Peran Penting Aplikasi Employee Self Service di Perusahaan 

Peran Penting Aplikasi Employee Self Service di Perusahaan 

Di era digital seperti sekarang, aplikasi Employee Self Service atau ESS merupakan sebuah kebutuhan bagi perusahaan. Aplikasi Employee Self Service dibutuhkan untuk mempermudah dan mempercepat prosedur yang berbelit terutama dalam urusan administrasi HR. 

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

ESS sendiri diartikan sebagai sistem teknologi yang memungkinkan karyawan untuk mempersonalisasi data-data berupa informasi pribadi, kehadiran, gaji, serta urusan HR lainnya. Selain itu sistem ini juga meliputi pengajuan cuti atau izin secara mandiri. 

ESS merupakan salah satu fitur dari HRIS atau Human Resource Information System yang kali pertama diperkenalkan oleh sejumlah perusahaan asal negeri Paman Sam (Amerika Serikat) pada awal tahun 2000 silam, yang bertujuan untuk mempermudah proses pengelolaan administrasi karyawan. 

Note : Baca artikel Begini Cara Memanfaatkan Layanan Coba Gratis Software HRIS

apa itu hris (human resources information system)?

Manfaat Penerapan Aplikasi Employee Self Service 

Aplikasi Employee Self Service atau ESS yang diaplikasikan melalui mobile (mobile apps) menjadi salah satu fitur populer di perusahaan dalam beberapa tahun terakhir. Penerapan ESS berbasis mobile apps mendatangkan beberapa manfaat seperti berikut:

  • Penerapan aplikasi ESS berbasis mobile apps dapat mempercepat urusan administrasi HR dan dilakukan secara real time. Dahulu, untuk mengajukan izin, karyawan harus melalui proses birokrasi yang panjang dan membawa form “dari meja ke meja”.

    Dengan adanya aplikasi Employee Self Service, prosesnya sangat cepat. Karyawan bisa langsung menginput data secara mandiri melalui ponsel masing-masing. Secara tidak langsung aplikasi ESS juga meningkatkan efisiensi.

  • Menjaga keamanan data. Dengan menerapkan aplikasi Employee Self Service berbasis mobile apps, data karyawan akan tersimpan dengan aman di database. Jika suatu saat membutuhkan data tertentu, maka HR hanya perlu mengakses akun aplikasi itu.

  • Menciptakan sistem ramah lingkungan. Jika seluruh transaksi dilakukan melalui mobile apps, maka secara otomatis penggunaan tumpukan kertas akan berkurang.

  • Mudah dioperasikan. Aplikasi Employee Self Service berbasis mobile apps dirancang dengan tampilan yang ramah pengguna sehingga tidak perlu keahlian khusus untuk menjalankannya. Walau sederhana, aplikasi ini mampu memfasilitasi kebutuhan pengguna terkait urusan administrasi HR. 

Note : Baca artikel 7 Bentuk Employee Self Service dalam HRIS

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Memilih Aplikasi HRIS Terbaik

Untuk mendukung pengelolaan karyawan yang optimal di suatu perusahaan, Anda sebagai HR perlu memilih satu di antara sekian banyak aplikasi HRIS terbaik yang dibekali berbagai fitur canggih. Agar tidak salah pilih, ada beberapa hal yang harus diperhatikan.

Memiliki Akses Free Demo

Terkadang, hanya dengan membaca penjelasan terkait aplikasi HRIS beserta fitur-fiturnya di situs web, Anda akan sulit memahami maksudnya. Oleh karena itu, pastikan pihak vendor memberikan akses free demo terhadap aplikasi yang ingin Anda beli. 

Melalui akses free demo, Anda akan lebih mengerti fitur apa saja yang tersedia serta bagaimana cara kerjanya. Jika Anda sudah paham, akan lebih mudah untuk menentukan aplikasi HRIS mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Note : Baca artikel Pentingnya Mencoba Software HRD Gratis Sebelum Membeli

Fitur Lengkap Terintegrasi

Pilihlah aplikasi HRIS yang memiliki fitur lengkap serta dapat diintegrasikan dengan beberapa sistem lainnya. Sebelumnya, jangan lupa lakukan riset kecil-kecilan terhadap beberapa kandidat aplikasi HRIS. Kemudian bandingkan masing-masing fitur, dan cari mana yang paling sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan Anda.

Memiliki Reputasi yang Baik

Sebelum memilih aplikasi HRIS, ada baiknya jika Anda melacak rekam jejak terdahulu vendor melalui sejumlah media sosial, portal berita, ataupun situs web mereka. Cari tahu apakah reputasi mereka baik dan bisa diandalkan. Anda juga bisa mempertimbangkan beberapa testimoni dari perusahaan lain yang pernah memakai produk mereka.

Note : Baca artikel Mengapa HRIS ESS (Employee Self Service) Penting dalam Perusahaan?

Talenta, salah satu software HRIS terbaik, menawarkan beragam manfaat dan solusi cerdas yang dapat membuat pekerjaan HR menjadi lebih mudah dan praktis. Dibekali dengan berbagai fitur canggih seperti time and attendance management hingga payroll management, Talenta mampu memenuhi kebutuhan perusahaan perihal urusan administrasi personalia.

Selain itu, ada pula berbagai fitur HRIS Talenta yang menarik berupa pemenuhan kompensasi karyawan, reimbursement, dan juga absensi berbasis gps dan selfie. Tunggu apa lagi? Dapatkan demo Talenta di sini dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!


PUBLISHED20 Aug 2020
Poppy
Poppy