Sekilas tentang Istana Group
Istana Group adalah perusahaan properti sekaligus developer dengan kantor pusat yang berada di Kota Bandung. Dengan total ratusan proyek yang tersebar di seluruh Indonesia, baik yang aktif berlangsung maupun sudah selesai, Istana Group membawahi berbagai PT yang mengerjakan mulai dari perumahan, apartemen, hotel, trade center, mal, bahkan tambang batu bara. Perumahan Setra Duta, Villa Istana Bunga, Gateway Pasteur, Dago Suites, Bandung Electronic Center (BEC), Balubur Town Square (Baltos), merupakan beberapa dari banyak properti milik Istana Group.Â
Tantangan bisnis dalam pengelolaan HRÂ
Sebagai perusahaan properti berskala besar dengan jumlah PT hingga 42 serta proyek aktif mencapai angka 20-an (pada Juli 2024), Istana Group mengalami tantangan dalam mengelola seluruh karyawannya yang tersebar di berbagai wilayah Indonesia. Dengan jumlah karyawan internal mencapai 300 orang dengan shift yang berbeda-beda, serta kebutuhan bekerja secara mobile untuk beberapa posisi karyawan, mengharuskan Istana Group untuk mencari sistem yang dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan unik perusahaannya untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis.
Ditambah lagi, Istana Group juga menjadi salah satu perusahaan yang terdampak peraturan pemerintah untuk bekerja secara remote pada saat COVID-19 merebak tahun 2020 lalu. Urgensi Istana Group untuk mengadopsi sistem yang dapat memenuhi situasi bekerja remote yang mempermudah karyawan untuk melakukan absensi tanpa harus secara fisik datang ke kantor pun menjadi semakin besar.Â
Istana Group dengan proyek yang banyak, menyebar di mana-mana, kantornya tidak (hanya) satu, karyawannya (juga) cukup banyak. Banyak dalam artian, kalau (bekerja) di satu gedung, mungkin lebih mudah, ya, (pengelolaannya). Kalau ini kan tidak, lokasi bisa berbeda-beda. Tentunya itu jadi tantangan tersendiri. (Di sinilah) perlunya suatu sistem (yang memadai).
Mekari Talenta sebagai solusi
Untuk menjawab tantangan bisnisnya, Istana Group pernah mencoba untuk membuat sistemnya sendiri pada tahun 2017. Namun, persoalan yang kian bertambah seiring dengan perkembangan perusahaan membuat proses pembuatan sistem menjadi sangat panjang dan rumit. Akhirnya, Istana Group mulai mencari alternatif dan bertemu dengan Mekari Talenta berdasarkan rekomendasi dari salah satu proyek yang berada di bawahnya. Setelah melakukan uji komparasi, dinilai bahwa Mekari Talenta yang dapat menjadi solusi untuk tantangan unik Istana Group, sebelum akhirnya Mekari Talenta mulai diadopsi sejak tahun 2020.
Dengan beberapa kustomisasi, Istana Group menggunakan Mekari Talenta untuk merevolusikan proses absensi karyawan. Sebelumnya, Istana Group menggunakan proses manual berupa fingerprint untuk merekam kehadiran karyawannya. Kini, karyawan dapat melakukan absensi hanya dengan foto menggunakan aplikasi di handphone, di mana saja tanpa harus datang ke kantor. Fitur ini sangat memudahkan terutama untuk mengakomodasi karyawan yang harus bekerja secara mobile.
Meskipun Mekari Talenta berbasis cloud dan mudah diakses secara online, proses absensi juga dapat tetap berjalan lancar bahkan saat sinyal atau jaringan internet karyawan tidak stabil. Hal ini menjadi keuntungan tambahan bagi Istana Group, sebab, data absensi dapat ter-update secara real-time tanpa adanya kekhawatiran akan hambatan-hambatan yang dapat memengaruhi akurasi dan validitas data.
Selain itu, kehadiran karyawan dari berbagai shift juga bisa dipantau secara akurat dan real-time dengan kategorisasi yang jelas. Hal ini pun berpengaruh pada waktu proses payroll, dengan waktu penarikan data absensi yang lebih singkat secara signifikan. Akurasi dan validitas data hasil automasi sistem Mekari Talenta membantu meningkatkan keseluruhan efisiensi proses bisnis, sehingga staf HR Istana Group dapat fokus mengerjakan pekerjaan yang lebih strategis.Â
Dengan adanya Mekari Talenta (kami) sangat terbantu. Jadi, opsi entah itu mau pakai fingerprint, entah itu mau pakai aplikasi seperti sekarang, clock-in (atau) clock-out pakai foto, itu bisa di mana saja. Dan itu sangat mengakomodasi sekali, karena, khasnya proyek yang kami punya, ada beberapa karyawan yang harus mobile. Dengan begini, (karyawan) tidak harus ke kantor dulu, bisa di mana pun absennya.
Hasil
Istana Group yang kesulitan untuk mengelola karyawannya yang tersebar di berbagai proyek dengan shift yang juga berbeda-beda sangat terbantu dengan implementasi Mekari Talenta dalam proses bisnisnya. Mekari Talenta terutama sangat mendukung proses absensi yang dapat dilakukan secara mobile, sehingga karyawan dapat melaporkan kehadirannya di mana saja tanpa harus datang ke kantor.
Mekari Talenta mendorong efisiensi proses Istana Group hingga 80%
Mekari Talenta membantu Istana Group untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis terutama dalam proses absensi karyawan. Sebelum menggunakan Mekari Talenta, Istana Group mengharuskan karyawannya untuk melakukan absensi fingerprint secara manual di kantor. Namun, sistem ini tidak dapat mengakomodasi kebutuhan beberapa karyawan Istana Group yang bekerja secara mobile, serta sulit untuk mengikuti peraturan pemerintah pada saat pandemi COVID-19. Kini, dengan Mekari Talenta, keseluruhan proses bisnis menjadi lebih efisien hingga 80%. Karyawan dapat melaporkan kehadirannya dari mana saja, dan data absensi pun ter-update serta dapat diakses secara real-time dan akurat.
Mekari Talenta mendukung rekap absensi Istana Group menjadi 3x lebih cepat
Sebelum menggunakan Mekari Talenta, proyek-proyek Istana Group membutuhkan waktu hingga 3 hari dari tanggal cut-off hanya untuk merekap data absensi karyawan. Rekap data absensi ini diperlukan untuk proses penggajian serta penilaian KPI karyawan, yang mana jika terdapat kesalahan, memiliki dampak yang cukup signifikan. Dengan Mekari Talenta, proses rekap data absensi meningkat menjadi 3x lebih cepat; selesai dalam waktu satu hari saja dan bisa langsung diserahkan pada tim payroll. Selain hemat waktu dan tenaga, Mekari Talenta juga memastikan akurasi data absensi, sehingga meminimalisasi terjadinya eror pada perhitungan gaji karyawan.
Mekari di mata Istana Group
Tristiani merekomendasikan Mekari Talenta sebagai aplikasi HRIS yang sangat membantu meringankan pekerjaan beliau serta tim HR. Beliau juga menyatakan bahwa banyak perusahaan lain di Bandung yang menggunakan Mekari Talenta sebagai software HRIS yang dipercaya untuk pengelolaan karyawan secara akurat dan terautomasi.
Mekari Talenta membantu sekali untuk kami, perusahaan properti dengan lokasi kantor dan lokasi proyek yang tersebar. Luar biasa.
