Pengertian Reimbursement dan Prosedurnya di Perusahaan

Prosedur reimbursement yang baik jika dilakukan dengan tepat maka sudah pasti akan menghindarkan perusahaan dari segala macam bentuk kecurangan.

Di dalam sebuah perusahaan memang kecurangan bisa terjadi dalam bentuk apa saja termasuk pula reimbursement.

Mungkin istilah yang terdengar cukup asing ini masih belum dipahami benar oleh banyak orang.

Apa itu reimbursement dan bagaimana prosedurnya yang benar? Simak selengkapnya.

Pengertian Reimbursement

Reimbursement pada dasarnya merupakan istilah yang mengacu pada suatu tindakan penggantian sejumlah uang yang dilakukan oleh pihak perusahaan kepada karyawan atas klaim pengeluaran yang dilakukan oleh satu atau lebih karyawan dengan tujuan untuk kepentingan perusahaan.

Terkadang memang dalam hal menjalankan proses bisnis rupanya perusahaan tak selalu bisa melakukan pembayaran secara langsung.

Hal ini membuat karyawan harus melakukan pembayaran terlebih dahulu dan kemudian nantinya barulah perusahaan bisa menggantinya.

Perusahaan akan mengganti biaya yang dikeluarkan oleh karyawan jika karyawan melakukan proses reimbursement.

Jenis-jenis Reimbursement

Berikut adalah beberapa jenis reimbursement yang umum:

Reimbursement medis

Penggantian biaya pengobatan, pemeriksaan kesehatan, atau pembelian obat-obatan yang telah dibayarkan oleh individu dan diajukan kepada pihak yang bertanggung jawab, seperti asuransi kesehatan atau perusahaan.

Reimbursement perjalanan dinas

Penggantian biaya transportasi, akomodasi, dan makanan yang dikeluarkan oleh karyawan atau pekerja selama melakukan perjalanan dinas untuk perusahaan, yang kemudian diajukan untuk penggantian.

Reimbursement pendidikan

Penggantian biaya pendidikan atau pelatihan yang telah dibayar oleh individu atau karyawan, dan kemudian diajukan untuk penggantian kepada perusahaan atau lembaga yang bersangkutan.

Reimbursement biaya kerusakan atau kerugian

Penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh individu atau pihak lain sebagai akibat dari kerusakan atau kerugian yang disebabkan oleh pihak lain, seperti dalam kasus asuransi properti atau asuransi kendaraan.

Reimbursement biaya pekerjaan

Penggantian biaya-biaya terkait pekerjaan, seperti biaya pembelian peralatan kerja atau biaya pelatihan yang dikeluarkan oleh karyawan dan diajukan kepada perusahaan untuk penggantian.

Prosedur Reimbursement yang Baik dalam Perusahaan

Ada beberapa prosedur reimbursement yang baik dalam perusahaan yang perlu diperhatikan dengan seksama.

Seperti misalnya prosedur yang tertera berikut di bawah ini.

1. Taat pada aturan yang berlaku

Pada dasarnya setiap perusahaan sudah pasti memiliki SOP atau Standard Operational Procedure yang berbeda antara satu perusahaan dengan lainnya.

SOP ini termasuk pula dalam hal reimbursement mulai dari perusahaan kecil sampai dengan perusahaan berskala besar.

Jika memang terdapat aturan tertentu maka sebaiknya karyawan bersedia untuk melakukan reimbursement sesuai dengan aturan tersebut.

Memang aturan yang ada biasanya cukup rumit namun tentunya hal ini bisa diterapkan dengan baik.

Terlebih lagi jika karyawan mau melakukan klaim sesuai dengan aturan yang ada sehingga pengajuan klaim ini bisa sesuai prosedur yang tepat.

2. Persyaratan dokumen disiapkan secara lengkap

Biasanya sebelum melakukan klaim tentunya seluruh dokumentasi yang dibutuhkan haruslah dipersiapkan.

Seluruh dokumentasi yang menjadi bagian dari persyaratan memang harus dipersiapkan dengan baik agar nantinya dapat ditunjukkan pada perusahaan sehingga perusahaan bisa mengganti klaim.

Beberapa dokumentasi persyaratan yang biasanya dibutuhkan untuk mengajukan klaim dan reimbursement antara lain seperti kuitansi dan invoice atau bukti bayar.

Masih ada banyak lagi benda yang bisa dijadikan sebagai bukti dan dokumentasi untuk mengajukan klaim reimbursement.

Namun seluruh bukti dokumentasi tersebut harus dipastikan keasliannya. Sebab perusahaan pada dasarnya hanya akan menerima bukti yang asli saja.

Jika bukti tersebut asli maka perusahaan akan bersedia melakukan penggantian biaya dengan jumlah yang sesuai pada bukti.

Hal ini tentu akan mendukung prosedur reimbursement yang baik secara maksimal.

3. Melakukan proses pengajuan

Tidak bisa dipungkiri bahwa terkadang proses klaim reimbursement membutuhkan waktu yang tidak sebentar.

Beberapa perusahaan bisa saja menerapkan sistem reimbursement dalam waktu yang cukup lama.

Terlebih lagi bagi perusahaan berskala besar yang memiliki cukup banyak jumlah karyawan.

Tentu saja proses klaim reimbursement bisa berlangsung dalam jangka waktu yang cukup lama pada perusahaan seperti ini.

Untuk mengantisipasi hal ini maka Anda bisa melakukan pengajuan klaim dalam waktu yang tidak lama setelah Anda menerima beban.

Beberapa perusahaan juga memiliki aturan bahwa klaim reimbursement hanya bisa dilakukan maksimal beberapa hari saja setelah tanggal yang ada dan tercantum pada bukti bayar.

Untuk itu segera lakukan klaim reimbursement secepatnya setelah Anda mendapatkan bukti bayar.

4. Cek jumlah pengajuan klaim

Hal yang juga tak boleh diabaikan dalam menjalani prosedur reimbursement adalah melakukan pengecekan terhadap jumlah pengajuan klaim.

Saat Anda telah menerima uang dari perusahaan secara tunai maka cek kembali apakah jumlahnya sudah sesuai seperti yang diajukan.

Jika ternyata jumlah yang terima dari perusahaan tidaklah sesuai tentunya Anda bisa menunjukkan bukti bayar yang di tangan Anda untuk mendapatkan ganti dari perusahaan dengan jumlah yang sesuai.

Berarti Anda secara tidak langsung telah membantu perusahaan dalam menangani suatu kesalahan informasi yang berkaitan dengan hal keuangan.

Indikator Kecurangan Tanpa Prosedur Reimbursement yang Baik

Tentunya tanpa prosedur reimbursement yang baik pada perusahaan, maka potensi kecurangan semakin besar.

Beberapa indikator yang dapat dilihat dengan jelas terkait prosedur reimbursement yaitu seperti yang ada di bawah ini.

Pengeluaran seorang karyawan lebih besar

Kecurangan yang dilakukan oleh karyawan di suatu perusahaan juga bisa saja terjadi dalam hal pengajuan klaim reimbursement.

Salah satu hal yang bisa dikatakan dapat mengindikasikan adanya kecurangan dalam klaim reimbursement yang dilakukan oleh karyawan adalah pengeluaran dalam jumlah yang besar.

Baca juga: Pengertian Apa itu Fraud serta Jenis-jenisnya

Klaim reimbursement atas barang yang tidak berhubungan dengan kerja

Bisa juga seorang karyawan mengajukan klaim reimbursement atas sejumlah barang yang telah dibeli namun tidaklah berhubungan dengan pekerjaannya. Atau mungkin barang yang dibelinya tidaklah berhubungan dengan perusahaannya.

Hal ini juga bisa membuat pihak pimpinan perusahaan menjadi lebih waspada terhadap klaim reimbursement yang diajukan oleh karyawan terkait.

Sebab, perusahaan pada akhirnya bisa mengalami kerugian jika terus mengganti uang tersebut.

Mark-up pengeluaran

Hal lain yang turut menjadi indikator bagi adanya kecurangan dalam klaim reimbursement adalah mark-up pengeluaran.

Bisa saja seorang karyawan melakukan mark-up terhadap berbagai pengeluaran yang ternyata nilainya cukup kecil.

Oleh sebab itu sangat penting memastikan prosedur reimbursement yang baik dalam perusahaan.

Memaksimalkan penggunaan kartu kredit

Penggunaan kartu kredit juga perlu dipantau atau lebih diwaspadai. Sebab bisa juga karyawan melakukan penggunaan kartu kredit bahkan hingga limit maksimal.

Hal ini tentunya terasa aneh dan bisa saja menjadi suatu hal yang menyimpang. Penggunaan kartu kredit dengan jumlah yang sangat banyak hingga mencapai batas maksimal kartu kredit pada dasarnya perlu diwaspadai.

Double billing

Kecurangan lainnya yang juga bisa saja terjadi pada suatu perusahaan karena aktivitas dari karyawannya adalah double billing. Istilah double billing ini memiliki arti pengajuan klaim atas pengeluaran yang sama sebanyak dua kali.

Misalnya karyawan melakukan klaim atas penggunaan kartu kredit lalu mengajukan klaim lagi dengan menggunakan struk pengeluaran yang sama. Untuk itu perusahaan harus bisa lebih teliti dalam mengganti karyawan.

Menghindari Kecurangan dalam Reimbursement

Prosedur reimbursement yang baik agar bisa berjalan dengan tepat kini kebanyakan dilakukan oleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi tertentu.

Penggunaan aplikasi diketahui dapat membantu dan mempermudah perusahaan dalam melakukan pengajuan klaim dan reimbursement.

Penggunaan aplikasi juga dapat membantu perusahaan untuk melakukan klaim dan reimbursement secara online sehingga penerapannya cukup mudah dan cepat serta praktis. Hal ini sejenis dengan penggunaan payroll software secara online.

Bukan hanya itu saja, namun aplikasi ini bisa digunakan untuk mengajukan klaim dengan berbagai macam jenis.

Maka segala bentuk kecurangan dari karyawan dalam melakukan klaim dan reimbursement bisa dihindari sehingga tidak akan terjadi.

Sebab pengelolaan yang dilakukan melalui aplikasi ini bisa memberikan hasil yang akurat dan tepat hingga reimbursement yang diajukan oleh karyawan tidak akan sampai merugikan perusahaan.

Salah satu online payroll software terbaik adalah Mekari Talenta yang menawarkan berbagai fitur dalam satu aplikasi.

Anda dapat menggunakan Mekari Talenta untuk mempermudah proses penghitungan gaji karyawan secara cepat dan tepat tanpa perlu melakukan rekap pengeluaran karena sistem telah menghitungnya dengan komponen lainnya seperti pinjaman karyawan atau reimbursement.

Tertarik menggunakan Mekari Talenta? Diskusikan permasalahan HR Anda dan coba gratis demo aplikasi Mekari Talenta sekarang.