Insight Talenta

Seputar Aplikasi Penggajian Karyawan yang Perlu Anda Ketahui

Seputar Aplikasi Penggajian Karyawan yang Perlu Anda Ketahui

Payroll yang dalam bahasa Indonesia penggajian adalah hal yang krusial untuk setiap perusahaan. Perusahaan perlu membayar karyawan secara akurat dan tepat waktu untuk menghindari kinerja buruk, reputasi perusahaan yang tidak baik bahkan menghindari denda yang harus dibayar perusahaan. Sistem gaji yang terkomputerisasi atau biasa disebut aplikasi penggajian dapat membantu Anda menjalankan pembayaran gaji karyawan dengan cepat, efisien dan terhindar dari berbagai kesalahan.

Sebuah perusahaan atau HRD perusahaan akan sangat membutuhkan aplikasi penggajian untuk mempermudah perhitungan gaji karyawan. Terlebih, jika karyawan perusahaan ratusan hingga ribuan. Ada banyak aplikasi penggajian yang beredar di pasaran, dimulai dari yang gratis hingga berbayar. Bentuknya juga bermacam-macam, ada aplikasi penggajian berbasis web dan ada juga aplikasi penggajian yang dibuat dengan excel. Berikut penjelasan lebih lengkapnya.

Apa Itu Aplikasi Penggajian?

Apa Itu Aplikasi Penggajian?

Aplikasi penggajian adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola, mengatur, dan mengotomatisasi pembayaran karyawan. Aplikasi melacak semua pembayaran dan menyimpan semua catatan pembayaran perusahaan. Aplikasi penggajian bervariasi dalam harga dan fitur dan dapat digunakan oleh bisnis kecil maupun perusahaan besar.

Aplikasi penggajian yang efektif akan memungkinkan manajemen atau HRD untuk memonitor jam kerja dan kehadiran, informasi pajak dan struktur pembayaran lainnya. Aplikasi ini biasanya akan diintegrasikan dengan mudah ke dalam berbagai prosedur perusahaan yang ada.

Aplikasi penggajian dibuat oleh perusahaan teknologi sumber daya manusia pihak ketiga yang bertujuan untuk meningkatkan operasi bisnis perusahaan.

Kenapa Harus Aplikasi Penggajian?

Kenapa Harus Software Payroll?

Karyawan bekerja keras untuk Anda dan pelanggan Anda. Mari kita ambil kesimpulan: orang-orang Anda menjalankan bisnis Anda. Tentu saja, Anda ingin membayar upah yang layak kepada orang-orang Anda, dan Anda ingin membayar mereka secara konsisten. Tetapi mengelola kompensasi tenaga kerja Anda tidak selalu mudah. Bahkan, kadang-kadang bisa sangat rumit.

Itu sebabnya banyak perusahaan mengandalkan aplikasi penggajian, sistem berbasis cloud yang memastikan pemrosesan dan pembayaran gaji perusahaan yang tepat tanpa masalah.

Jika Anda masih menganggap penggunaan kertas atau excel lebih murah, coba pikirkan berbagai human error yang terjadi dan justru mengeluarkan biaya yang lebih besar.

Berinvestasi pada aplikasi dapat menghemat waktu, stres, dan, tentu saja, anggaran perusahaan.

5 Manfaat Aplikasi Penggajian

5 Manfaat Aplikasi Penggajian

1. Membuat Komponen Gaji

HRD dapat membuat komponen gaji  sesuai kebutuhan seperti: gaji pokok, tunjangan jabatan, lembur, tunjangan keluarga, potongan terlambat, potongan pulang cepat, dan lain-lain. Komponen ini perlu diklasifikasikan, sebab setiap karyawan pastinya memiliki komponen gaji yang berbeda. Jika harus mengatur satu per satu setiap karyawan, bayangkan saja berapa lama Anda bisa menyelesaikannya. Tidak hanya itu, bisa jadi perhitungan juga belum tentu akurat.

2. Mengelompokkan Gaji Berdasarkan Jabatan

Setelah membuat komponen gaji, Anda dapat mengelompokkannya sesuai dengan jabatan karyawan. Misal :

  1. Jabatan Manajer Produksi = Gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan pendidikan, dan tunjangan keluarga
  2. Jabatan Staf Produksi = Gaji pokok, tunjangan jabatan
  3. Dan seterusnya

Dengan adanya aplikasi penggajian, HRD dapat langsung mengelompokkan golongan karyawan dengan komponen gaji yang seharusnya.

3. Menghitung Gaji (Payroll) 

Tentu, bukan dan tidak lain nama dari aplikasi penggajian gunanya untuk menghitung gaji atau payroll. Tetapi, cara perhitungannya tentu telah diotomatisasi oleh sistem. Hal ini termasuk PPh 21 setiap karyawan sehingga Anda tidak perlu lagi menghitung satu per satu pajak karyawan. Biasanya, perusahaan mungkin telah melewatkan pembaruan pajak terbaru, tetapi software penggajian akan membantu Anda dengan memberitahu Anda ketika pembaruan pajak sudah tersedia.

4. Menghitung Cuti Secara Otomatis

Berbagai variasi cuti di perusahaan tentu membingungkan HRD, seperti: cuti tahunan, cuti menikah, cuti hamil, dan sebagainya. Bisa jadi setiap karyawan memiliki nominal yang berbeda dari setiap cuti yang dibayarkan perusahaan.

Oleh karena itu, aplikasi  dapat membantu Anda menghitung nominal uang dari setiap cuti. Sehingga Anda tidak perlu lagi menghitung secara satu per satu dan berapa banyak nominal yang harus dibayarkan. Prinsip kerjanya, pengguna hanya perlu mengatur berapa nominal uang untuk setiap jenis cuti, dan berapa nominal yang harus dibayarkan per harinya. Selanjutnya, penggajian akan tersistem secara otomatis.

5. Menyiapkan Laporan Penggajian

Setiap proses penggajian, pasti ditutup dengan laporan penggajian. Oleh karena itu, aplikasi dapat membantu Anda untuk mengerjakannya setiap bulan tanpa perlu Anda hitung ulang.

Note : Ketahui 4 Langkah Hemat Waktu Proses Payroll hanya di ebook Talenta.

5 Cara Memilih Aplikasi Penggajian yang Tepat

5 Cara Memilih Aplikasi Penggajian yang Tepat

1. Memiliki Absensi Online

Pilih aplikasi yang dapat menautkan gaji dengan absensi karyawan yang mencatat kehadiran atau jam kerja karyawan. Ini memungkinkan Anda secara otomatis menyesuaikan informasi tentang jam kerja ke dalam sistem penggajian dan membuat perhitungan penggajian menjadi lebih sederhana.

2. Memiliki Catatan Data Karyawan

Sebaian besar perusahaan juga akan menyimpan data lain tentang karyawan, seperti catatan cuti tahunan, profil karyawan hingga kinerja karyawan. Dengan mendapatkan sistem penggajian yang mencatat jenis informasi tambahan ini, Anda sudah benar-benar menghemat waktu dan terfokus pada satu aplikasi.

3. Menyediakan Employee Self Service (ESS)

Berdasarkan studi yang dilakukan oleh Deloitte, berbagai perusahaan di dunia mulai menggunakan aplikasi penggajian untuk menawarkan employeeself-service. Kenapa harus ESS? 83 persen karyawan ingin melihat data pembayaran gaji dan melihat dokumen pajak mereka. Hal ini tentu sangat menghemat waktu sehingga tidak perlu mengirimkan satu per satu laporan kepada setiap karyawan, perusahaan lebih transparan dan memberikan fleksibilitas lebih pada karyawan.

4. Membuat Slip Gaji Karyawan

Biasanya aplikasi yang gratis tidak memberikan satu kelebihan ini. Aplikasi tidak memberikan slip gaji karyawan. Sedangkan Anda terutama sebagai HRD perusahaan tentu saja harus memberi slip gaji atau payslip karyawan setiap bulan. Jadi, pilihlah aplikasi yang memiliki fitur satu ini.

5. Menyediakan Kalender

Aplikasi harus memiliki solusi lain bagi perusahaan,kalender karyawan memberi Anda cara super mudah untuk mengelola cuti sakit, absen, dan lembur. Dalam sekejap Anda dapat melihat berapa lama karyawan pergi, apakah mereka harus bekerja, jenis cuti apa yang mereka miliki saat ini, berapa banyak cuti yang berhak mereka dapatkan, dan lain sebagainya.  Hal ini membuat perencanaan HRD menjadi jauh lebih mudah.

Kesimpulan 

Aplikasi penggajian memang memiliki segudang manfaat bagi HRD dan perusahaan. Tetapi, Anda juga harus berhati-hati dalam memilih aplikasi. Jangan mudah tergiur dengan harga murah. Walaupun aplikasi banyak di pasaran dan sangat menggiurkan, terutama aplikasi penggajian yang gratis. Masalah potensial yang muncul seperti keamanan data perusahaan yang bisa saja hilang atau dicuri, penipuan siber atau  pihak ketiga hingga kehilangan akses informasi dan kontrol dan kualitas yang mengecewakan. 

Selain itu, ketidaklengkapan berbagai fitur juga menjadi masalah tersendiri. Beberapa sistem aplikasi hanya fokus pada fungsi inti seperti administrasi penggajian dan kehadiran. Mereka meninggalkan fitur lain yang menjadi kunci alur kerja Anda. 

Contoh aplikasi penggajian berbasis web yang dapat Anda gunakan adalah Talenta.

Talenta adalah software payroll dan HRIS yang sudah terpercaya. Manfaat yang banyak dan berbagai alasan pemilihan sudah berada dalam genggaman Talenta.

Tunggu apa lagi? Segera gunakan Talenta dengan mencoba demo Talenta secara gratis atau lihat lebih lanjut berbagai produk di website Talenta.


PUBLISHED06 May 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah