Perbedaan Setelah Menggunakan Software HRIS dan Payroll

Perbedaan Setelah Menggunakan Software HRIS dan Payroll

Di era yang serba cepat dan canggih seperti saat ini banyak pekerjaan yang dipermudah dengan bantuan teknologi. Dahulu, pekerjaan dilakukan secara manual oleh tenaga manusia, kini, mulai digantikan dengan teknologi. Ini terlihat dari banyaknya kasir yang mulai digantikan dengan mesin setor dan tarik tunai, pom bensin dengan metode self service, pabrik menggunakan mesin otomatis, hingga pekerjaan di bidang administrasi seperti HRD atau pengelolaan SDM. Kini, banyak perusahaan yang mulai menggunakan bantuan software HRIS dan payroll yang membantu pengelolaan administrasi perusahaan dan karyawan.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Dengan penggunaan HRIS & payroll software seperti ini, seluruh pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien dibandingkan menggunakan tenaga karyawan. Bukan maksud mengurangi karyawan, tapi ini justru bisa membuat karyawan yang ada bisa ditempatkan di beberapa hal dan urusan yang lebih strategis dan penting, misalnya saja pengembangan karyawan itu sendiri. Dengan menggunakan software ini, ada beberapa perbedaan yang mungkin dirasakan. Apa saja itu? Di bawah ini adalah beberapa perbandingan pekerjaan HR sebelum dan sesudah menggunakan software payroll & HRIS.

1. Perubahan Sistem Payroll Karyawan dalam HRIS Software

Perubahan Sistem Payroll Karyawan dalam HRIS Software

Perbedaan yang sangat terlihat ketika Anda mulai menggunakan aplikasi penggajian ini adalah ketika proses perhitungan gaji hingga pembayaran gaji karyawan. Jika sebelum menggunakan aplikasi ini, Anda harus menghitung gaji dengan teliti dan membutuhkan banyak waktu, juga harus melakukan seluruh proses secara manual mulai dari perhitungan absensi, lembur, cuti, keterlambatan pada jam kerja, tunjangan dan masih banyak lagi.

Proses ini tentu sangat berisiko mengalami kesalahan, terutama jika karyawan Anda berjumlah ratusan bahkan ribuan. Bisa dibayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proses tersebut dan berapa banyak tenaga yang harus ikut terjun langsung dalam proses ini? Belum lagi jika terjadi salah perhitungan, berapa banyak kerugian yang harus ditanggung perusahaan?

Selain menghabiskan waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit, proses ini juga bisa membuat proses penggajian menjadi tidak privat atau rahasia. Padahal, penggajian merupakan hal krusial yang harus dirahasiakan oleh seorang HR. Namun, kini Anda sebagai HRD tidak perlu lagi mengurus masalah tersebut secara manual, sehingga tidak ada lagi kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan.

Dengan menggunakan aplikasi atau HR software, penggajian inilah Anda bisa melakukan penghitungan gaji secara otomatis.

Hal ini termasuk komponen penting didalamnya seperti absensi, lembur, cuti, denda keterlambatan, potongan pajak, iuran BPJS Karyawan, dan sebagainya. 

Bukan hanya itu, proses penggajian pun tidak memerlukan banyak waktu dan dapat dibayarkan tepat waktu. Anda juga dapat memonitor secara real time apakah gaji karyawan tersebut sudah dibayarkan atau belum. Jika sudah berhasil dibayarkan, HR software yang bagus juga akan secara otomatis mengirimkan slip gaji kepada masing-masing karyawan, sehingga Anda tidak perlu lagi mengirimkan dan mencetak slip gaji secara manual untuk diberikan ke seluruh karyawan.

Note: Belum coba software HRIS dan payroll? Ketahui11 Manfaat Aplikasi Perhitungan Gaji Karyawan.

2. Penghitungan Absensi Karyawan pada HRIS Software

Penghitungan Absensi Karyawan pada HRIS Software

Anda pasti sudah tidak asing lagi bukan dengan mesin absensi manual seperti fingerprint atau lainnya? Di mana, dengan mesin ini karyawan harus mendatangi dan melakukan clock in dan clock out secara manual ke mesin tersebut sebagai tanda bahwa pada hari itu mereka hadir di kantor.

Kemudian tugas Anda sebagai HR adalah merekap data absensi seluruh karyawan setiap bulannya untuk dilakukan perhitungan sebagai kebutuhan pembayaran gaji karyawan. Proses ini akan menjadi lebih panjang jika karyawan Anda memiliki jam kerja yang lebih dari absensi yang seharusnya. Anda sebagai HR tentu harus memasukkan data ini sebagai upah lembur. Proses ini tentu akan melelahkan bagi karyawan dan juga HR.

Namun, itu adalah masalah kuno yang sudah tidak akan ditemui lagi ketika Anda sudah beralih menggunakan software HR atau aplikasi absensi.

Dengan aplikasi absensi, karyawan tidak perlu lagi antre di depan mesin absensi hanya demi melakukan absensi,

selain itu bagi karyawan yang sering dinas luar seperti melakukan meeting di pagi hari, karyawan tersebut juga tidak perlu lagi datang ke kantor lebih pagi hanya demi melakukan absensi. Dengan software absensi inilah karyawan dapat melakukan absensi kapan dan di mana saja melalui aplikasi ESS atau Employee Self Services.

Hanya bermodalkan handphone dan internet, karyawan bisa melakukan absensi kapan dan di mana saja secara realtime. Selain itu, aplikasi absensi yang bagus juga menyediakan fitur selfie dan GPS yang membantu Anda memonitor karyawan di mana pun dan kapanpun.

Bukan hanya bagi karyawan, aplikasi ini juga membantu Anda sebagai HR. Sekarang Anda tidak perlu lagi melakukan pekerjaan rutin seperti melakukan rekap data maupun penghitungan absensi karyawan. Karena itu semua bisa dilakukan secara otomatis oleh bantuan sistem absensi pada HR software.

Note: Proses penggajian butuh waktu lama? Baca ebook Talenta untuk mengetahui 4 Langkah Hemat Waktu Proses Payroll.

3. Pengajuan Cuti Karyawan Menjadi Lebih Mudah

Pengajuan Cuti Karyawan Menjadi Lebih Mudah

Pernahkah Anda memerhatikan berapa lembar kertas yang harus dihabiskan oleh perusahaan untuk mencetak formulir pengajuan cuti. Bahkan ada juga beberapa perusahaan yang memanfaatkan kertas bekas yang tidak terpakai untuk mencetak formulir pengajuan cuti. Meski terbilang sedikit lebih hemat, ini justru bisa membuat kredibilitas perusahaan di mata karyawannya menjadi buruk. Belum lagi karyawan Anda harus menghabiskan banyak waktu hanya untuk meminta tanda tangan sebagai bukti persetujuan bahwa cuti yang diajukan telah disetujui oleh atasan, manager dan juga HRD. Ditambah lagi ketika atasan mereka sulit ditemukan.

Selain membuat karyawan jadi sulit mengajukan cuti, proses tersebut juga bisa membuat produktivitas karyawan menurun karena waktu yang terbuang sia-sia hanya untuk meminta persetujuan.

HRIS & payroll software membuat karyawan bisa dengan mudah mengajukan cuti melalui aplikasi kapan dan di mana saja.

Atasan atau manager mereka juga bisa mendapatkan notifikasi dan melakukan persetujuan dengan mudah hanya dalam satu klik.

Lalu bagaimana dengan Anda sebagai HR, tentu Anda tidak perlu lagi menghitung saldo cuti yang dimiliki karyawan, karena mereka secara mandiri dapat melihat saldo cuti mereka dengan lebih mudah melalui aplikasi tersebut.

Itulah ketiga hal yang akan sangat terlihat perbedaannya ketika Anda menggunakan HR software dan sebelum menggunakannya. Talenta adalah salah satu HRIS & payroll software yang dilengkapi dengan fitur manajemen penggajian, absensi, dan cuti karyawan. Dengan Talenta, Anda dapat mengelola seluruh masalah administrasi perusahaan dengan lebih mudah, cepat, aman, dan nyaman. Jadi tunggu apalagi? Ajukan demo Talenta sekarang!


PUBLISHED06 May 2020
Novia Widya Utami
Novia Widya Utami