Meningkatkan Efektivitas Administrasi HR NawaData dengan Talenta

Sebagai perusahaan IT, NawaData tidak hanya hadir sebagai solusi digitalisasi kepada klien mereka, tetapi juga memiliki misi untuk menjadikan IT sebagai solusi penyederhanaan untuk membuat bisnis jadi lebih baik.

NawaData dibentuk oleh beberapa profesional yang memiliki belasan tahun pengalaman di dunia IT dan industri perbankan.

Mereka dipercaya oleh beberapa perusahaan bank top di Indonesia guna menjadikan IT sebagai solusi untuk berbagai macam kebutuhan seperti financial crime prevention, credit management system, compliance and risk management, dan lain sebagainya.

Tidak butuh waktu lama bagi NawaData untuk berkembang hingga memiliki sekitar 180 karyawan. NawaData kini menjadi perusahaan IT yang memiliki latar belakang yang kuat di dunia perbankan.

Mobilitas Tinggi Menuntut Efektivitas Operasional

Seiring dengan berjalannya waktu, memiliki beragam klien dan karyawan yang kian bertambah membuat proses administrasi HR di perusahaan IT seperti NawaData jadi cukup terhambat.

Pasalnya, perusahaan dengan klien mayoritas di dunia perbankan seperti NawaData menuntut karyawannya untuk memiliki mobilitas tinggi.

Kebutuhan untuk meeting di luar kantor atau kunjungan ke kantor klien untuk sekadar memastikan deployment berjalan lancar di server klien menjadi hal yang lumrah.

Hal ini umum terjadi, sebab klien-klien NawaData yang bergerak di industri perbankan memiliki sistem keamanan yang cukup ketat, termasuk pada arus informasi yang keluar-masuk ke vendor.

Terutama pada hal-hal yang membahas berbagai strategi implementasi solusi IT seperti sistem keamanan yang canggih atau bagaimana sebuah bank dapat mengelola sistem limit kredit mereka.

Iklim kerja yang mobile seperti ini membuat sebagian karyawan kurang menyadari keperluan administrasi mereka sendiri, seperti melakukan absensi atau mengajukan lembur.

Dengan pekerjaan yang mobile pula, absensi menggunakan fingerprint pun tidak lagi relevan untuk mereka.

Akibatnya, tugas HR menjadi rumit, karena keseluruhan administrasi karyawan seperti merekap absensi hingga menghitungnya sebagai komponen payroll harus dilakukan secara manual.

HR pun kesulitan untuk memantau kehadiran karyawan yang tidak semuanya ada di kantor pada hari kerja.

“Terkadang, beberapa karyawan ini lupa absen. Sehingga kita yang harus mengejar mereka, karena mereka juga sibuk, harus meeting dengan klien,” ujar Astrid Nurmaulita selaku HR Manager dari NawaData.

Proses payroll dengan sistem absensi dan penghitungan manual tentunya membutuhkan waktu lama. Selain mereka harus merekapnya secara manual dari mesin absensi, mereka harus konfirmasi pada karyawan yang lupa absen di bulan tersebut.

Proses ini memakan waktu hingga 4 hari dan karyawan tidak mendapatkan kepastian terkait waktu gajian mereka.

Tidak hanya itu, HR juga menemukan permasalahan lain saat masih mengandalkan Microsoft Excel.

Misalnya, data mentah yang sulit untuk dianalisis dan divisualisasikan, history data yang sulit dilacak, serta kesulitan untuk membagikan data kepada tim lainnya karena terkadang mereka tidak tahu file Excel manakah yang ter-update. Salah satunya yang krusial adalah terkait pencatatan database karyawan.

Pencatatannya yang masih offline membuat HR sulit mengetahui apakah data yang tersimpan itu paling update atau bukan.

Karena NawaData secara spesifik memberikan benefit berupa pengiriman vitamin secara berkala pada seluruh karyawannya, HR pun harus memastikan alamat masing-masing karyawan merupakan alamat mereka yang ter-update.

“Misalnya, ketika perusahaan hendak mengirim vitamin untuk karyawan. Itu kita harus tanya dulu ke setiap karyawan apakah data mereka sudah benar atau belum,” ujar Astrid menjelaskan prosesnya yang melelahkan.

Ketika menggunakan Talenta, HR hanya perlu mengingatkan karyawan untuk mengecek apakah alamat mereka sudah paling update atau belum. Sehingga mereka bisa self-service dan tidak membebankan pekerjaan yang kurang efektif kepada HR.

Solusi HRIS untuk Tingkatkan Efektivitas Administrasi NawaData

Dengan Talenta, NawaData ingin mewujudkan administration effectiveness sehingga masing-masing karyawan di berbagai divisi bisa lebih fokus ke pekerjaannya. Ini berdampak pada peningkatan produktivitas masing-masing.

NawaData membutuhkan sebuah software HRIS yang membuat proses administrasi HR mulai pencatatan database karyawan, absensi, hingga penghitungan payroll jadi lebih mudah serta aman dan tercatat dengan baik.

Sebuah software yang mudah digunakan dan dapat memenuhi kebutuhan dua pihak: karyawan yang kini bisa mobile dan self-service serta proses automasi di sisi HR.

Misalnya saja berkat fitur Live Attendance, Talenta mengakomodir kebutuhan perusahaan agar karyawan bisa lebih self-service dan bertanggung jawab atas absensinya masing-masing.

Fitur ini secara khusus dipakai oleh NawaData untuk dapat menjawab kebutuhan karyawan dengan mobilitas tinggi, seperti pergi ke berbagai lokasi dalam satu hari untuk meeting dengan klien.

Selain menghindari karyawan untuk terlalu bergantung pada HR, ini juga membuat mereka menjadi lebih disiplin.

Kini, karyawan bisa bekerja dan absen di mana saja hanya melalui aplikasi Talenta. Tim HR pun juga bisa lebih fokus mengerjakan pekerjaan lainnya.

Berkat absensi yang sudah terintegrasi di dalam sistem pula, proses payroll di NawaData juga jadi lebih cepat, yakni hanya dalam waktu satu hari.

Tim HR tidak perlu lagi merekap absen secara manual karena sudah data absensi otomatis terhitung bersama payroll lewat software Talenta. Karyawan juga jadi lebih lega karena mereka tahu kapan gaji mereka akan ditransfer.

Menurut Astrid, penggunaan software HRIS seperti Talenta sangat membuat pekerjaan tim HR jadi lebih efektif.

Talenta menghilangkan pekerjaan yang sifatnya administratif seperti merekap absen secara manual, mengkonfirmasi kehadiran karyawan yang lupa absen, hingga menghitung pajak karyawan.

Sehingga, adanya Talenta benar-benar mengubah pandangan NawaData bagaimana caranya bekerja lebih efisien.

Benefit Menggunakan Talenta

1. Mempercepat proses payroll karyawan

2. Database karyawan yang selalu update

3. Karyawan lebih disiplin dengan self-service

4. Pembuatan report jadi lebih mudah

5. Meningkatkan engagement karyawan

6. Mendukung ekosistem kerja yang lebih fleksibel

Fitur Talenta yang Digunakan

1. Live Attendance

2. Announcement

3. Payroll Disbursement

4. Employee Self-Service

5. Database Karyawan

6. Report

Software HRIS Talenta dapat membantu Anda menyelesaikan permasalahan dalam operasional HR. Jika Anda punya permasalahan yang sama dengan NawaData, Anda bisa konsultasi dengan tim konsultan kami.

Tertarik untuk mempelajari fitur-fitur Talenta lebih lanjut? Coba gratis produk demonya di sini atau jadwalkan konsultasi dengan tim Talenta dengan isi formulir berikut.