Penggunaan HRIS (Human Resource Information System) semakin menjadi kebutuhan bagi perusahaan yang ingin mengelola sumber daya manusia secara lebih efektif, akurat, dan terintegrasi.
Implementasi HRIS bukan hanya soal memilih sistem yang tepat, tetapi juga memastikan proses go live berjalan lancar agar perusahaan dapat langsung merasakan manfaatnya sejak hari pertama sistem resmi digunakan.
Artikel ini hadir untuk memberikan panduan lengkap mengenai tahapan go live HRIS, mulai dari persiapan data hingga proses pendampingan pasca implementasi. Simak selengkapnya di bawah ini!
Tahapan Go Live HRIS
1. Data Cleansing
Data cleansing adalah proses pemeriksaan, verifikasi, dan pembersihan data karyawan sebelum dimasukkan ke dalam sistem HRIS. Tahap ini sangat penting karena kualitas data akan memengaruhi akurasi seluruh proses HR ke depan, termasuk absensi, cuti, penggajian, hingga laporan kinerja.
Data yang tidak rapi, duplikat, atau tidak valid dapat menyebabkan kesalahan perhitungan gaji atau aturan kerja.
Proses data cleansing biasanya melibatkan konsolidasi data dari berbagai sumber seperti file Excel, sistem HR lama, atau dokumen fisik. Tim HR perlu memastikan kelengkapan informasi seperti nomor identitas, posisi, struktur organisasi, jadwal kerja, hingga riwayat cuti.
Setelah data dibersihkan, perusahaan dapat melakukan mapping data sesuai format yang dibutuhkan sistem baru, sehingga proses migrasi berjalan tanpa kendala.
Baca juga: Panduan Lengkap: Cara Membuat SOP HR di HRIS
2. Konfigurasi Sistem
Konfigurasi adalah proses penyesuaian sistem HRIS agar sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Pada tahap ini, berbagai aturan HR seperti struktur organisasi, aturan cuti, shift kerja, komponen payroll, hingga approval workflow dimasukkan ke dalam sistem.
Konfigurasi yang tepat sangat penting agar HRIS dapat berjalan selaras dengan proses operasional perusahaan.
Agar konfigurasi efektif, perusahaan perlu melibatkan perwakilan dari setiap fungsi terkait, mulai dari HR, payroll, hingga IT.
Diskusi dan validasi diperlukan untuk memastikan seluruh aturan benar diterjemahkan ke dalam sistem. Komunikasi yang jelas antara tim HR dan tim implementasi akan membantu menghindari revisi berulang yang dapat menghambat timeline proyek.
3. Parallel Run
Parallel run adalah periode ketika perusahaan menjalankan dua sistem secara bersamaan: sistem HRIS baru dan sistem lama yang masih aktif. Tujuan utamanya adalah membandingkan hasil dari kedua sistem untuk memastikan tidak ada perbedaan signifikan sebelum melakukan go live sepenuhnya.
Tahap ini berfungsi sebagai uji coba akhir yang sangat penting terutama untuk modul payroll, absensi, dan cuti.
Selama parallel run, HR melakukan proses seperti penghitungan gaji, approval cuti, atau input absensi di kedua sistem. Kemudian, hasilnya dibandingkan untuk melihat apakah sistem HRIS sudah menghasilkan output yang akurat.
Jika ditemukan perbedaan, tim implementasi dapat segera melakukan koreksi sebelum sistem digunakan secara penuh.
4. Sign-Off
Sign-off adalah proses persetujuan resmi dari pihak perusahaan bahwa sistem HRIS telah memenuhi kebutuhan dan siap untuk dijalankan secara penuh. Tahap ini biasanya melibatkan pimpinan HR, finance, dan project owner.
Mereka meninjau hasil parallel run, memastikan bahwa seluruh modul sudah berjalan dengan benar, serta menyetujui bahwa sistem sudah layak untuk go live.
Sign-off krusial karena menjadi titik final sebelum perusahaan benar-benar beralih dari sistem lama.
Selain itu, sign-off juga mendokumentasikan bahwa semua pihak terkait memahami kondisi sistem saat go live, termasuk batasan, fitur yang sudah siap, dan area yang masih akan dikembangkan ke fase berikutnya.
Baca juga: Perbedaan Payroll dan Software HRIS: Memahami Fungsi dan Manfaatnya
5. Hyper-Care
Hyper-care adalah fase pendampingan intensif setelah sistem HRIS resmi digunakan oleh seluruh karyawan. Pada tahap ini, tim implementasi atau penyedia layanan memberikan dukungan penuh untuk memastikan transisi berjalan mulus.
Perusahaan biasanya menghadapi banyak pertanyaan dan penyesuaian di awal penggunaan, sehingga bantuan cepat sangat dibutuhkan.
Selama hyper-care, aktivitas yang dilakukan meliputi pemantauan performa sistem, penyelesaian bug atau error, pelatihan tambahan, dan penyesuaian minor berdasarkan umpan balik pengguna.
Fase ini penting karena membangun kepercayaan pengguna terhadap sistem baru dan memastikan stabilitas operasional perusahaan.
Contoh Tahapan Go Live Lainnya
Selain alur implementasi standar, beberapa perusahaan menambahkan tahapan tambahan seperti User Acceptance Test (UAT) sebelum parallel run. UAT adalah proses uji coba oleh perwakilan pengguna untuk memastikan sistem mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan operasional harian.
Ada pula perusahaan yang menambahkan tahap Pilot Run di mana hanya satu divisi atau cabang yang menggunakan sistem terlebih dahulu sebelum diterapkan ke seluruh organisasi.
Tahapan lain yang dapat digunakan adalah Change Management yang fokus pada sosialisasi, komunikasi, dan manajemen adaptasi pengguna terhadap perubahan. Ini sangat penting terutama pada perusahaan besar dengan ribuan karyawan yang memiliki kebiasaan kerja berbeda.
Kesimpulan
Memahami tahapan go live HRIS sangat penting agar perusahaan dapat menjalankan implementasi secara terstruktur dan minim risiko. Mulai dari data cleansing hingga hyper-care, setiap tahap memiliki peran penting dalam memastikan HRIS dapat berfungsi dengan optimal dan memberikan dampak positif bagi operasional perusahaan.
Dengan persiapan yang baik dan pelaksanaan setiap tahapan secara cermat, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem HRIS berjalan lancar sejak hari pertama digunakan.
Jika semua proses dijalankan dengan benar, perusahaan tidak hanya mendapatkan efisiensi, tetapi juga peningkatan keakuratan data dan produktivitas tim HR dalam jangka panjang.
Nah, jika Anda tertarik memilih Mekari Talenta sebagai software HRIS perusahaan, Anda bisa menghubungi tim sales kami sekarang juga untuk mencoba demo aplikasinya secara gratis. Kunjungi website Mekari Talenta di sini.
