Menyusun Program Benefit Karyawan yang Efektif dan Pentingnya Peran HRIS

Menyusun Program Benefit Karyawan yang Efektif dan Pentingnya Peran HRIS

Program benefit karyawan merupakan konsep yang sering dipakai perusahaan. Memiliki pengertian sebagai jenis pemberian oleh perusahaan kepada karyawan selain gaji, yang bersifat non-tunai dan ditujukan untuk menunjang kesejahteraan individu maupun keluarga karyawan.

Artinya, benefit dapat berupa kompensasi finansial tidak langsung dan kompensasi non-finansial.

Contoh dari benefit adalah program perlindungan karyawan berupa asuransi kesehatan dan asuransi jiwa, akses pinjaman karyawan, fasilitas untuk menyeimbangkan kerja dan kehidupan seperti tiket perjalanan, hingga berbagai voucher gaya hidup.

Program benefit karyawan memang lazim diterapkan oleh banyak perusahaan. Employee Benefit Research Institute (EBRI) pernah melakukan riset dan menemukan fakta bahwa 78% calon karyawan setuju program ini perlu dicantumkan dalam kontrak kerja.

Note : Baca artikel HR Perlu Tahu, Ini Perbandingan Benefit Karyawan Tetap dengan Kontrak

Sedangkan JobVite, sebuah platform solusi rekrutmen, melaporkan sebanyak 71,6% perusahaan di dunia telah menawarkan berbagai paket benefit yang menarik kepada karyawan. Sebut saja tunjangan kesehatan hingga insentif dalam bentuk finansial lainnya.

Di banyak negara, program semacam ini sifatnya wajib diberikan oleh perusahaan menurut hukum industrial setempat. Di luar itu, pemberian benefit karyawan tentu bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan.

Lantas, apa yang menyebabkan program benefit karyawan begitu penting bagi perusahaan? Dan apa saja program benefit karyawan yang bisa diberikan perusahaan? Berikut ini ulasan lengkapnya dari Talenta by Mekari.

Begini Perhitungan THR Karyawan Sesuai Ketetapan Pemerintah

Pengertian Benefit Karyawan

Pengertian employee benefits sebagai kompensasi non finansial yang diberikan perusahaan sebagai bagian dari kontrak kerja. Kompensasi di sini bisa diartikan sebagai item yang diwajibkan oleh Undang Undang Ketenagakerjaan atau yang memang diberikan secara cuma-cuma.

Program benefit harus dipahami sepenuhnya oleh Human Resources (HR). Sebagai HR profesional, Anda harus mengetahui apa saja paket program benefit yang menarik dan bisa diberikan kepada karyawan. Sementara itu bagi pencari kerja, program benefit karyawan di luar gaji kerap kali menjadi daya tarik.

US Chamber of Commerce Foundation menyatakan lebih dari 50% pekerja milenial di Amerika Serikat (AS) setuju bahwa program semacam ini mempengaruhi pilihan mereka terhadap perusahaan calon tempat mereka akan bekerja. Sementara, lebih dari 60% mengatakan bahwa program ini merupakan alasan penting yang membuat mereka bertahan di sebuah perusahaan.

Note : Baca artikel Pahami Ketentuan dan Aturan Benefit Karyawan yang Kena Mutasi

Manfaat Pemberian Benefit Karyawan

Memasukkan program benefit sebagai bagian dari paket kompensasi memiliki banyak manfaat bagi perusahaan.

Sebuah survei oleh McKinsey menunjukkan bahwa alasan terbesar perusahaan menawarkan program benefit karyawan adalah untuk menarik dan mempertahankan karyawan terbaik. Cara ini juga bagus untuk meningkatkan loyalitas karyawan, menaikkan retensi, meningkatkan daya tarik perusahaan, hingga menekan turnover karyawan.

Intinya, karyawan-karyawan terbaik adalah modal utama perusahaan untuk menjalankan bisnisnya lebih produktif dan kompetitif. Lantas, apakah survei Mckinsey ini benar?

Di banyak negara, termasuk Indonesia ada 3 alasan klasik yang digunakan perusahaan membuat program benefit karyawan. Pertama adalah untuk meningkatkan kinerja karyawan.

Penyebabnya kesejahteraan karyawan berbanding lurus dengan tingkat produktivitas. Perusahaan yang memiliki banyak program kesejahteraan umumnya memiliki karyawan yang produktif.

Alasan klasik kedua yaitu program benefit dapat mempertahankan SDM terbaik. Program benefit yang menarik membuat karyawan lebih betah bekerja dan tidak berpikir untuk “loncat” ke perusahaan lain, karena telah merasakan manfaat yang diberikan kantor mereka. Jadi, benefit dapat meningkatkan retensi karyawan.

Ketiga, benefit dapat menghemat biaya perusahaan. Jika turnover rendah, perusahaan tidak perlu sering-sering mengeluarkan biaya untuk merekrut karyawan baru. Artinya, perusahaan bisa mengalihkan alokasi anggaran untuk kebutuhan lain seperti pengembangan bisnis.

Note : Baca artikel Kompensasi Perusahaan: Finansial dan Non Finansial

Berikut Ini Manfaat Lainnya dari Program Benefit Karyawan:

  • Meminimalkan keluhan karyawan,
  • Mengurangi potensi kelelahan dan stress karyawan,
  • Memberikan kepuasan terhadap karyawan,
  • Mengurangi pajak untuk karyawan,
  • Meringankan beban karyawan ketika terjadi kondisi tertentu.

Jenis Benefit Karyawan yang Bisa Diberikan Perusahaan

Pemberian paket benefit sebaiknya memperhatikan kebutuhan karyawan. Sehingga manfaatnya lebih optimal. Adapun kebutuhan yang paling umum dari karyawan adalah asuransi, pinjaman, hingga kebutuhan gaya hidup.

Misalnya di Indonesia, banyak perusahaan yang menawarkan paket kompensasi berupa proteksi penuh asuransi seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga asuransi pribadi. Selain itu, bisa juga memberikan berbagai insentif atau tambahan-tambahan di luar gaji pokok seperti tambahan fasilitas bagi karyawan.

Contoh sederhananya adalah rumah dinas, kendaraan operasional, hingga tempat parkir khusus.

JobVite merilis berbagai jenis paket kompensasi unik dan menarik yang ditawarkan beberapa perusahaan di dunia. Misalnya waktu kerja yang fleksibel dan bisa dimana saja atau remote working, reimbursement, makanan dan minuman gratis, program bimbingan dan pengembangan, hingga bebas berpakaian kasual saat ngantor.

Bahkan sejumlah perusahaan mulai menambahkan tunjangan kesehatan berupa paket kompensasi dalam bentuk olahraga seperti pilates, yoga, muay thai, meditasi, berenang, sampai gym membership.

Paket kompensasi dalam bentuk olahraga ditawarkan karena menurut Salmon, P dalam tulisannya yang berjudul Effects of Physical Exercise on Anxiety, Depression and Sensitivity to Stress – A Unifying Theory.

Ada sebuah hubungan antara berolahraga dan kesehatan mental, serta efek-efek yang dihasilkan dari olahraga rutin dan dampaknya terhadap pengurangan kadar stress.

Note : Baca artikel 10 Benefit Karyawan yang Bantu Tingkatkan Loyalitas

Benefit Asuransi

Salah satu program benefit yang biasanya ditawarkan perusahaan kepada karyawan adalah asuransi. Asuransi dipilih karena dianggap memiliki banyak manfaat bagi para karyawan.

Ada 2 produk asuransi yang biasa diberikan perusahaan di dalam paket benefit karyawan yaitu asuransi kesehatan dan asuransi jiwa.

Untuk asuransi kesehatan, perusahaan akan memberikan jaminan biaya kesehatan atau perawatan kepada karyawan saat jatuh sakit atau mengalami kecelakaan. Benefit asuransi kesehatan biasanya tercantum di dalam kontrak kerja masuk ke dalam program kepesertaaan BPJS Kesehatan dan pemberian asuransi pribadi.

Sementara itu untuk asuransi jiwa, perusahaan biasanya mendaftarkan karyawan dalam program BPJS Ketenagakerjaan. Beberapa benefit yang diterima karyawan dari kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan adalah Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kematian (JKm), Jaminan Keselamatan Kerja (JKk), hingga Jaminan Pensiun.

Benefit Jaminan Keamanan Kerja

Program benefit selanjutnya adalah jaminan keamanan kerja. Untuk program ini, biasanya perusahaan membagi ke dalam 2 program yaitu jaminan pendapatan dan pensiun.

Jaminan Pendapatan

Tujuan dari jaminan pendapatan adalah untuk melindungi karyawan ketika kehilangan pekerjaan. Ada beberapa tunjangan yang bisa diberikan untuk jaminan pendapatan yaitu:

  • Tunjangan PHK adalah dengan memberikan sejumlah dana kepada karyawan yang diminta mengundurkan diri bukan karena kesalahan (dirumahkan, perusahaan tutup, merger),
  • Golden parachutes yaitu berupa kesepakatan untuk memberi bonus dan benefit, jika karyawan dirumahkan karena merger dan akuisisi.

Jaminan Pensiun

Jaminan pensiun dirancang sebagai penghargaan bagi karyawan yang memiliki masa kerja panjang. Untuk hal ini ada beberapa ketentuan yang harus diperhatikan, misalnya:

Note : Baca artikel Program Benefit Karyawan yang Paling Populer

  • Siapa yang akan membayar (perusahaan, karyawan, atau
    berbagi),
  • Apakah manfaat masih diperoleh ketika karyawan mundur
    sebelum usia pensiun,
  • Bagaimana cara pendanaannya (unfunded/funded),
  • Berapa besar anggaran yang disediakan,
  • Apakah dikelola scr konvensional melalui perbankan atau
    menggunakan asuransi,
  • Bagaimana jika perusahaan bangkrut atau karyawan dipecat
    menjelang pensiun.

Benefit Waktu

Benefit karyawan jenis ini sudah umum diberikan perusahaan. Misalnya:

  • Waktu istirahat yaitu 1 jam saat bekerja normal. Perusahaan juga bisa memberikan pilihan lainnya berupa istirahat tambahan,
  • Izin sakit,
  • Izin menjalankan ibadah,
  • Liburan,
  • Cuti atau izin khusus,
  • Waktu kerja lebih pendek,
  • Waktu kerja fleksibel.

Tunjangan Karyawan

Tunjangan adalah salah satu bagian terpenting dalam program benefit. Program ini diberikan dengan tujuan untuk membantu menambah penghasilan karyawan.

Tunjangan yang ditawarkan setiap perusahaan pun berbeda-beda, tergantung pada kondisi dan ketentuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Mengacu pada Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1990, tunjangan dibagi menjadi dua jenis yaitu tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap.

Tunjangan tetap merupakan kompensasi yang berkaitan dengan pekerjaan dan diberikan secara tetap atau berkala kepada karyawan serta dibayarkan sekaligus bersama gaji pokok. Dengan kata lain, tunjangan tetap diberikan secara berkala kepada karyawan terlepas dari beberapa faktor yang memengaruhinya, seperti absensi.

Sedangkan tunjangan tidak tetap merupakan kompensasi langsung atau tidak langsung yang diberikan secara tidak tetap/tidak rutin kepada karyawan dan keluarganya serta dibayarkan dalam waktu yang berbeda dengan gaji pokok.

Sementara itu, ada beberapa jenis tunjangan yang bisa diberikan perusahaan kepada karyawannya. Berikut ini contohnya.

Note : Baca artikel Mengenal Jenis Benefit Karyawan di Indonesia yang Harus Diketahui HR

Tunjangan Jabatan

Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada karyawan yang memiliki jabatan di suatu perusahaan. Hal itu dikarenakan karyawan yang memiliki jabatan memikul tanggung jawab yang lebih besar dari karyawan biasa.

Tunjangan jabatan dibagi jadi dua jenis, yaitu tunjangan struktural dan tunjangan fungsional

Tunjangan Umum

Tunjangan umum adalah tunjangan yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang tidak memiliki jabatan. Dengan kata lain, tunjangan ini dapat dikatakan sebagai bentuk apresiasi perusahaan terhadap kinerja karyawan secara umum.

Tunjangan Keluarga

Tunjangan keluarga adalah tunjangan yang diberikan kepada karyawan yang sudah berkeluarga. Contohnya, Tunjangan Istri (diberikan apabila istri dari karyawan tidak memiliki pekerjaan) dan Tunjangan Anak (diberikan kepada anak karyawan yang berusia kurang dari 21 tahun dan belum bekerja).

Tunjangan Hari Raya (THR)

THR adalah tunjangan yang diberikan menjelang hari raya keagamaan dengan maksud agar karyawan dapat memenuhi kebutuhan saat hari raya. THR biasanya diberikan setahun sekali.

Tunjangan Makan Siang

Tunjangan makan siang adalah tunjangan yang diberikan perusahaan dengan merujuk pada kehadiran karyawan. Jika karyawan tidak hadir, maka tunjangan ini akan dianggap hangus.

Tunjangan ini dapat berupa uang atau makanan yang disediakan oleh perusahaan.

Tunjangan Transportasi

Sama halnya dengan tunjangan makan siang, tunjangan transportasi juga diberikan berdasarkan kehadiran setiap karyawan dengan tujuan untuk mempermudah karyawan menjangkau lokasi kerja. Tunjangan ini biasanya dapat berupa uang transportasi atau layanan antar-jemput karyawan.

Mengelola Program Benefit Karyawan Secara Efektif

Memberikan paket kompensasi kepada karyawan memang sangat penting bagi perusahaan. Langkah ini diperlukan untuk memberikan rasa puas sekaligus mengurangi turnover karyawan.

Tidak hanya itu, memberikan paket kompensasi kepada karyawan ternyata mampu mendorong produktivitas. Ujungnya adalah mendapatkan karyawan yang bermutu dan bekerja sesuai dengan yang diinginkan (reinforcement theory).

Namun sebelum memberikan paket kompensasi kepada karyawan, perusahaan perlu memperhatikan berbagai aspek. Pertama adalah kemampuan finansial perusahaan.

Program kompensasi yang baik dan rasional sewajarnya membantu perusahaan untuk mendapatkan dan mempertahankan karyawan pada tingkat biaya yang rasional dan memadai. Prinsipnya adalah memiliki manajemen yang baik dan mampu menciptakan efisiensi.

Setelah itu, langkah selanjutnya adalah perusahaan perlu menyusun tahapan dalam menetapkan paket kompensasi. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan, yaitu:

  • Mengidentifikasi dan mempelajari jabatan dengan analisis jabatan,
  • Melakukan internal equity melalui penilaian jabatan,
  • Menciptakan gaji external equity dengan melakukan survei,
  • Menetapkan kompensasi aktual dengan mempertemukan internal equity dan external equity melalui pricing jobs.

Jadi, dalam memberikan paket kompensasi kepada karyawan ternyata susah-susah gampang. Walaupun demikian, paket kompensasi memiliki fungsi yang cukup penting dalam memperlancar jalannya roda perusahaan.

Note : Baca artikel Kompensasi Karyawan, Apa Bentuk dan Jenisnya?

Pengelolaan Benefit Karyawan Lebih Mudah dengan HRIS

Informasi mengenai benefit yang diberikan perusahaan kepada karyawan kadang tidak terdistribusikan dengan baik. Sehingga benefit atau keuntungan tersebut tidak dapat dimanfaatkan dengan baik oleh karyawan.

Untuk itu, HR perlu merumuskan pengelolaan program benefit karyawan. Tidak ada salahnya apabila HR memilih vendor yang mampu menyediakan sebuah platform Human Resources Information System (HRIS) yang dapat mengelola program benefit karyawan.

Sebagai salah satu penyedia HRIS terbaik di Indonesia, Talenta menawarkan berbagai solusi lebih baik dalam manajemen karyawan. Tidak hanya itu, Talenta memiliki fitur terlengkap guna membantu bisnis berkembang lebih cepat dan efisien.

Talenta memiliki fitur Mekari Benefit yang memungkinkan perusahaan memberikan benefit dengan lebih fleksibel tentunya sesuai dengan kebutuhan dan keinginan karyawan secara digital dan dapat diakses karyawan dari smartphone. Karyawan dapat menggunakan fasilitas dari beragam vendor rekanan terpilih yang mendukung kebutuhan asuransi, kebutuhan pokok, dan penunjang kebutuhan lainnya. Selain itu, integrasi dengan teknologi payroll juga memungkinkan karyawan mengakses benefit yang tersedia dengan opsi menggunakan gaji pribadi karyawan.

Hal tersebut menjadikan Mekari Benefit sebagai platform benefit bagi karyawan pertama di Indonesia yang dapat menerapkan skema salary sacrifice.

Untuk menggunakan platform Mekari Benefit, perusahaan dan karyawannya harus terdaftar di Talenta terlebih dahulu. Perusahaan yang belum menggunakan aplikasi HRIS & payroll Talenta dapat melakukan pendaftaran secara gratis di laman Talenta.

Note : Baca artikel Tingkatkan Performa Karyawan dengan Software Payroll Indonesia

CTA Talenta


PUBLISHED24 Aug 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat