panduan berikut beberapa ide yang bisa Anda gunakan sebagai konsep employee gathering.

Thursday Fun Office

Konsep gathering yang diadakan setiap hari kamis tiap minggu dengan konsep berbeda-beda.

Misal, kamis minggu pertama bermain game bersama, minggu kedua olahraga, minggu ketiga workshop, dan minggu keempat makan bersama.

Birthday Office Party

Ide selanjutnya yaitu dengan merayakan ulang tahun karyawan tiap bulannya. Anda bisa mengumpulkan karyawan yang ulang tahun di bulan tersebut dan merayakannya bersama-sama.

Outbound

Ide yang jamak dilakukan oleh perusahaan sejak dulu. Karyawan akan bepergian ke tempat wisata outdoor dan melakukan berbagai aktivitas outdoor.

Pada momen ini, Anda bisa menyusun berbagai konsep kegiatan. Mulai dari team building, airsoft gun, api unggun, kuis, dan acara kebersamaan lainnya.

Gala Dinner

Sama seperti outbound, Anda juga bisa membuat konsep gathering yang bersifat lebih formal.

Bukan hanya sekedar gala dinner, di sini Anda bisa membuat tema tertentu. Misalnya, tema penghargaan karyawan, hiburan, atau acara amal.

Festival Week

Festival week atau pekan raya kini juga jamak diadakan oleh banyak perusahaan sebagai bagian dari employee gathering.

Konsepnya adalah dimana karyawan membuat sebuah pagelaran entah itu pameran, acara bakat, seminar, atau festival musik yang diisi oleh artis atau penyanyi.

Selain mampu memberikan hiburan kepada karyawan, konsep semacam ini bisa memicu kebersamaan, kreatifitas, dan profesionalitas karyawan.

Employee Gathering in Virtual Reality

Tidak selamanya employee gathering dilaksanakan secara langsung. Anda juga bisa mengadakan kegiatan ini secara virtual.

Beberapa perusahaan seperti Microsoft dan Facebook menggunakan teknologi VR untuk aktivitas kumpul

Rencanakan Employee Gathering Dengan Bantuan Fitur Survey Di Mekari Talenta

Employee gathering adalah salah satu dari berbagai upaya yang bisa dilakukan HR dalam rangka meningkatkan kualitas SDM dan organisasi perusahaan.

Meski terlihat sepele, aktivitas satu ini bisa terbilang penting sehingga membutuhkan perencanaan yang baik. Salah satu upayanya adalah dengan menggunakan bantuan tools HR Mekari Talenta.

Saat ini, perusahaan tidak perlu menggunakan berbagai tools yang berbeda dalam pengelolaan karyawan, Mekari Talenta hadir sebagai software HRIS yang menyediakan berbagai fitur yang akan mempermudah pengelolaan karyawa.

Salah satunya fitur form online yang mempermudah berbagai pengelolaan form, feedback, polling, atau survei perusahaan tanpa perekapan ulang yang dapat didistribusikan langsung kepada karyawan.

Mekari Talenta juga menyediakan fitur lainya seperti payroll, rekrutmen karyawan, pengelolaan kehadiran, hingga kinerja karyawan yang semakin mempermudah pengelolaan karyawan perusahaan Anda.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Anda bisa mencobanya terlebih dahulu secara gratis dengan berkonsultasi bersama tim sales kami sekarang.