Insight Talenta

Karyawan Masuk Kantor Lagi saat New Normal, Apa yang Perlu Disiapkan HR?

Karyawan Masuk Kantor Lagi saat New Normal, Apa yang Perlu Disiapkan HR?

Pemerintah baru-baru ini mengajak masyarakat hidup berdampingan dengan Virus Corona atau COVID-19. Hidup berdampingan dengan COVID-19 atau new normal mempunyai maksud yakni meskipun Virus Corona masih mewabah di dalam negeri, tapi masyarakat tetap produktif misalnya, karyawan bisa kembali bekerja di kantor.

Dalam penerapan new normal, perusahaan pun diharapkan untuk mengikuti protokol kesehatan. Ini dilakukan untuk memberikan rasa aman bagi para karyawan agar tidak tertular COVID-19

Hanya saja, memberlakukan protokol kesehatan bukanlah hal yang mudah. Sebab, banyak perusahaan sedang mengalami fase transisi atau kembali lagi melakukan kegiatan di kantor dari sebelumnya di rumah.

Note : Bagaimana panduan kembali bekerja di kantor saat new normal? Baca artikel Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

Lantas, apa saja yang harus dilakukan Human Resources (HR) saat karyawan kembali ngantor di masa new normal

Talenta by Mekari mengadakan diskusi tentang topik HR Guide for Effective Workplace Reopening yang diselenggarakan melalui webinar pada Selasa (9/6) lalu. Diskusi ini menghadirkan COO Mekari Anthony Kosasih dan Chief of People PT Dana Indonesia Agustina Samara.

Mengelola Absensi Karyawan WFH secara Eksplisit dan Implisit

Pengalaman Penerapan Bekerja dari Rumah (WFH)

Banyak hal yang diutamakan selama bekerja dari rumah atau work from home (WFH), mulai dari employee engagement, komunikasi dan monitoring

COO Mekari Anthony Kosasih membagikan pengalaman saat memberlakukan WFH kepada karyawannya. Anthony menjelaskan komunikasi sangat penting dalam penerapan WFH. 

Contoh yang dilakukan untuk mempertahankan lancarnya komunikasi adalah daily meeting yang dilakukan setiap hari oleh team leaders dan members.

“Supaya enggak lost contact, harus ada weekly goal settings dan check in yang clear. Setiap hari meeting 10 menit saja, (menginformasikan) apa yang sudah dikerjakan kemarin dan apa yang mau dikerjakan hari ini,” kata Anthony. 

Selain daily meeting, Mekari juga tetap rutin melakukan program evaluasi 1-on-1 setiap bulannya. 

Note : Bagaimana peran penting software payroll saat new normal? Baca artikel Alasan Software Payroll Dibutuhkan Perusahaan saat New Normal

Diakui Anthony, penerapan WFH penuh tantangan. Pasalnya, kegiatan yang awalnya lebih banyak dilakukan dengan tatap muka kini harus dilakukan sepenuhnya secara virtual. 

“Secara general selama WFH, people operation dan HR lebih dituntut untuk menjadi data driven, karena tidak bisa bertatap muka setiap saat. Dituntut untuk menerapkan continuous performance management and employee engagement,” tuturnya.

Guna mendukung kinerja karyawan selama WFH, Mekari mengandalkan HRIS atau Human Resources Information System, Talenta. Lalu teknologi lain juga dipakai seperti Zoom, Gdrive, hingga Coda. 

“Produk Mekari hampir semuanya virtual dan digital, remote working jadi lebih mudah,” singkatnya.    

Sama dengan Mekari, DANA juga menjalankan WFH selama 3 bulan dengan menerapkan sistem yang mirip. Selama WFH, mereka mengandalkan bantuan teknologi agar mempermudah komunikasi dan mempertahankan lancarnya kegiatan bisnis.

Strategi yang mereka lakukan adalah dengan fokus kepada strategic matters dan memberlakukan aktivitas outsourcing serta memfasilitasi karyawan dengan self services.

Bagi Chief of People PT Dana Indonesia Agustina Samara, teknologi sangat membantu Human Resources (HR) dalam memfokuskan perhatian kepada core business dan administrasi.

Ini Dia 4 Tips Pantau Kinerja Karyawan Work from Home (WFH)

Panduan HR Menyambut Karyawan Bekerja Lagi di Kantor saat  New Normal

Mekari sudah mempersiapkan prosedur saat karyawan bisa kembali bekerja di kantor pada masa new normal. Anthony bilang Mekari sudah kembali membuka operasional kantor sejak 8 Juni 2020 lalu. 

Meskipun kegiatan kantor telah dibuka, namun HR Mekari membuat sejumlah protokol ketat. Seperti pembatasan jumlah karyawan yang masuk.

Belum 100% employee masuk kantor, tim yang kritikal seperti support dan telesales yang butuh koordinasi lebih baik mereka masuk ke kantor. Sebanyak 20% saja (karyawan) yang baru masuk,” ucap Anthony.

Bahkan sebelum kantor dibuka, HR Mekari memberlakukan sejumlah protokol kesehatan atau health monitoring system.

Note : Baca artikel Pedoman COVID-19 di Kantor dalam Persiapan New Normal

“Kantor sudah tutup 2 bulan lebih, 2 minggu sebelum kantor dibuka ada checking, cleaning, disinfecting. Dulu ada 600 tempat duduk sekarang kapasitas diturunin dengan begitu harus planning siapa aja yang boleh masuk dan di hari apa aja,” tuturnya.

Untuk itu meskipun kantor sudah kembali dibuka, tidak semua karyawan bisa masuk. HR Mekari pun memberlakukan sistem shifting agar produktivitas karyawan tetap terjaga.

“Saat ini banyak yang masih concern terhadap safety and health. Kami menghormati keputusan yang masih berpikiran demikian, tidak menuntut semua orang untuk masuk ke kantor,” jelasnya.

Lantas bagaimana dengan DANA?

Sama dengan Mekari, HR DANA juga memberlakukan kebijakan yang hampir sama. Misalnya dengan mengatur jarak antar tempat duduk di kantor.

“Dihitung satu setengah meter per tempat duduk,” timpalnya.

Lalu karyawan yang kondisinya kurang sehat dilarang untuk masuk kantor. Karyawan yang sakit juga wajib memberikan informasi kepada HR agar ada upaya khusus yang bisa dilakukan.

“Semua orang harus lapor siapa yang sakit, mau panas, flu, pusing, pokoknya di data. Divisi ini sibuk untuk tracking orang-orang yang sakit. Ketika sembuh lapor lagi,” ujarnya.

6 Panduan Memilih Aplikasi HRIS sesuai Kebutuhan Perusahaan

Pentingnya People, Process, Technology saat Menyambut New Normal

DANA menggunakan tiga konsep untuk menyambut new normal. Tiga konsep itu adalah people, process, dan technology

People

Agustina menjelaskan bahwa karyawannya perlu mengubah cara berpikir saat new normal. Dia menambahkan secara internal, konsep people berhubungan dengan kepemimpinan di dalam perusahaan.

“Kita nih masih denial, bahwa ini kasus hanya sementara, kita akan balik normal lagi face to face. Itu tidak akan balik lagi, tetapi (sekarang) bagaimana kita mulai harus mengubah mindset. Nah, itu adalah sebuah tantangan,” ucapnya.

Perubahan pola pikir pemimpin juga harus disesuaikan ketika melakukan pemantauan terhadap kinerja anggota timnya. 

Pemimpin tidak bisa lagi paranoid apakah karyawan bekerja secara efektif atau tidak. Sebagai gantinya mereka harus lebih result driven yang artinya menegaskan kepada karyawan bahwa mereka harus menghasilkan sesuatu terlepas dari perbedaan lokasi bekerja.

Akan lebih tepat jika di tengah situasi ini, perusahaan bisa beradaptasi dan lebih menyadari bahwa kolaborasi perlu dilakukan untuk menghadapi perubahan kegiatan bisnis.

Selama jauh dari kantor, semua kegiatan pekerjaan membutuhkan komunikasi virtual yang dibantu dengan teknologi seperti Google Hangout dan Zoom. Dengan berkurangnya pertemuan langsung, tentunya tantangan di dalam komunikasi dan koordinasi akan muncul.

Maka, Agustina memberikan istilah virtual leadership menjadi suatu nilai yang harus dipelajari dan dikembangkan selama new normal.

“Di dalam kantor yang sama kita masih bisa melihat dari body gestures nya orang ini lagi sedih, enggak suka, atau enggak semangat kerja. Sementara kalau WFH kita bagaimana tahunya tanpa ditelepon,” papar dia.

Hal tersebut menjadi tantangan bagi para leaders untuk menjadi individu yang proaktif membangun kultur perusahaan yang baik agar semua anggota tim tetap produktif selama new normal.

Process

Situasi new normal menuntut banyak pihak untuk beradaptasi dengan cepat. Untuk itu, beragam media dibutuhkan untuk membantu lancarnya proses kegiatan bisnis. 

Menyebutnya sebagai engineering culture, Agustina bilang bahwa perusahaan harus menerapkan sistem otomatisasi serta memanfaatkan peralatan-peralatan yang bisa membantu prosesnya lebih cepat. Selain itu, HR dan perusahaan juga harus bisa lebih cepat dalam mengambil keputusan, terlebih untuk perusahaan yang dikategorikan sebagai startup.

“Kita menganut planning itu short term, we cannot do long planning term. Planning yang (berjangka waktu) 3 – 5 tahun di era ini sudah tidak relevan lagi,” jelas Agustina.

Untuk menjaga proses pekerjaan yang stabil dan berkelanjutan, DANA juga menerapkan productivity tracking dengan menerapkan daily check in.

Dalam membantu mempertahankan produktivitasnya, DANA memiliki sistem performance praise result serta calibration rating. Di dalam sistem ini Key Performance Indicators (KPI) dan Key Result Indicators (KRI) berperan sangat penting karena manajemen bisa melihat karyawan mana yang masih bisa berkembang atau diberhentikan.

“Orang enggak perform itu biasanya ada dua (sebab), enggak ngerti sama sekali, atau attitude problem. (Jika ada) seseorang yang tidak produktif, HR harus bertindak tegas,” sebutnya.

Technology

Konsep ketiga, Agustina percaya bahwa walaupun proses dan people nya sudah berjalan lancar tetapi tidak didukung dengan teknologi yang cepat dan fleksibel, maka tidak akan bisa menjadi produktif.

Kebijakan-kebijakan baru tentunya harus diimplementasikan untuk mendukung lancarnya kegiatan new normal. Dari segi HR, kebijakan seperti penambahan anggota cleaning service, hingga membawa tempat makan sendiri ke kantor tetap harus diberlakukan.

Note : Baca artikel Tips Pilih Jenis Aplikasi Payroll Terbaik demi Kelancaran Bisnis

Demi mendukung semua kebijakan baru tersebut, perusahaan membutuhkan bantuan teknologi.

Di DANA, implementasi teknologi terlihat jelas ketika mereka harus mengadakan townhall.

“Kita tidak bisa deny melakukan suatu event itu harus combine, face to face dengan digital. Harus ada persiapan tools dan infrastructure,” ungkapnya. 

Dengan protokol kesehatan yang baru, jumlah kapasitas suatu ruangan harus dikurangi demi menghindari terbentuknya kerumunan. Untuk itu, DANA hanya bisa menyanggupi 50 persen dari karyawannya untuk bertemu langsung dan selebihnya melalui service virtual.

Sama halnya dengan mengadakan survei untuk mengetahui keadaan dan kesehatan terkini setiap karyawan di perusahaan, serta mengadakan medical check up yang rutin.

Di Talenta, kami memahami bagaimana kombinasi virtual leadership dan teknologi sangat berperan penting dalam melakukan kegiatan new normal

Untuk itu, kami memberikan solusi kepada HR perusahaan agar tetap bisa melanjutkan kegiatan core business tanpa harus direpotkan dengan urusan administrasi.

Sebagai bentuk dukungan kami terhadap dibukanya kembali operasional bisnis, bulan ini kami merilis program Money Back Guarantee untuk Talenta. Ciptakan rasa aman di masa yang tak pasti dengan software HRIS yang memberikan solusi pengelolaan HR di segala situasi.

Selama program periode 15 Juni-15 Juli 2020, kami memberikan jaminan uang kembali 100% selama 3 bulan masa garansi. Cari tahu selengkapnya mengenai #moneybackguarantee dengan ketuk banner di bawah ini.

 


PUBLISHED22 Jun 2020
Delima Meylynda
Delima Meylynda