Tatalogam Holding tingkatkan efisiensi interdepartemental hingga 7x lipat dengan sistem HR terintegrasi

Sekilas tentang Tatalogam Holding

Tatalogam Holding memiliki beberapa grup perusahaan, yang diantaranya adalah PT Tatalogam Lestari dan juga PT Tata Metal Lestari. PT Tatalogam Lestari adalah salah satu perusahaan terbesar di industri manufaktur genteng metal dan baja ringan di Indonesia. Dimulai dari sebuah mimpi untuk memberikan solusi atap genteng yang lebih baik pada tahun 1994, PT Tatalogam Lestari telah berkembang secara pesat hingga saat ini.

Sejak tahun 2003, produk PT Tatalogam Lestari sudah semakin diakui kualitasnya oleh konsumen dan industri di Indonesia dengan mendapatkan sertifikasi Quality Management System, yaitu ISO9001-2015. Selain itu, pada tahun 2016, PT Tatalogam Lestari juga meraih penghargaan OCI (Outstanding Corporate Innovator) dari badan independen di Amerika Serikat yaitu PDMA (Product Development Management Association) atas inovasinya dalam menyediakan produk-produk inovasi yang ramah lingkungan.

Seiring berkembangnya PT Tatalogam Lestari, berdirilah PT Tata Metal Lestari untuk memenuhi kebutuhan baja lapis yang beragam. Dengan visi dan misi yang terakar di inovasi teknologi, PT Tata Metal Lestari bertujuan untuk membuat baja lapis berkualitas tinggi yang diakui secara internasional dan nasional.

Tantangan pengelolaan HR di industri manufaktur

Perusahaan-perusahaan yang bergerak di industri manufaktur menghadapi lebih banyak kompleksitas dalam manajemen HR dan tenaga kerja dibandingkan usaha perkantoran di Indonesia, dan beberapa tantangan umum yang juga dialami oleh Tatalogam Holding dalam mengelola HR adalah kelambatan serta kerumitan proses yang berakar dari sistem pengerjaan yang manual. Untuk Tatalogam Holding yang menaungi banyak karyawan, proses pengerjaan manual sangat tidak efisien dan justru menjadi penghambat perkembangan.

Onboarding

Setiap kali ada karyawan baru, tim HR dari Tatalogam Holding harus meminta data karyawan tersebut untuk kemudian dicatat ke dalam sistem secara manual. Melakukan hal ini untuk setiap karyawan baru jelas memakan waktu yang sangat lama, belum apabila data tersebut ternyata tidak lengkap atau memiliki kesalahan.

Payroll

Di sisi payroll, ada banyak prosedur-prosedur manual yang perlu dilewati untuk menghasilkan payroll bulanan karyawan. Selain menghitung gaji pokok, staff juga harus mengumpulkan data terkait potongan-potongan BPJS yang sulit didapatkan tepat waktu. Ditambah dengan penghitungan lembur masing-masing karyawan yang harus dihitung secara manual, waktu yang terbuang untuk pekerjaan repetitif tidak sedikit.

Talent Management

Untuk bagian pengembangan karyawan, setiap kali Tatalogam Holding melakukan penilaian kompetensi, tim HR harus melewati berbagai langkah-langkah yang seharusnya dapat dipercepat. Pertama, HR mengirimkan formulir penilaian ke kepala bagian dalam bentuk Google Form untuk diisi. Setelah itu, tim HR harus menginput ulang data dari setiap formulir ke spreadsheet Excel untuk kemudian diolah menjadi laporan dan dikirimkan ke berbagai pihak. Banyak faktor diluar kendali HR seperti keterlambatan dalam mengisi formulir, keperluan untuk merevisi data yang sudah diinput, dan sebagainya.

Database Management

Selain hambatan-hambatan tersebut, pengelolaan data karyawan tanpa database yang terintegrasi juga menghambat produktivitas. Banyak hal-hal administratif seperti pengajuan cuti yang terbengkalai, dan terjadi kesulitan untuk merekap serta mengorganisir data. Tim HR diharuskan untuk selalu fokus ke hal-hal yang seharusnya dapat dibantu oleh sistem.

Hal ini juga berdampak ke pendataan turnover karyawan. Sebelumnya, tim HR tidak bisa mendapatkan data yang akurat terkait berapa jumlah karyawan yang mengundurkan diri. Terlebih lagi, HR tidak bisa mengetahui apakah karyawan tertentu berisiko mengundurkan diri atau tidak.

Solusi ideal untuk pengelolaan HR di industri manufaktur

Untuk menjawab tantangan-tantangan tersebut, Tatalogam Holding membutuhkan solusi yang dapat memenuhi kebutuhan berikut:

1. Alur induksi karyawan yang efisien untuk kurangi downtime saat karyawan baru masuk dan pastikan produktivitas selalu dimaksimalkan.
2. Sistem payroll terautomasi untuk persingkat waktu penghitungan dan pendistribusian gaji bagi karyawan di kantor utama dan juga di lapangan.
3. Manajemen kompetensi & penilaian karyawan yang terstruktur untuk dukung pengembangan karyawan tanpa membuang waktu tim HR secara berlebihan. 
4. Database karyawan yang tersentralisasi untuk bebaskan HR dari pekerjaan repetitif yang menghambat mereka dari memenuhi target-target strategis.
5. Analisis turnover karyawan untuk pendataan turnover yang akurat dan pembuatan strategi retensi karyawan yang lebih baik.

Nicholas Setiabudi, selaku Vice President dari PT Tatalogam Lestari, merasa bahwa transformasi digital sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi proses serta alur kerja di PT Tatalogam Lestari.

“Kita mulai menggunakan Mekari Talenta sekitar tahun 2018, dan pada saat itu saya melihat pentingnya memakai sistem HR berbasis cloud untuk memudahkan operasional tim Human Capital kita,“ ujarnya.

Setelah mempertimbangkan berbagai solusi, Tatalogam Holding memutuskan bahwa Mekari Talenta adalah solusi terbaik untuk mendukung bisnis dari sisi administrasi serta operasional secara efektif.

Mekari Talenta sebagai partner terpercaya HR

Dengan software berbasis cloud Mekari Talenta yang mudah digunakan, Tatalogam Holding berhasil menjawab kendala operasional yang selama ini telah menghambat efisiensi:

1. New Joiner dari Mekari Talenta digunakan untuk memangkas waktu induksi karyawan baru dengan memberdayakan karyawan untuk mengisi data secara mandiri.
2. Payroll dari Mekari Talenta digunakan untuk hitung dan distribusikan gaji secara cepat untuk setiap karyawan dari berbagai divisi dan cabang tanpa risiko human error. 
3. Performance Review dari Mekari Talenta digunakan untuk penilaian kinerja yang transparan dan lengkap secara 360 derajat secara paperless dan objektif.
4. Competency Management dari Mekari Talenta membawa transparansi dan standarisasi terhadap pencapaian masing-masing karyawan terhadap kriteria sukses yang telah ditentukan.
5. Individual Development Plan dari Mekari Talenta digunakan untuk memantau action plan karyawan dan pengembangan jenjang karir.
6. Database Management dari Mekari Talenta dapat diakses oleh karyawan secara mobile untuk pengajuan dan approval cuti cepat dan terstruktur yang mengurangi beban pekerjaan repetitif untuk HR.

Tatalogam Holding membutuhkan solusi yang dapat meningkatkan efisiensi untuk tim di kantor utama, dan juga tim lapangan. Dengan integrasi data antar modul dari Mekari Talenta, berbagai kebutuhan pencatatan, penghitungan, serta pengarsipan data dapat dilakukan dalam waktu yang singkat dan secara akurat.

Tim HR dan keuangan sekarang dapat segera mengetahui angka BPJS dan UMR yang berlaku di setiap daerah dari aplikasi Mekari Talenta tanpa perlu bertanya ke sumber lain. Selain itu, dashboard yang mudah dipahami oleh semua kalangan juga membantu setiap staff untuk mengadopsi sistem HR Mekari Talenta tanpa banyak kendala. Sulardi dari tim HR PT Tata Metal Lestari, berkata bahwa migrasi sistem ke Mekari Talenta sangat mudah.

“Ada manual booknya, dan ada juga PIC dari Talentanya yang menuntun kita dari awal. Cara kita download absen, cara kita mengupload seperti apa, dan kalau misalkan ada selisih jam harus dibagaimanakan. Itu tuh dijelaskan dengan jelas oleh PIC dari Mekari Talenta. Kalau pun kita ngga bisa kunjungi PICnya, kita bisa chat di kolom Live Chatnya di aplikasi Mekari Talenta dan langsung ditanggapi dengan baik,” ujarnya.

Hasil yang didapatkan oleh Tatalogam Holding

Karyawan baru dapat segera berkontribusi

Sebelumnnya, tim HR membutuhkan waktu sekitar tiga hari untuk menanyakan, menerima, dan mengorganisir data-data penting dari calon karyawan baru. Sekarang, calon karyawan baru bisa langsung melengkapi data serta dokumen penting secara mandiri di aplikasi Mekari Talenta.

Tidak ada lagi proses merepotkan dimana tim HR harus menunggu data dari karyawan baru untuk kemudian dicatat secara manual di sistem, karena tim HR hanya perlu mengecek kelengkapan data yang sudah diberikan oleh karyawan baru.

Payroll diproses lebih cepat melalui automasi

Data penting yang dibutuhkan untuk membayar gaji secara akurat untuk setiap karyawan di kantor utama, dan juga di berbagai kantor cabang sekarang dapat diterima secara cepat berkat integrasi data Mekari Talenta. Data absensi karyawan yang tercatat di modul Live Attendance langsung terintegrasi ke modul Payroll, jadi tidak perlu membuang waktu untuk mengumpulkan data.

Penghitungan serta pendistribusian gaji juga menjadi lebih mudah. Bagian-bagian teknis seperti penghitungan gaji setiap karyawan juga menjadi efisien karena data penting seperti angka BPJS dan UMR setiap daerah sudah tersedia di dalam aplikasi Mekari Talenta. Menurut Yeni selaku Insurance Manager dari PT Tatalogam Lestari, ada lebih dari lima proses manual di sisi payroll yang sudah hilang sejak memakai Mekari Talenta.

Untuk sisi karyawan yang bekerja di lapangan, fitur Payroll dari Mekari Talenta juga sangat membantu karena data absensi di mesin fingerprint dapat langsung terintegrasi ke sistem. Hal ini mengeliminasi kebutuhan tim HR untuk mengambil data dari mesin, dan juga untuk merekap serta menginput data tersebut secara manual.

Proses penilaian karyawan yang efisien

Tim HR kini dapat langsung menugaskan penilaian langsung ke karyawan. Selain itu, pengingat otomatis akan dikirimkan dari sisitem untuk atasannya jika karyawan tersebut belum mengisi formulir penilaian kinerjanya. Setelah mengisi, karyawan akan mendapatkan notifikasi dan juga masih bisa melakukan perubahan apabila ada yang perlu direvisi.

Hal yang tadinya memakan waktu satu minggu untuk diproses, sekarang bisa diselesaikan dengan cepat. Tim HR kini terbebas dari pekerjaan yang repetitif dan tidak efektif karena mereka tidak perlu lagi mengingatkan karyawan untuk mengisi penilaian kinerja.

Pengembangan karyawan untuk masa depan

Semua atasan sekarang dapat memantau aktivitas serta pencapaian karyawan dengan lebih efektif dengan membuat action plan yang terpersonalisasi untuk masing-masing karyawan.

Dari sisi para karyawan, mereka juga lebih termotivasi karena tujuan-tujuan pekerjaan menjadi lebih jelas. Para karyawan tahu apa yang harus dilakukan untuk berkembang secara profesional, dan untuk maju ke jenjang selanjutnya di perusahaan.

Pengelolaan data akurat dengan database terintegrasi

Data penting terkait operasional karyawan sekarang tersimpan dalam satu database online yang terhubung dengan berbagai modul seperti absensi, payroll, cuti, dan lainnya. Tidak ada lagi pengajuan cuti yang terbengkalai karena pengajuan dan juga approval dilakukan melalui Mekari Talenta, dan tidak ada lagi kesulitan dalam merekap data karena semua data sudah tersentralisasi.

Di sisi karyawan yang bekerja dari lapangan, database terintegrasi sangat membantu mempercepat proses yang sebelumnya menggunakan dokumen serta formulir fisik. Sulardi, bagian dari tim HR PT Tata Metal Lestari, berkata sistem yang paperless ini sangat membantu mempersingkat proses administrasi.

Pendataan turnover akurat untuk buat strategi retensi karyawan

Dengan Insight dari Mekari Talenta, data turnover bisa didapatkan secara akurat dan real-time.
Tim HR dapat dengan mudah mengetahui seberapa besar turnover rate, dan juga berapa jumlah karyawan yang baru bergabung per bulannya.

HR juga dapat mengetahui karyawan-karyawan yang berisiko untuk mengundurkan diri berdasarkan data kehadiran, cuti, dan lainnya. Dengan ini, HR dapat membuat strategi-strategi untuk tingkatkan retensi karyawan secara proaktif.

Mekari di mata Tatalogam Holding

Untuk Tatalogam Holding yang bergerak di bidang manufaktur baja ringan dan genteng metal, serta memiliki banyak karyawan yang bekerja di kantor dan juga di lapangan, Mekari Talenta terbukti sudah membantu tingkatkan produktivitas operasional melalui automasi dan juga integrasi data.

Transformasi digital memang tidak mudah dilakukan, terlebih lagi untuk perusahaan dengan jenis karyawan yang berbeda-beda, namun kemudahan penggunaan dan implementasi Mekari Talenta telah berhasil mendukung Tatalogam Holding untuk berkembang lebih pesat tanpa downtime yang signifikan.