BPMA beralih ke sistem HR online untuk pantau progress KPI karyawan

Sekilas tentang Badan Pengelola Migas Aceh

Badan Pengelola Migas Aceh (BPMA) adalah badan pemerintah yang dibentuk berdasarkan peraturan pemerintah nomor 23 tahun 2015 dan mempunyai tugas melakukan pelaksanaan, pengendalian, dan pengawasan terhadap kontrak kerja sama kegiatan usaha hulu agar pengambilan sumber daya alam minyak dan gas bumi milik negara yang berada di darat dan laut di wilayah kewenangan Aceh dapat memberikan manfaat dan penerimaan yang maksimal bagi negara untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.

BPMA yang saat ini mempekerjakan 77 karyawan, didirikan untuk mendorong keikutsertaan Pemerintah Aceh dalam pengelolaan migas dan memberikan manfaat yang lebih besar untuk peningkatan kesejahteraan masyarakat Aceh.

Dengan nilai-nilai inti Tangible Achievement, Accountable, Responsive, dan Integrity, BPMA menyediakan lingkungan kerja yang mendukung anda menunjukkan semangat dalam bekerja dengan standar tinggi dan tim yang kohesif.

PERMASALAHAN

Pengelolaan HR tidak optimal karena keterbatasan sistem dan evaluasi kinerja yang memakan waktu

Sistem HR tidak dapat mengakomodir kebutuhan  BPMA

Sebagai bagian dari badan pemerintah, sebelumnya BPMA berencana menggunakan sistem yang disediakan oleh pemerintah yaitu SIPEG. SIPEG adalah sistem kepegawaian yang digunakan oleh PNS, namun beberapa fitur dan proses pada aplikasi tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan BPMA. 

Sebagai contoh, ada kebijakan yang membutuhkan karyawan untuk bekerja selama 1 tahun minimal untuk menjadi pegawai tetap. Kebijakan ini berlaku untuk CPNS yang ingin menjadi PNS, tapi tentu tidak cocok untuk diberlakukan di BPMA. 

Progress KPI karyawan tidak bisa dipantau secara efektif 

Atasan dan tim HR kesulitan untuk memantau progress KPI masing-masing karyawan karena karyawan tidak memiliki media untuk melaporkan progress secara terstruktur sehingga pemantauan kinerja menjadi tidak optimal.

Alur evaluasi kinerja karyawan yang berbelit

Evaluasi karyawan dilakukan dengan Excel, dan HR perlu menyusun form evaluasi di Excel sesuai dengan KPI masing-masing karyawan. Setelah itu, tim HR perlu mendistribusikan form evaluasi yang sesuai ke karyawan yang bersangkutan satu per satu setiap 6 bulan sekali. 

Selain memakan waktu, proses ini membuat tim HR kesulitan untuk mengetahui apakah karyawan sudah mengisi dan mengumpulkan form evaluasi atau belum karena karyawan cenderung sering memulai proses evaluasi di akhir periode. Alhasil tim HR perlu mengolah hasil evaluasi yang banyak dalam kurun waktu yang singkat.

Banyak proses HR yang harus dikerjakan secara manual

Pengelolaan data HR terpaksa dilakukan manual sepenuhnya. Data absensi karyawan masih harus diambil dari mesin fingerprint untuk disusun ulang oleh tim HR. Selain masalah umum seperti karyawan lupa absen, penggunaan mesin fingerprint menjadi rancu akibat situasi pandemi saat ini. Perhitungan payroll juga harus dikerjakan secara manual dari Excel.

SOLUSI

Sistem berbasis cloud dengan akses data real time dan fitur penilaian kinerja tanpa kalkulasi hasil manual

Aplikasi payroll dan HRIS dengan konfigurasi fleksibel

Sistem Mekari Talenta digunakan untuk membuat administrasi HR di BPMA menjadi fleksibel. Data karyawan dapat diolah secara aman tanpa dibatasi oleh kebijakan-kebijakan yang tidak cocok untuk diterapkan di BPMA. 

Proses payroll menjadi terbebaskan dari input dan kalkulasi manual di Excel. Sekarang tim HR cukup menginput komponen-komponen payroll ke sistem untuk kemudian diproses oleh sistem. Perhitungan gaji menjadi lebih mudah karena komponen pajak seperti pajak gaji pro rata juga sudah terhitung secara otomatis. Payslip setiap karyawan juga langsung tersedia dan terkirim langsung ke handphone masing-masing. 

Update & pemantauan progress KPI secara real time 

Penilaian kinerja di BPMA dilakukan dua kali setahun. Akibatnya hambatan yang terjadi dalam kurun waktu 6 bulan baru akan teridentifikasi saat periode untuk penilaian sudah hampir berakhir. Dengan fitur Goals dari Mekari Talenta, karyawan dapat mengisi rencana kerja dan juga pencapaiannya secara mandiri untuk diperiksa langsung oleh atasan masing-masing secara real-time dan online.

Penilaian kinerja tepat waktu dengan sistem yang efisien

Dalam dasbor Mekari Talenta, tim HR dapat mengecek karyawan mana saja yang belum menyelesaikan proses review kinerja. Notifikasi untuk menyelesaikan proses penilaian kinerja langsung dapat dikirim melalui email ke karyawan yang berkaitan untuk memastikan bahwa kinerja karyawan dapat dinilai dengan baik dan tepat waktu.

Tersedianya laporan hasil evaluasi karyawan tanpa perlu kalkulasi manual

Sekarang karena data penilaian kinerja diisi oleh setiap karyawan di sistem, dan hasil evaluasi dikalkulasi secara otomatis berdasarkan bobot penilaian yang sudah ditentukan di awal, HR cukup mendownload laporan evaluasi yang sudah mencakup hasil, feedback, dan detail penilaian lainnya.

Sistem berbasis cloud yang dapat digunakan dari handphone karyawan

Dengan fitur Live Attendance dari Mekari Talenta yang dapat diakses dari aplikasi mobile, maka karyawan dapat lebih leluasa bekerja secara efektif dari rumah. Jadwal kerja dapat dicek secara online, dan kehadiran terdata dengan akurat berkat radius absensi berbasis GPS yang dapat dikonfigurasikan sebelumnya. Apabila karyawan lupa absen, maka mereka dapat langsung mengajukan kehadiran dari aplikasi tanpa perlu menunggu rekap absensi di akhir bulan.

HASIL

SDM dikelola secara efisien, penilaian kinerja menjadi optimal, dan administrasi HR menjadi paperless

Sistem untuk mengelola HR yang sesuai kebutuhan

Dengan sistem Mekari Talenta, kebijakan-kebijakan HR dari BPMA dapat diterapkan ke setiap proses HR dan karyawan dengan mudah. Konfigurasi tambahan, atau perubahan apa pun dapat dilakukan langsung dari dasbor online secara cepat.Tidak ada lagi kesulitan dalam mengelola data karyawan.

Monitor kinerja secara transparan dan proses evalusi menjadi optimal

Progress terkait KPI menjadi mudah dimonitor dari sistem secara transparan, sehingga pemberian feedback atau tindak lanjut progress menjadi lebih cepat. Kinerja karyawan juga dapat dinilai dengan baik dan tepat waktu, karena alur proses evaluasi kinerja sudah dipersingkat berkat sistem online yang terintegrasi. 

Merekap data evaluasi karyawan ke format laporan untuk dikirimkan ke supervisor sekarang tidak lagi menjadi proses yang panjang dan memakan waktu, dan alhasil HR bisa bekerja dengan lebih optimal.

Administrasi HR dan proses penggajian yang paperless

Dengan sistem absensi dan juga fitur pengajuan cuti, reimbursement, dan lembur yang dapat diakses secara mobile, maka produktivitas karyawan selama WFH dapat terjaga. Semua data karyawan dapat diakses secara real time dari dasbor online Mekari Talenta.

Sebelumnya, banyak karyawan yang memohon payslip ke HR setiap bulannya. Kini, dengan sistem yang menyusun dan mendistribusikan payslip secara otomatis ke aplikasi di handphone karyawan, waktu HR tidak lagi tersita di proses yang berbelit.

Permudah penilaian kinerja dan administrasi HR dengan sistem terintegrasi

Penilaian kinerja karyawan sekarang dapat dilakukan lebih efisien dan administrasi HR pun menjadi lebih praktis. Tuntaskan masalah dan ubah tantangan menjadi peluang dengan fitur-fitur pengelolaan SDM online yang komprehensif dari sistem HR terintegrasi & terautomasi Mekari Talenta.