Bintang Hartono Jaya Optimalkan Absensi dan Payroll dengan Talenta

PT Bintang Hartono Jaya merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang ritel, khususnya di bidang aksesoris fashion wanita. Berdiri sejak tahun 1980-an, di 2019 perusahaan ini akhirnya menjadi PT Bintang Hartono Jaya.

Sebagian besar produk yang ditawarkan oleh Bintang Hartono Jaya merupakan barang impor. Namun, ada juga beberapa produk yang diproduksi di pabrik mereka sendiri dan juga kerja sama dengan UMKM lokal.

Dengan pertumbuhan yang pesat, kini Bintang Hartono Jaya telah memiliki 5 toko aksesoris di Pasar Asemka di kawasan Kota Tua Jakarta serta 1 pabrik di kawasan Tangerang. Banyaknya peminat aksesoris wanita ini membuat Bintang Hartono Jaya kini memiliki sekitar 230 karyawan.

Sulitnya Kelola Karyawan di Beberapa Lokasi

Dengan memiliki head office dan sejumlah toko serta pabrik, tentunya mengatur administrasi HR bukan perkara mudah. Sebagai contoh, office hour yang berbeda antara kantor pusat, toko, dan pabrik membuat proses rekapitulasi data absen jadi semakin lama.

Meski sistem absensi sudah menggunakan mesin fingerprint, tetapi proses perekapan datanya masih manual menggunakan Microsoft Excel.

Risza Oki Pardira, HR Manager dari Bintang Hartono Jaya, mengatakan proses payroll jadi lama karena harus menghitung komponen gaji karyawan satu per satu.

“Prosesnya sih lama, bisa sampai satu minggu lebih. Karena memang kita harus download datanya lewat mesin fingerprint, kemudian kita harus hitung satu per satu setiap komponennya. Mulai dari gaji pokoknya, absen, lembur, kemudian pajaknya, dan lain-lain,” ujar Oki.

Apalagi jika lembur jadi salah satu komponen gaji karyawan. Ketika permintaan sedang tinggi, tak jarang karyawan di pabrik juga harus lembur untuk mengejar kuota produksi.

Karena proses yang lama dan manual ini, pihak HR kerap menemui kesalahan hitungan gaji karena faktor human error. Termasuk ketika harus menghitung upah lembur karyawan.

Tak hanya soal payroll, Oki juga menemukan beberapa masalah lain terkait administrasi HR yakni soal absensi. Memiliki banyak lokasi toko dan satu pabrik membuat HR kesulitan untuk mengawasi absen karyawan. Tak jarang, tim HR ikut kecolongan akibat ulah karyawan ‘nakal’ yang mencoba untuk memanipulasi data absensi mereka.

Karena permasalahan ini, PT Bintang Hartono Jaya membutuhkan sebuah software yang bisa membuat proses administrasi HR mulai dari sistem absensi yang mudah hingga sistem payroll yang terintegrasi.

Integrasi Payroll dan Absensi dengan Mudah Menggunakan Talenta

Dengan menggunakan software HRIS Talenta, PT Bintang Hartono Jaya ingin melakukan efisiensi kerja, terutama dari segi absensi dan payroll. Fitur Talenta berhasil menjawab kebutuhan Bintang Hartono Jaya.

Kini berkat fitur Live Attendance, Bintang Hartono Jaya berhasil membuat sistem absensi jadi lebih mudah bagi karyawan dan menghilangkan penggunaan mesin fingerprint.

Jika sebelumnya karyawan harus antri clock in dan clock out di jam 8 pagi dan jam 5 sore, kini karyawan bisa absen online menggunakan fitur facial recognition pada Live Attendance. 

Fitur ini dapat digunakan oleh karyawan menggunakan aplikasi mobile Talenta. Dengan Live Attendance, karyawan jadi lebih disiplin untuk datang tepat waktu dan bisa absen dengan mudah.

Kemudahan dalam mengatur absensi juga berbanding lurus dengan kemudahan menjalankan payroll karyawan. Talenta yang merupakan software berbasis cloud membuat semua data terkait karyawan jadi terintegrasi.

Sehingga, mereka tidak perlu menghitung dan melakukan transfer gaji karyawan satu per satu setiap bulannya. Proses payroll jadi lebih cepat dan membuat kerja tim HR dan finance dari Bintang Hartono Jaya jadi lebih efisien.

“Payroll disbursement di Talenta sangat membantu sekali karena dari sebelumnya tim finance kami harus transfer satu per satu gaji karyawan sebanyak 200 orang itu.

Beruntung kita sudah kerjasama dengan Talenta. Sekarang proses payroll kita kurang dari satu hari selesai,” ujar Oki.

Selain integrasi antara absensi dan payroll, fitur Payroll juga dapat menghitung komponen karyawan masing-masing karyawan lainnya, mulai dari potongan pajak PPh 21, iuran BPJS, potongan pinjaman karyawan, hingga upah lembur.

Selain masalah absensi dan payroll, Bintang Hartono Jaya juga memanfaatkan fitur lain yang ada di Talenta. Pengaturan shift untuk karyawan, misalnya. Tim HR sudah mengatur jadwal shift kerja karyawan hingga tiga shift.

“Kita cukup terbantu dengan pengaturan shift-nya. Sebelumnya, kalau karyawan lewat hari absen clock out di atas jam 12 malam, itu dianggap clock in di hari berikutnya. Kini, karyawan yang absen sudah bisa dianggap clock out meskipun lewat dari jam 00.00,” ujar Oki terkait pengaturan shift di Talenta.

Memberi Benefit Lebih pada Karyawan dengan Mekari Flex

Selain permasalahan administrasi HR, permasalahan lain yang dihadapi HR di PT Bintang Hartono Jaya adalah bagaimana menjaga karyawan tetap loyal. Pasalnya, retensi karyawan menjadi salah satu isu yang menjadi concern PT Bintang Hartono Jaya.

Sadar akan hal itu, Bintang Hartono Jaya juga menyediakan benefit yang fleksibel berupa akses gaji lebih awal melalui fitur Accessible Salary dari Mekari Flex yang ada di Talenta. Menurut Oki, salah satu yang dapat meningkatkan loyalitas karyawan adalah pemberian benefit karyawan yang menarik. 

Accessible Salary digunakan oleh Bintang Hartono Jaya sebagai pengganti pinjaman karyawan berupa kesempatan untuk mengakses gaji lebih awal, yang nantinya akan dipotong secara otomatis melalui gaji mereka masing-masing setiap bulannya.

“Kalau pakai pinjaman langsung itu pertama tidak terkontrol. Kemudian kadang-kadang, cicilannya juga tidak disiplin. Kenapa akhirnya kita pakai Mekari Flex karena dia langsung dipotong dari gaji. Jadi karyawan sudah pasti akan lebih disiplin pembayarannya,” ujar Oki.

Dengan Accessible Salary, nantinya dana tersebut bisa dimasukkan ke dalam saldo OVO atau Gopay masing-masing karyawan. Selain itu, mereka juga bisa menggunakannya langsung untuk kebutuhan lain seperti pembelian pulsa, token listrik, dan lain sebagainya.

Selain efisiensi dari segi sistem HR, Oki juga merasa kerja tim HR Bintang Hartono Jaya jadi lebih efektif berkat Talenta. Dari segi sumber daya yang ada di tim HR, mereka merasa tidak perlu menambah karyawan meski jumlah karyawan meningkat drastis dari 80 hingga ke 230 karyawan pada saat ini.

Sebagian besar proses administrasi HR sudah diselesaikan menggunakan Talenta, sehingga tim HR dapat fokus pada tugas-tugas penting lainnya.

Benefit Menggunakan Talenta

1. Mempercepat proses payroll karyawan

2. Karyawan lebih disiplin untuk absen tepat waktu

3. Pengaturan shift serta sistem lembur yang mudah

4. Meningkatkan engagement karyawan

5. Memberikan benefit yang fleksibel untuk karyawan

Fitur Talenta yang Digunakan

1. Live Attendance

2. Payroll Disbursement

3. Employee Self-Service

4. Mekari Flex

Bintang Hartono Jaya telah memanfaatkan software HRIS Talenta untuk menyelesaikan permasalahan dalam operasional HR mereka.

Anda memiliki permasalahan serupa dengan Bintang Hartono Jaya dan ingin mempelajari Talenta lebih lanjut? Coba gratis produk demonya di sini atau jadwalkan konsultasi dengan tim Talenta dengan isi formulir berikut.