fbpx

Rukun Raharja Ganti Tugas HR Manual ke Aplikasi HRIS, Apa Dampaknya?

BY Novia Widya Utami
12 Feb 2020

PT Rukun Raharja Tbk (RAJA) adalah perusahaan terbuka yang bergerak di bidang energi seperti perdagangan gas, infrastruktur, hingga merambah ke bisnis air bersih. Bisnisnya dimulai pada tahun 2010 setelah mereka mengakuisisi PT Trimitra Cipta Mandiri.

Saat ini, RAJA memiliki jumlah karyawan sebanyak 330 orang yang tersebar di perusahaan induk hingga entitas anak usaha. Wilayah bisnis perseroan mencakup kawasan Jabodetabek, Gresik, hingga Jambi. Adapun beberapa entitas anak perusahaan, seperti PT Bumi Karya Artha, PT Panji Raya Alamindo, PT PDPDE Gas, PT Raharja Daya Energi, PT Raharja Energi Cepu, PT Rukun Prima Sarana, dan PT Triguna Internusa Pratama. 

Masing-masing entitas anak perusahaan memiliki departemen Human Resources (HR) sendiri. Hal ini kerap menjadi masalah ketika ada situasi yang mengharuskan mereka untuk mengambil keputusan. Apalagi, karakter perusahaan energi mengharuskan memiliki karyawan yang khusus bekerja di dalam dan luar kantor. Untuk itu, HR dituntut mampu memiliki manajemen karyawan yang baik. 

“Jam kerjanya dari pukul 8 pagi sampai 5 sore untuk karyawan yang di kantor. Sementara karyawan yang di lapangan itu diatur dengan pembagian shift 24 jam selama 7 hari,” ungkap HR Specialist RAJA, Suci Puspita Galih, dalam Customer Sharing by Talenta, Kamis (30/1).

Galih menjelaskan untuk menentukan jadwal kerja karyawan dibutuhkan kesepakatan antara perusahaan induk dan anak usaha. Oleh karena itu, masing HR perusahaan rutin melakukan pertemuan setiap sebulan sekali. Di dalam pertemuan tersebut, HR dari perusahaan induk biasanya memberikan peraturan ketenagakerjaan secara garis besar. Kemudian, penyusunan dan pembagian jadwal kerja karyawan diserahkan sepenuhnya kepada HR anak perusahaan. Biasanya, dalam menentukan jadwal kerja karyawan disisipkan beberapa komponen seperti shift, pemberian premi shift, allowance dan overtime.

“Contohnya waktu mau ambil policy terkait cuti karyawan, perusahaan induk membawa draftnya dan kemudian didiskusikan di HR meeting. Biasanya, perusahaan induk akan menanyakan insight dari anak perusahaan karena penerapannya sebagian besar oleh mereka dan karyawannya juga lebih banyak. Gimana sih, kalau pasalnya begini, ke anak perusahaannya susah enggak, seperti itu,” tuturnya.

Mengatur banyaknya karyawan yang terbagi-bagi di unit anak perusahaan ternyata bukan perkara yang mudah. Masing-masing HR biasanya memiliki cara khusus menangani kebutuhan karyawan. Sehingga menurut Galih perlu ada jalan keluar.  

“Pernah sekali kita mau ubah asuransi ke rawat jalan. Salah satu anak usaha maunya asuransi, ada yang mau reimburse saja. Ketika dihadapkan dengan masalah yang seperti ini, solusinya kita pakai brainstorming dengan semua HR, mendiskusikan poinnya kalau pakai asuransi seperti apa, kalau reimburse gimana. Intinya mengubah yang tadinya kualitatif menjadi kuantitatif,” ucap Galih.

Menurut Galih, dengan departemen HR yang memiliki multiple channels, tentunya diperlukan koordinasi yang baik di masing-masing perusahaan. Galih menyadari bekerja di era digital saat ini teknologi akan sangat membantu proses administrasi. Dia menceritakan sebelumnya RAJA menggunakan mesin untuk absensi karyawan. Untuk pengelolaan data lainnya seperti overtime, integrasi attendance ke dalam payroll, data karyawan sakit, cuti, hingga perjalanan dinas semuanya masih menggunakan Microsoft Excel. 

Cara-cara manual tersebut ternyata memakan waktu yang panjang, rata-rata bisa sampai 5 hari. Belum lagi ditambah kesalahan manusia alias human error seperti salah input atau ada data yang terlewat. 

Akhirnya Galih merasa perlu adanya aplikasi online berbasis Human Resources Information System (HRIS) yang bisa membantu kerja HR untuk mengurus segala kebutuhan karyawan. Tak perlu pikir panjang, RAJA akhirnya memutuskan untuk menggunakan Talenta.

Ada beberapa fitur yang bisa dimanfaatkan Galih di dalam aplikasi Talenta seperti Attendance, Onboarding, Payroll, dan Reimbursement. Setelah menggunakan Talenta, Galih langsung merasakan manfaatnya seperti produktivitas HR perusahaan meningkat karena mampu memangkas waktu pekerjaan yang berhubungan dengan hal-hal administratif.

“Di awal tahun waktu pertama kali menerapkan Talenta, kita sudah sosialisasi ke karyawan, menjelaskan gimana cara pakainya. Sampai sekarang juga semisalnya ada kesulitan, departemen HR akan menjelaskan kembali,” ucap Galih.

Galih menilai semua fitur yang ada di Talenta sangat bermanfaat bagi HR. Misalnya fitur Onboarding yang berperan sebagai media monitoring karyawan. Fitur ini berguna untuk mengingatkan mereka memberikan performance appraisal bagi karyawan yang sedang dalam masa probation atau yang kontraknya sudah habis. Tidak hanya itu, menggunakan fitur Talenta juga membantu para karyawan RAJA untuk lebih melek teknologi.

“Sebelumnya, mereka sangat bergantung dengan HR apalagi soal mengetahui berapa dapat jatah cuti. Setelah pakai Talenta jadi self-service dan lebih mandiri dalam pengelolaan.Talenta membantu Rukun Raharja dalam banyak hal, dari segi efektifitas dan efisiensi. Sekarang kita bisa bekerja jauh lebih cepat baik sebagai HR maupun sebagai karyawan. Sebelumnya, saya harus menunggu laporan dari anak usaha untuk rekap data, sekarang saya tinggal tarik datanya saja dari Talenta,” tutup Galih.


PUBLISHED12 Feb 2020
Novia Widya Utami
Novia Widya Utami

SHARE THIS ARTICLE:

Suka dengan Artikelnya?Talenta punya banyak buat kamu!

Dapatkan konten premium mulai dari Artikel, ebook, case study, white papers, info-graphics dengan berlangganan sekarang!