Pelajari Sistem Absensi Online yang Terintegrasi di AYANA Komodo

Manajemen hotel harus dapat mengelola absensi serta sistem shift karyawan yang baik agar mereka dapat beroperasi dengan optimal tanpa membebankan karyawan. Inilah yang menjadi tantangan bagi AYANA Komodo Resort, Waecicu Beach dalam menjalankan operasional bisnis mereka.

AYANA Komodo Resort, Waecicu Beach memiliki 143 karyawan yang turut mengelola hotel dan serta beberapa kapal mewah untuk para wisatawan berlibur.

AYANA Komodo adalah sebuah resor yang terletak di Nusa Tenggara Timur. Telah beroperasi sejak 2009 dan merupakan salah satu resor termewah di dunia.

Untuk mengakomodir operasional bisnis mereka agar dapat berjalan lancar, mereka memiliki sistem shift kerja yang dibagi menjadi tiga waktu, yaitu shift pagi, sore, dan malam. Karena, hotel adalah salah satu jenis bisnis yang beroperasi selama 24 jam non stop.

Alasan sebuah bisnis perhotelan memiliki tiga shift ini sebetulnya bukan lah sesuatu yang baru. Ia dibuat untuk bisa melayani para tamu yang akan terus datang selama 24 jam hotel beroperasi.

Oleh karena itu, setiap karyawan yang bekerja pada waktu shift bagian mereka harus selalu siap siaga melayani tamu yang hadir, bahkan di waktu-waktu yang tidak terduga.

“Penggunaan Live Attendance Talenta sangat mempermudah operasional kami sekarang ini, dibandingkan dengan awalnya kita menggunakan fingerprint. Penggunaan Live Attendance update secara real-time dan sangat mengefisiensi waktu kami. Ini sangat mempengaruhi operasional HRD kami,” ujar Irawati Abdul Latif selaku HR Manager AYANA Komodo.

Irawati sadar bahwa efisiensi waktu sangat lah penting, terutama pada operasional bisnis seperti hotel yang terus berjalan selama 24 jam non stop.

Oleh karena itu, manajemen kehadiran karyawan penting untuk dikelola dengan baik. Dengan software HRIS Talenta, AYANA Komodo kini memahami pentingnya pemanfaatan teknologi untuk proses bisnis yang lebih lancar.

Manajemen Kehadiran Karyawan untuk Tingkatkan Produktivitas

Menghadapi tantangan dalam mengelola karyawan, AYANA Komodo membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengatur berbagai aspek absensi karyawan.

Melalui fitur Attendance Management dari Talenta, AYANA Komodo dapat mengelola absensi, cuti, lembur, hingga jadwal kerja shift karyawan jadi lebih mudah dan menghemat waktu.

“Dengan adanya Talenta, kami dari tim HRD bisa lebih efektif dan efisien bekerja karena Talenta sendiri juga sangat ramah digunakan oleh karyawan,” ujar Irawati.

AYANA Komodo mengandalkan berbagai fitur Attendance Management dari Talenta, seperti Live Attendance. Fitur manajemen absensi lain juga dimanfaatkan seperti manajemen shift karyawan, cuti, serta lembur.

Pada manajemen shift karyawan misalnya. AYANA Komodo telah mengatur sistem shift karyawan menjadi tiga shift menyesuaikan kebutuhan masing-masing departemen.

Karyawan pun dapat melihat jadwal shift mereka masing-masing melalui aplikasi mobile Talenta. Pengalokasian karyawannya juga sudah diatur sesuai dengan jam sibuk hotel. 

Misalnya di bagian restoran, karyawan yang bekerja di shift pagi akan lebih banyak untuk mengantisipasi tamu hotel yang sarapan.

Jadi pengaturan untuk shift pagi akan lebih banyak dibanding yang masuk siang. Sehingga dapat menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan pada shift tertentu.

Manajemen cuti juga sangat membantu karyawan dan HR untuk tracking jatah cuti masing-masing. “Di Talenta, ketika cuti sudah expired sudah tidak bisa digunakan.

Pada saat ada saldo, silakan diajukan. Dan pengajuan cuti tidak butuh request form lagi,” ujar Irawati.

Tidak hanya efisiensi secara operasional, salah satu alasan mengapa AYANA Komodo mengandalkan Attendance Management dari Talenta adalah integrasi absensi, cuti, serta lembur karyawan dengan payroll karyawan. Sehingga mereka dapat melakukan proses rekonsiliasi payroll dengan lebih cepat.

Live Attendance

Awasi kehadiran karyawan dengan mudah lewat fitur Live Attendance. HR dapat mengawasi lokasi kehadiran karyawan dan menilai bagaimana mereka berpakain untuk menyambut tamu hotel.

Payroll Disbursement

Kelola pembayaran payroll karyawan dengan cepat dan mudah. Terintegrasi dengan absensi dan lembur, proses payroll kini hanya memakan waktu 2-4 hari.

Employee Self-Service

Libatkan tanggung jawab karyawan untuk mengakses keperluan administrasinya masing-masing. Akses slip gaji serta pengajuan cuti dapat dengan mudah dilakukan dengan aplikasi mobile Talenta.

Waktu Proses Payroll Jadi Lebih Singkat

Menggunakan software HRIS untuk keperluan administrasi HR berarti membuat semua data administratif karyawan terintegrasi satu sama lain. Berkat fitur Payroll dari Talenta, proses rekonsiliasi payroll untuk para karyawan AYANA Komodo jadi jauh lebih cepat dan efisien.

Proses penghitungan payroll dengan Payroll Calculation mengeliminasi proses penghitungan data absensi karyawan secara manual. Dengan sistem yang sama, absensi karyawan, lembur, hingga cuti dapat terintegrasi sehingga penghitungan payroll jadi lebih mudah dan instan.

Prosesnya yang cepat sangat membantu Irawati dan tim HR lainnya mengingat mereka tidak perlu lagi menghitung absensi karyawan secara manual.

“Proses rekonsiliasi kita lakukan dua hari. Paling lama hingga 4 hari sampai proses report payroll. Itu sangat cepat ya dan sangat meminimalisir waktu tim HR juga dari sisi payroll karyawan.”

Employee Self-Service Membuat Karyawan Lebih Sadar akan Tanggung Jawab Masing-masing

Salah satu fitur yang menjadi pembeda dari Talenta adalah keterlibatan karyawan untuk lebih sadar dengan tanggung jawab mereka.

Jika sebelumnya karyawan mungkin terlalu mengandalkan HR untuk keperluan administrasi seperti meminta slip gaji atau mengajukan cuti.

Kini dengan fitur Employee Self-Service, karyawan dapat memiliki wewenang untuk mengurus administrasi secara mandiri menggunakan aplikasi mobile Talenta.

Tanggung jawab ini bahkan juga membuat karyawan memperhatikan bagaimana mereka berpakaian ketika bekerja.

Mengingat banyak staf hotel yang harus berhadapan langsung dengan para tamu, karyawan juga harus memperhatikan cara mereka berpakaian.

Dengan fitur selfie pada Live Attendance, HR juga bisa mengawasi bagaimana kesiapan mereka ketika harus menghadapi tamu hotel.

“Live Attendance sangat membantu kami dan juga terlihat antusiasme dari karyawan. Pada saat mereka selfie, kita bisa melihat bagaimana seragam mereka, grooming-nya seperti apa pada saat mereka masuk kerja. Itu salah satu cara kita mengecek grooming standard karyawan,” ujar Irawati.

Software HRIS Talenta dapat membantu Anda menyelesaikan permasalahan dalam operasional HR. Jika Anda punya permasalahan yang sama dengan AYANA Komodo, Anda bisa konsultasi dengan tim konsultan kami.

Tertarik untuk mempelajari fitur-fitur Talenta lebih lanjut? Coba gratis produk demonya di sini atau jadwalkan konsultasi dengan tim Talenta dengan isi formulir berikut.