Pengisian Data Secara Otomatis dengan Fitur Self Service Onboarding

Talenta kian meningkatkan diri dalam memberikan pelayanan dan inovasi terbaik kepada klien. Proses penyempurnaan fitur selalu dilakukan agar dapat mempermudah pekerjaan dalam mengelola Sumber Daya Manusia. Kali ini, Talenta meluncurkan fitur terbaru, yaitu Self Service Onboarding dimana karyawan yang baru masuk dapat mengisi dan melengkapi terlebih dahulu data-data yang diperlukan.

Apa saja data yang perlu diisi dan dilengkapi?

Data-data seperti KTP, NPWP, kartu BPJS K, dan BPJS TK dapat diunduh sendiri oleh karyawan baru, serta data yang wajib untuk dilengkapi adalah Personal Data, Family Info, Education Info, dan Other Information (Jika admin sudah mengisi, karyawan baru bisa memeriksa apakah data tersebut sudah benar).

Bagaimana cara mengaplikasikan fitur Self Service Onboarding pada page Super Admin?

1. Pada halaman Setting, pilih menu Onboarding kemudian Task Setting. Pilih Add New Task pada Task for Inviter untuk tugas yang harus dilakukan oleh pemberi tugas seperti memberikan Peraturan Perusahaan kepada karyawan yang onboarding.Kemudian pilih Add New Task kepada Task for The New Employee untuk memberikan tugas kepada Karyawan Baru seperti upload KTP dan NPWP karyawan baru tersebut.
2. Selanjutnya, pilih menu Onboarding Set, lalu pilih Create New Set, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Perlu diperhatikan opsi Nama adalah nama untuk Onboarding Set bukan nama karyawan.
3. Pada Menu Setting, pilih Users kemudian pilih Invite Employee lalu akan muncul pilihan berikut. Undang karyawan baru yang akan diberikan tugas Self Service Onboarding, lalu pilih Send Invitation.
4. Setelah Super Admin mengirimkan invitation, karyawan baru akan mendapatkan email seperti di bawah ini untuk mengisi data yang diperlukan dan mengaktifkan account ESS (Employee Self Service) dengan memilih Activate Your Account.
5. Akan muncul pilihan seperti di bawah ini setelah karyawan baru mengakses Account ESS (Employee Self Service) dan karyawan baru harus mengisi data pada pilihan Task to Complete.
6. Setelah karyawan baru tersebut sudah mengisi data yang diperlukan, Super Admin dapat memeriksa rincian dengan memilih menu Company, kemudian pilih menu Onboarding, setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

Untuk melihat rincian self service onboarding dari karyawan tersebut, pilih See Detail dan akan muncul rincian seperti yang tertera di gambar ini.

Setelah Super Admin merasa bahwa karyawan baru telah melengkapi data yang diperlukan, pilih Set Complete dan karyawan baru tersebut dapat mengakses account ESS (Employee Self Service).