Administrasi HR 4 min read

Cara Efektif Membuat Leader Succession Planning

By Jordhi FarhansyahPublished 13 Jan, 2023

Leader succession planning adalah sebuah strategi yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan regenerasi atas jabatan-jabatan kepemimpinan pada karyawan lainnya yang berpotensial.

Adanya rotasi karyawan di sebuah perusahaan merupakan sesuatu yang umum terjadi bahkan ketika tingkat retensi karyawan sedang tinggi.

Leader succession planning sendiri jadi salah satu bagian dari persiapan tersebut agar tetap memastikan kesuksesan bisnis.

Adanya program ini akan memungkinkan perusahaan untuk mencari kandidat untuk menggantikan penting di perusahaan dari dalam perusahaan terlebih dahulu.

Selain lebih efektif, cara ini juga lebih menghemat biaya karena Anda tidak perlu melakukan rekrutmen karyawan yang juga memakan waktu.

Berikut adalah pembahasan lengkap mengenai bagaimana cara membuat leader succession planning yang efektif.

Mengenal Leader Succession Planning

Leader succession planning atau rencana sukses kepemimpinan dalam Bahasa Indonesia didefinisikan sebagai proses untuk mengidentifikasi dan mengembangkan pemimpin baru, menggantikan yang lama ketika mereka pensiun atau resign.

Apa Tujuan dari Leader Succession Planning

Leader succession planning dilakukan berdasarkan proses perencanaan sumber daya manusia yang lebih luas.

Tujuan utama dari proses ini adalah untuk mengidentifikasi, mengembangkan, mempertahankan, dan melatih karyawan untuk mengisi posisi pemimpin secepat mungkin ketika saatnya tiba.

Fondasi utama dari leader succession planning adalah dengan mencari karyawan berkualitas tinggi, meningkatkan kemampuan dan pengetahuan mereka, dan mempersiapkan mereka untuk jenjang karier yang lebih baik menggantikan senior mereka.

Baca juga: Pengertian Serta Manfaat dari Succession Plan

Cara Efektif Menjalankan Leader Succession Planning

ilustrasi leader succession planning

Untuk dapat menjalankan leader succession planning dengan lebih baik, ada beberapa langkah yang bisa Anda ikuti. Berikut adalah langkahnya.

Menentukan Posisi Kunci

Penentuan posisi manajerial yang menjadi kunci di perusahaan Anda adalah langkah utama agar leader succession planning dapat berhasil.

Anda perlu memetakan kira-kira posisi apa saja yang paling mendesak jika suatu saat harus ditinggalkan oleh karyawan sebelumnya.

Misalnya, perusahaan Anda ingin membuat succession plan untuk manajer finansial, manajer marketing, atau direktur sales.

Dengan demikian, masa transisi bisa berjalan lebih efisien.

Bentuk Tim untuk Review Posisi Tersebut

Selanjutnya, dalam leader succession planning Anda bisa membuat tim kecil yang terdiri dari berbagai divisi atau departemen untuk mereview masing-masing posisi yang sudah Anda pilih tersebut.

Dari tim kecil tersebut, Anda bisa mendiskusikan deskripsi pekerjaan, fungsi pekerjaan utama, hingga tanggung jawab dari masing-masing posisi tersebut.

Jadi ketika masa transisi pergantian jabatan, kandidat terpilih bisa lebih cepat melakukan penyesuaian dan paham apa yang harus mereka kerjakan.

Bekerja Sama dengan Tim yang Telah Dibentuk

Bagi para karyawan yang memegang posisi penting ini sebelum mereka pensiun atau mengundurkan diri, mereka perlu bekerja sama dengan tim yang mereview posisi mereka.

Hal ini agar tim bisa mendapatkan insight tambahan dari mereka.

Buat Action Plan

Kemudian, Anda perlu mengidentifikasi langkah-langkah selanjutnya dan juga action item penting untuk rencana Anda.

Pada tahap ini, Anda perlu lebih spesifik dalam membuat gambaran tugas, tanggal deadline, dan juga resource yang dibutuhkan.

Lalu, Anda bisa menghubungkan rencana strategis serta objektif bisnis yang dimiliki pada masing-masing posisi untuk memastikan posisi tersebut tetap memiliki tujuan yang sama di kemudian hari.

Berikut beberapa daftar yang bisa Anda jadikan pedoman dalam prosesnya.

  • Jenis pelatihan karyawan yang dibutuhkan setiap kandidat
  • Kapan waktu mengadakan program pelatihan
  • Peran karyawan sementara saat proses pengembangan
  • Bagaimana perencanaan budget sehingga karyawan penerus memiliki akses ke sumber daya yang mereka butuhkan.

Identifikasi Masing-masing Kandidat Internal untuk Tiap Posisi

Setelah menentukan posisi apa saja yang akan Anda rencanakan untuk regenerasi, kini saatnya mengidentifikasi kandidat yang ada di perusahaan Anda.

Mencari kandidat ini tentu bukan perkara mudah.

Namun setelah Anda menemukan kandidat terbaik di antara semua karyawan, Anda perlu mengevaluasi kapabilitas serta kemampuan mereka dan bantu mereka meraih skill baru yang dibutuhkan untuk menjadi seorang pemimpin kelak.

Berikut adalah panduan untuk mencari karyawan potensial yang cocok untuk perencanaan Anda.

Sumber: MGMA

Buat Timeline selama Masa Transisi

Ini adalah saat paling penting dalam proses leader succession planning. Setelah Anda menentukan kandidat dalam proses regenerasi ini, Anda perlu membuat timeline saat proses transisi.

Timeline ini harus Anda buat ketika pemimpin lama di posisi yang sudah Anda tentukan masih menjabat.

Timeline bisa terdiri dari kapan tanggal efektif karyawan pengganti menjabat posisi tersebut, seberapa lama transfer knowledge antara karyawan lama dengan karyawan baru, kapan struktur posisi terbaru dapat diterapkan, dan lain sebagainya.

Baca juga: Mengenal Pengertian dari Individual Development Plan dan Manfaatnya

Evaluasi Efektivitas

Masa transisi tentu tidak selalu berjalan dengan lancar.

Namun, Anda bisa tetap belajar dari kesalahan dan memperbaikinya dengan terus mengevaluasi efektivitas dari proses leader succession planning ini.

Salah satu caranya adalah dengan mendokumentasikan progres.

Lihat seberapa besar perubahan yang terjadi kemudian apa saja perkembangan yang terjadi ketika kepemimpinan di beberapa departemen memiliki sosok pemimpin yang baru.

Adanya dokumentasi progres ini juga bisa mengidentifikasi hal-hal yang perlu diperbaiki lagi.

Kunci Sukses Leader Succession Planning

Berikut adalah poin penting yang harus bisa Anda jawab ketika melakukan leader succession planning:

  • Tentukan tujuan: Anda perlu menentukan apa tujuan perusahaan ketika hendak melakukan perencanaan ini. Apakah untuk mencari kandidat terbaik, membantu karyawan meningkatkan skill, menemukan penerus untuk manajemen perusahaan, atau lainnya.
  • Tugas dan hal yang diperlukan: Hal yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan leader succession planning.
  • Timeline: Waktu yang dibutuhkan mulai dari proses pengembangan karyawan hingga detil saat proses transisi.
  • Budget dan resource: Menentukan budget atau resource yang dibutuhkan dalam perencanaan
  • Strategi: Bagaimana Anda akan mengkomunikasikan, melaksanakan, dan mengukur hasil akhir dari succession plan.

Itu lah tadi cara efektif untuk menerapkan leader succession planning yang baik.

Agar rencana tersebut sukses, tentu diperlukan perhitungan yang matang. Hal ini juga bisa dicapai dengan memanfaatkan teknologi.

Peran teknologi sangat dibutuhkan untuk memantau progres berkala dari karyawan yang memiliki potensi tinggi sebagai kandidat regenerasi.

Untuk itu, Mekari Talenta hadir dengan Succession Plan yang akan memfasilitasi kebutuhan seorang penerus pada posisi penting di perusahaan.

Succession Plan merupakan bagian dari fitur lengkap Performance Management yang dimiliki Mekari Talenta di mana Anda bisa memantau kinerja karyawan secara berkala untuk kebutuhan leader succession planning.

Selain itu, penilaian kinerja serta pencapaian yang telah dimiliki karyawan juga dapat diintegrasikan dengan Succession Plan.

Jadi, Anda bisa melakukan penilaian terhadap karyawan dengan lebih objektif dan berdasarkan data.

Untuk mengetahui informasi lebih lengkap mengenai fitur ini sesuai kebutuhan Perusahaan Besar / Enterprise atau skala lainnya, Anda bisa mengunjungi laman Mekari Talenta sekarang juga.

Jordhi Farhansyah
Penulis yang hobi fotografi analog.