Pentingnya Tata Tertib Perusahaan dan Contoh Implementasinya di Era Digital

By Jordhi FarhansyahPublished 06 Mar, 2024

Tata tertib perusahaan merupakan hal krusial agar pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan dapat berjalan efektif. Dengan adanya tata tertib, lingkungan kerja bisa lebih positif dan nyaman untuk karyawan.

Bagaimana tata tertib perusahaan dapat diterapkan? Simak penjelasan lengkapnya.

Pentingnya Tata Tertib Perusahaan

Pentingnya Tata Tertib Perusahaan dan Contoh Implementasinya di Era Digital

Tata tertib perusahaan adalah seperangkat aturan, norma, dan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mengatur perilaku karyawan dan operasi sehari-hari. Hal ini penting untuk menjaga disiplin, meningkatkan efisiensi, dan menciptakan lingkungan kerja yang profesional dan aman. Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan perlu memiliki tata tertib.

Menjaga Disiplin

Tata tertib perusahaan membantu menjaga disiplin di tempat kerja dengan menetapkan aturan dan konsekuensi yang jelas untuk pelanggaran. Ini membantu mencegah perilaku yang tidak etis, melanggar hukum, atau merugikan perusahaan.

Meningkatkan Efisiensi

Dengan memiliki prosedur yang ditetapkan secara jelas, karyawan dapat bekerja dengan lebih efisien karena mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana cara menyelesaikan tugas-tugas mereka. Hal ini mengurangi kebingungan dan kesalahan, serta meningkatkan produktivitas.

Menciptakan Lingkungan Kerja yang Profesional

Tata tertib perusahaan membantu menciptakan lingkungan kerja yang profesional dengan menetapkan standar perilaku yang tinggi. Ini mencakup cara berpakaian yang pantas, cara berkomunikasi yang sopan, dan penghormatan terhadap sesama karyawan dan atasan.

Membangun Kepercayaan dan Kepuasan Karyawan

Dengan memberikan kerangka kerja yang jelas dan adil, tata tertib perusahaan membantu membangun kepercayaan antara manajemen dan karyawan. Ini menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa dihargai dan dihormati, yang dapat meningkatkan kepuasan kerja dan retensi karyawan.

Mengurangi Risiko Hukum dan Kepatuhan

Tata tertib perusahaan membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan hukum dan peraturan yang berlaku. Dengan memiliki kebijakan yang sesuai dan prosedur yang konsisten, perusahaan dapat mengurangi risiko hukum dan kepatuhan.

Meningkatkan Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Aturan dan prosedur yang ditetapkan dalam tata tertib perusahaan juga berkontribusi pada keselamatan dan kesehatan kerja. Ini termasuk prosedur keselamatan kerja, pencegahan kecelakaan, dan tindakan darurat, yang penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman bagi semua karyawan.

Secara keseluruhan, tata tertib perusahaan merupakan fondasi yang penting untuk menjaga keteraturan, produktivitas, dan keamanan di tempat kerja. Dengan menerapkan tata tertib yang efektif, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang profesional, aman, dan produktif bagi semua karyawan.

Acuan Hukum Tata Tertib Perusahaan

Pembuatan peraturan perusahaan telah diatur berdasarkan Pasal 1 angka 20 UU Ketenagakerjaan atau Pasal 1 angka 1 pada Permenaker 28/2014 yang memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan.

Dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa pembuatan peraturan perusahaan merupakan kewajiban yang harus dilakukan para pengusaha. Peraturan tersebut berlaku bagi semua karyawan, baik itu karyawan PKWT atau pun PKWTT.

Kemudian dalam Pasal 2 ayat (2) Permenaker 28/2014 menjelaskan bahwa peraturan harus memiliki 6 hal berikut:

  • Hak dan kewajiban pengusaha.
  • Hak dan kewajiban pekerja.
  • Syarat kerja.
  • Tata tertib perusahaan.
  • Jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan.
  • Hal-hal yang merupakan pengaturan lebih lanjut dari peraturan perundang-undangan.

Lebih lanjut UU Cipta Kerja mengetaur beberapa ketentuan yang dapat dirumuskan dalam peraturan perusahaan, seperti:

  • Ketentuan pengakhiran hubungan kerja atau perjanjian kerja.
  • Pelaksanaan jam kerja.
  • Pelaksanaan cuti tahunan dan istirahat panjang.
  • Ketentuan cuti haid untuk pekerja perempuan yang merasa sakit.
  • Kesempatan untuk menyusui bayi di jam kerja dengan memperhatikan ketersediaan tempat dan kemampuan perusahaan.
  • Ketentuan pembayaran upah dalam situasi pekerja atau buruh tidak dapat melakukan pekerjaan karena sejumlah alasan yang diatur dalam undang-undang.

Contoh Tata Tertib Perusahaan bagi Karyawan

Tata tertib yang umum diterapkan di perusahaan mencakup berbagai aspek, termasuk jam kerja, tata cara absensi, penggunaan aset perusahaan, dan kode etik. Berikut adalah beberapa contoh tata tertib yang umum diterapkan:

Jam Kerja: Aturan mengenai jam kerja biasanya mencakup jam masuk dan pulang karyawan, serta waktu istirahat. Contohnya, jam kerja bisa ditetapkan mulai pukul 08.00 pagi hingga 17.00 sore dengan waktu istirahat satu jam di tengah hari.

Tata Cara Absensi: Tata cara absensi biasanya mencakup prosedur untuk melaporkan ketidakhadiran, izin, atau keterlambatan kepada atasan atau departemen HR. Contohnya, karyawan harus memberikan pemberitahuan kepada atasan atau HR sebelumnya jika akan absen atau terlambat.

Penggunaan Aset Perusahaan: Tata tertib mengenai penggunaan aset perusahaan mencakup aturan tentang penggunaan peralatan kantor, kendaraan perusahaan, komputer, dan sumber daya lainnya. Contohnya, karyawan diharapkan menggunakan aset perusahaan hanya untuk keperluan bisnis yang sah dan tidak untuk kepentingan pribadi.

Kode Etik: Kode etik adalah seperangkat aturan perilaku yang menetapkan standar etika yang diharapkan dari semua karyawan. Contohnya, kode etik bisa mencakup larangan terhadap pelecehan, diskriminasi, penyuapan, atau konflik kepentingan. Selain itu, kode etik biasanya juga mencakup nilai-nilai perusahaan, seperti integritas, kejujuran, dan tanggung jawab.

Kebijakan Keamanan: Kebijakan keamanan meliputi tata cara untuk menjaga keamanan fisik, data, dan informasi perusahaan. Contohnya, karyawan mungkin diberi instruksi untuk mengunci komputer mereka saat meninggalkan meja, tidak membagikan informasi sensitif kepada pihak luar, atau mengikuti prosedur keamanan di tempat kerja.

Kebijakan Penggunaan Teknologi Informasi: Kebijakan ini menetapkan aturan tentang penggunaan perangkat dan sistem TI perusahaan, seperti komputer, jaringan, dan internet. Contohnya, karyawan mungkin dilarang untuk mengunduh program ilegal atau mengakses situs web yang tidak sesuai di komputer perusahaan.

Tata tertib seperti ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang teratur, profesional, dan aman, serta memberikan panduan yang jelas kepada karyawan tentang perilaku yang diharapkan dan konsekuensi dari pelanggaran.

Tata Tertib Perusahaan di Era Transformasi Digital

Adaptasi tata tertib perusahaan dengan perubahan teknologi dan tren digital merupakan hal yang penting untuk menjaga relevansi dan keamanan di lingkungan kerja yang terus berkembang. Berikut adalah beberapa cara adaptasi tersebut dilakukan:

Kebijakan Penggunaan Perangkat Elektronik di Tempat Kerja

Tata tertib perusahaan harus mengakomodasi penggunaan perangkat elektronik seperti laptop, smartphone, dan tablet di tempat kerja. Ini termasuk pembatasan terhadap penggunaan perangkat pribadi, kebijakan penggunaan perangkat selama jam kerja, dan keamanan data di perangkat tersebut.

Kebijakan Keamanan Data

Dengan meningkatnya risiko keamanan terkait dengan penggunaan teknologi, tata tertib perusahaan perlu memperbarui kebijakan keamanan data mereka. Ini termasuk kebijakan terkait penyimpanan data, akses data, enkripsi data, serta tindakan keamanan yang harus diambil jika terjadi pelanggaran data.

Kode Etik Online

Perusahaan perlu mengembangkan kode etik online yang mencakup perilaku etis dalam penggunaan media sosial, komunikasi elektronik, dan interaksi online lainnya. Karyawan harus diberi arahan tentang bagaimana cara berinteraksi secara profesional di dunia digital dan konsekuensi dari perilaku yang tidak etis.

Kebijakan Privasi dan Kebijakan Data

Perusahaan perlu memiliki kebijakan privasi yang jelas yang mengatur pengumpulan, penggunaan, dan pengungkapan informasi pribadi karyawan dan pelanggan. Selain itu, perusahaan juga harus memiliki kebijakan data yang mengatur bagaimana data dikelola, disimpan, dan dilindungi dari pelanggaran data.

Pelatihan dan Kesadaran

Penting bagi perusahaan untuk menyediakan pelatihan dan kesadaran kepada karyawan tentang penggunaan teknologi, keamanan data, dan etika online. Ini akan membantu meningkatkan pemahaman karyawan tentang kebijakan dan prosedur yang berlaku serta mengurangi risiko keamanan dan pelanggaran data.

Dengan mengadaptasi tata tertib perusahaan dengan perubahan teknologi dan tren digital, perusahaan dapat menjaga keamanan, privasi, dan etika di lingkungan kerja yang semakin terhubung dan bergerak cepat. Ini juga membantu memastikan bahwa perusahaan tetap sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku dan mempertahankan reputasi yang baik di mata karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya.

Tips Mendorong Disiplin Karyawan di Era Transformasi Digital

Era transformasi digital juga penting dalam menjaga disiplin karyawan, mengingat perkembangan teknologi bisa membuat orang mengeksploitasi titik kelemahan di sebuah perusahaan. Berikut adalah beberapa tips untuk mendorong disiplin karyawan di lingkungan kerja:

1. Pelatihan tentang Keamanan Data dan Etika Online

Sediakan pelatihan rutin tentang pentingnya keamanan data dan perilaku etis online. Jelaskan kepada karyawan tentang risiko keamanan yang terkait dengan penggunaan teknologi dan bagaimana mereka dapat melindungi informasi perusahaan dan pribadi mereka sendiri. Berikan contoh nyata tentang konsekuensi dari pelanggaran keamanan data dan perilaku online yang tidak etis.

2. Fasilitasi Fleksibilitas Kerja

Berikan fleksibilitas kerja kepada karyawan yang memungkinkan mereka untuk mencapai keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Ini bisa termasuk kebijakan bekerja dari rumah, jadwal kerja yang fleksibel, atau program kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan individu. Fleksibilitas kerja dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan dan motivasi untuk mematuhi kebijakan perusahaan.

3. Umpan Balik Secara Teratur

Berikan umpan balik secara teratur kepada karyawan tentang kinerja mereka, termasuk kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan. Berikan pujian untuk karyawan yang mematuhi tata tertib dengan baik dan berikan bimbingan atau pembinaan kepada karyawan yang memerlukannya. Umpan balik yang teratur membantu memperjelas harapan dan meningkatkan akuntabilitas.

4. Komitmen Pimpinan

Pimpinan perusahaan harus menunjukkan komitmen yang kuat terhadap disiplin karyawan dengan menjadi teladan yang baik dan mendukung penerapan kebijakan perusahaan. Pimpinan juga harus menegakkan kebijakan dengan adil dan konsisten, tanpa pengecualian bagi siapa pun.

5. Keterlibatan Karyawan

Libatkan karyawan dalam proses pengembangan kebijakan dan prosedur perusahaan. Dengan memungkinkan karyawan berpartisipasi dalam pembuatan keputusan yang mempengaruhi mereka, mereka akan merasa lebih terlibat dan lebih mungkin mematuhi kebijakan yang ditetapkan.

6. Edukasi Berkelanjutan

Berikan edukasi yang berkelanjutan kepada karyawan tentang kebijakan, prosedur, dan harapan perusahaan. Informasikan mereka tentang perubahan atau pembaruan dalam kebijakan perusahaan dan berikan kesempatan untuk bertanya jika ada ketidakjelasan.

Dengan menerapkan tips-tips ini, perusahaan dapat membantu mendorong disiplin karyawan, meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, dan menciptakan lingkungan kerja yang profesional dan efisien.

Peran HRIS Cloud dalam Menunjang Kedisiplinan Karyawan

Platform Human Resource Information System (HRIS) cloud seperti Mekari Talenta  memainkan peran yang penting dalam membantu perusahaan mengelola tata tertib dan memastikan kedisiplinan karyawan melalui berbagai fitur dan fungsinya. Berikut adalah beberapa cara HRIS cloud membantu dalam hal ini:

Pelacakan Kehadiran

Software HRIS seperti Mekari Talenta dapat memfasilitasi pelacakan jam kerja karyawan melalui fitur-fitur seperti sistem pencatatan waktu dan presensi online. Lewat fitur seperti Attendance Management, karyawan dapat mencatat waktu masuk dan keluar mereka secara otomatis melalui fitur absensi online, baik melalui aplikasi atau platform web. Ini memungkinkan manajemen untuk secara akurat memantau jam kerja karyawan dan memastikan kepatuhan terhadap jadwal kerja yang ditetapkan.

Employee Self-Service

Kemudian, HRIS memungkinkan karyawannya untuk mengurus keperluan administrasi secara mandiri seperti permohonan cuti online, persetujuan cuti lewat aplikasi, dan pemantauan saldo cuti. Dengan demikian, proses manajemen absensi menjadi lebih terstruktur dan transparan, memudahkan karyawan untuk mengajukan cuti dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan cuti perusahaan.

Pelaporan dan Analisis

Mekari Talenta secara khusus memiliki fitur HR Analytics untuk menghasilkan laporan dan analisis terkait dengan tata tertib dan kedisiplinan karyawan. Perusahaan dapat memantau tren keterlambatan, absensi tidak terjadwal, atau pelanggaran kebijakan lainnya melalui laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Informasi ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, memberikan umpan balik kepada karyawan, dan mengimplementasikan tindakan perbaikan yang sesuai.

Dengan demikian, perusahaan dapat mengelola tata tertib dengan lebih efisien, memastikan kedisiplinan karyawan, dan menciptakan lingkungan kerja yang profesional dan teratur. Platform ini membantu meningkatkan transparansi, akurasi, dan keterlibatan karyawan dalam menjalankan kebijakan perusahaan.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Konsultasi bersama tim sales kami dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga.

Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.