Apa itu Software Penghitung Gaji? Bagaimana Implementasinya?

Apa itu Software Penghitung Gaji? Bagaimana Implementasinya?

Mengelola proses penggajian memang memusingkan HR dan finance akibat administrasi dan perhitungan yang begitu kompleks. Gaji tidak hanya soal menghitung jam kerja dan membayar lembur, melainkan keterkaitan dengan regulasi seperti pajak dan jaminan kesehatan. Maka dari itu, muncul software penghitung gaji

Apa itu Software Penghitung Gaji?

Software penghitung gaji adalah aplikasi atau perangkat lunak unik yang dikembangkan untuk mengelola gaji karyawan termasuk total perhitungan jam kerja, bonus, tunjangan bahkan perhitungan reimbursement karyawan. 

Pengaturan software penghitung gaji dapat diubah sesuai kebutuhan perusahaan.

Menurut American Payroll Association, software penghitung gaji menghemat waktu proses penggajian hingga 80 persen. 

Software juga biasanya diintegrasikan dengan ringkasan bulanan terperinci baik tentang cuti maupun lembur karyawan. Software penghitung gaji dirasa sangat mengurangi upaya manusia setiap proses penggajian karena hanya dengan satu dua kali klik. Semua sudah tersedia, software juga diyakini sebagai pengganti excel.

Kenapa Software Penghitung Gaji itu Penting?

Untuk menjawab pertanyaan ini, Anda harus bertanya pada diri sendiri, apa yang paling Anda benci dari masalah penggajian? Masalah apa yang datang setiap proses penggajian di perusahaan?

 Hal-hal umum yang terjadi, seperti pembayaran karyawan terlambat, tidak akurat, laporan data yang tertukar antara satu karyawan dengan karyawan lain hingga perselisihan antara pemberi kerja dan karyawan yang bisa berujung di mediasi.

Faktanya, proses penggajian bisa begitu rumit ketika dilakukan manual. Perhitungan manual menggunakan excel memakan waktu yang begitu panjang dan menghabiskan jam kerja karyawan hanya berkutat seputar gaji.

Berikut data uang yang dihabiskan perusahaan ketika mengelola penggajian karyawan dengan software setiap bulannya:

Berikut data waktu yang dihabiskan perusahaan ketika mengelola penggajian karyawan dengan software setiap bulannya:

Apa yang Membedakan Perhitungan Gaji di Software dan di Excel?

Masalah: Manual Solusi: Software Penghitung Gaji
Memakan waktu terlalu banyak dan rentan terhadap ketidakakuratan regulasi pemerintah. Mengotomatiskan hampir semua proses penggajian. Informasi karyawan dan regulasi pemerintah dikonsolidasikan dengan perhitungan otomatis.
Pembayaran gaji karyawan tidak akurat .  Perhitungan yang akurat dan konsisten, memastikan gaji dibayar penuh setiap waktu. 
Ketidaktepatan pajak menimbulkan masalah. Pajak terutang seperti pajak penghasilan dibayar dan dihitung secara otomatis.
Perselisihan karyawan dan perusahaan karena tidak akurat dan transparan. Pembayaran lebih transparan, karyawan mengakses sendiri slip gaji mereka.
Penyimpanan data penggajian karyawan bisa hilang, butuh waktu. Penyimpanan data otomatis dan dapat diakses kapan saja dan dimana saja.
Laporan penggajian biasanya disimpan dalam data terpisah. Berbeda excel atau aplikasi. Memberi laporan penggajian langsung ke dalam genggaman HR atau finance.
Pencurian data oleh pihak lain. Keamanan data lebih terjamin.
Cocok untuk karyawan kurang dari 20. Cocok untuk skala bisnis mana pun.

Apa Saja yang Dihitung dalam Gaji Karyawan?

  • Gaji Pokok

Gaji pokok adalah gaji dasar yang ditentukan sesuai perjanjian antara perusahaan dengan karyawan. Hal ini juga biasanya sesuai dengan jabatan atau tugas tertentu. Gaji pokok mencerminkan tingkat kesulitan dan pekerjaan yang diemban.

  • PPh 21

Pajak penghasilan (PPh 21) adalah jenis pajak yang dikenakan terhadap penghasilan berupa gaji, upah, honorarium, tunjangan dan pembayaran lain yang diterima karyawan, bukan karyawan, mantan karyawan, penerima pesangon dan lain-lain.

  • BPJS

BPJS adalah jaminan kesehatan dan kerja untuk karyawan yang menjadi prioritas perusahaan.BPJS karyawan terdiri atas BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.

  • Lembur

Lembur adalah jam kerja karyawan yang melebihi jam kerja reguler dalam satu hari. Jam kerja reguler terdiri atas 7 jam/hari untuk 6 hari kerja dan 8 jam/hari untuk 5 hari kerja dalam seminggu.

  • THR

THR atau Tunjangan Hari Raya adalah tunjangan yang diberikan perusahaan kepada karyawan menjelang hari raya Keagamaan berupa uang. 

  • Absensi

Absensi adalah kegiatan pencatatan data guna mengetahui jumlah kehadiran karyawan dalam periode pembayaran gaji yang telah dilakukan. Setiap waktu yang digunakan karyawan memerlukan absensi, baik ketika mulai bekerja maupun sesudah bekerja.

  • Pinjaman

Ketika menghitung gaji, angsuran pinjaman karyawan juga dapat termasuk ke dalam perhitungan. Tidak semua perusahaan menerapkan pinjaman, tetapi software penghitung gaji harus dapat melakukannya.

Bagaimana Persiapan Perusahaan Sebelum Menggunakan Software?

Ada begitu banyak yang diajukan ketika akan menggunakan software penghitung gaji, mulai dari informasi apa saja yang dibutuhkan hingga bagaimana penggunaan setiap fiturnya.

85 persen pengguna software mengalami minimal 1 masalah dan 37 persen mengatakan implementasi software memakan waktu.

 

Maka dari itu, berikut persiapan yang diperlukan ketika mulai menggunakan software.

1. Pastikan Software Memenuhi Kebutuhan Perusahaan

Sebelum mulai menggunakan software penghitung gaji, pastikan software benar-benar memenuhi kebutuhan perusahaan. 

Tentukan apa yang diperlukan perusahaan terlebih dahulu. Jika software tidak sesuai software tidak akan begitu efektif pengaplikasiannya. Setidaknya mencakup beberapa fitur seperti:

  • Otomatisasi perpajakan
  • Slip gaji karyawan secara otomatis tiap penggajian
  • Kemudahan akses karyawan
  • Kompatibilitas di smartphone
  • Pemantauan kehadiran karyawan
  • Dan lain-lain (sesuai kebutuhan).

Setelah mengetahui kebutuhan, Anda dapat mengesampingkan fitur software yang tidak berfungsi untuk perusahaan. 

Juga, pertimbangkan keinginan Anda — hal-hal yang Anda inginkan, tetapi tidak diperlukan. Mengetahui keinginan dapat membantu Anda memilih di antara dua software yang serupa.

2. Pastikan Profil Perusahaan

Ketika Anda akan menggunakan software penghitung gaji, Anda pasti membutuhkan informasi tentang bisnis secara resmi termasuk “nama bisnis” dan “alamat.

Jadi, pastikan bisnis sudah pasti dan jelas serta terdaftar di lembaga resmi agar memudahkan proses bisnis perusahaan kedepannya.

3. Kumpulkan Informasi Karyawan

Ketika akan mengatur software penghitung gaji, perusahaan harus menginput informasi tentang semua karyawan. Biasanya, informasi dasar yang dibutuhkan

  • Nama
  • Email
  • Jenis Kelamin
  • Tempat dan Tanggal Lahir
  • Nomor Telepon
  • Status Perkawinan
  • Agama
  • NIK
  • Alamat

Hal-hal lain terkait status kepegawaian di perusahaan Anda seperti:

  • Nomor ID Karyawan
  • Nama Perusahaan
  • Nama Divisi
  • Posisi Pekerjaan
  • Status Karyawan
  • Tanggal Join dan Selesai (Jika karyawan kontrak).

4. Tentukan Periode Pembayaran Gaji

Ketika Anda mengatur software penghitung gaji, tetapkan periode pembayaran gaji karyawan. Seberapa sering Anda membayar karyawan, misalnya mingguan, dua mingguan, atau bulanan.

Jika sebelumnya sudah ditentukan, evaluasi kembali apakah cara tersebut efektif atau tidak. Anda juga bisa melakukan survei kepuasan kepada karyawan terkait periode pembayaran gaji. Pastikan karyawan mendapat kompensasi yang layak.

Dalam hal ini, pastikan Anda mematuhi perundang-undangan seperti UU Ketenagakerjaan No.23 Tahun 2003. Baca dan pahami baik-baik.

Note: Masalah proses gaji karyawan diyakini dapat terselesaikan dengan software payroll, baca selengkapnya Atasi 6 Masalah Penggajian dengan Software Payroll Online

5. Kaji Ulang Gaji atau Upah Karyawan

Anda perlu memasukkan berapa banyak bayaran pada setiap karyawan, kaji ulang pembayaran tersebut apakah ada yang perlu disesuaikan atau tidak.

Tentukan juga soal pembayaran lembur, bonus atau pemberian tunjangan kepada karyawan. Ketika akan menginputnya, Anda mungkin akan mempertimbangkan kompensasi lain seperti aturan cuti atau sakit dalam software. 

6. Kumpulkan Catatan Penggajian Sebelumnya

Jika perusahaan telah melakukan penggajian sebelum menggunakan software, masukkan catatan penggajian yang pernah dilakukan sebelumnya.

Hal ini juga dapat membantu software mengetahui bagaimana perhitungan gaji atau pajak atau potongan dari periode sebelum  menggunakan software.

Berpindah ke software penghitung gaji memang tidak menakutkan, tidak perlu takut administrasi justru jadi berantakan. Perlahan tapi pasti. Jika memang data yang perlu diinput banyak, cicil data tersebut.

Pada akhirnya, software akan menghemat waktu dan mengelola penggajian karyawan setiap periodenya.  

Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Implementasi Software?

Implementasi software penghitung gaji adalah proses penting yang sering diabaikan dalam skema transisi penggunaan sistem baru.

Kesalahan yang sering terjadi adalah orang-orang meremehkan waktu yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem baru dan membuat karyawan mengenal software dengan baik dalam kehidupan sehari-hari.

Menurut studi, sebagian besar sistem membutuhkan waktu sekitar 6-8 minggu untuk diimplementasikan.

Hal tersebut berlaku jika langkah yang diberikan sudah tepat. Untuk itu, perusahaan perlu berbicara dengan penyedia software tentang rata-rata waktu yang biasa digunakan untuk mengimplementasikan sistem mereka. 

Fase Transisi dari Manual Menuju Digital

Penelitian dan Penemuan 2-3 minggu, semua proses bisnis diaudit, HR dan manajemen memutuskan apa yang perlu diotomatisasikan. Setiap langkah selanjutnya ditetapkan.
Instalasi Beberapa hari, tahap ini tidak memakan waktu lama. Konsultasikan dengan penyedia aplikasi agar menghindari boros waktu.
Konversi Data Berhari-hari atau berminggu-minggu, kompatibilitas sistem lama dengan baru, seberapa banyak data yang perlu diinput.
Konfigurasi, Tinjauan dan Pengujian Minimal 1 minggu, sambil konversi data, dasbor software perlu dikonfigurasikan sesuai kebutuhan perusahaan, lalu ditinjau dan diuji. 
Pelatihan Karyawan Beberapa minggu, jadwalkan pertemuan untuk pengenalan sistem baru perusahaan kepada karyawan. Beri mereka ruang untuk memberi feedback.
Go-Live Kurang dari 1 minggu, sambil pelatihan, tahap go-live dimulai. Software secara resmi mulai digunakan di perusahaan.
Tinjauan dan Feedback Beberapa hari, kemanjuran sistem harus didiskusikan. Setiap feedback dicatat dan diselesaikan, jika relevan.

Tips Memilih Software Penghitung Gaji

Dalam menentukan software penghitung gaji juga tidak dapat sembarangan. Terlebih proses implementasi software dapat berjalan selama berminggu-minggu. Berikut tips memilih software penghitung gaji:

1. Tampilan Simple & Bahasa Sederhana

Perhatikan tampilan interface software tersebut, serta penggunaan bahasanya. Apakah perintah dan interface-nya jelas? Apakah bahasa pengantar mudah dimengerti? Semakin sederhana, semakin profesional.

2. Fitur Lengkap

Perhitungan gaji karyawan tentu tidak melulu soal gaji pokok, bonus dan tunjangan. Beberapa hal lain yang memengaruhi seperti absen, izin serta lembur sangat diperlukan mengingat semuanya saling berkaitan.

Oleh karena itu, pastikan software memiliki fitur lain seperti absensi online atau pengelolaan tugas karyawan.

3. Transparan & Dapat Diakses Karyawan

Software penghitung gaji tidak boleh hanya menguntungkan perusahaan saja. Transparansi sangat penting dalam suatu organisasi, terlebih soal pembayaran gaji.

Maka dari itu, pilihlah software yang memiliki employee self service (ESS), sehingga karyawan dapat mengakses data pribadi mereka ke dalam aplikasi.

5. Perhitungan Cepat & Up To Date

Salah satu tujuan perusahaan menggunakan software penghitung gaji adalah untuk mendapat hasil  maksimal dengan cepat. 

Jadi, pastikan otomatisasi gaji di aplikasi cepat dan terintegrasi, serta up to date terhadap segala regulasi pemerintah seperti perubahan pajak dan BPJS.

6. Keamanan Data Perusahaan

Teknologi dapat menjadi kelebihan dan kelemahan di masa digital seperti ini. Kelebihannya, semua jadi akurat dan cepat. Kekurangannya, terkadang keamanan data tidak terjamin.

Sedangkan data karyawan dan perusahaan bersifat rahasia, maka pilih software yang menjaga keamanan data serta perhatikan perizinan akses pada setiap posisi/jabatan karyawan. Contohnya, akses manajer berbeda dengan akses terhadap karyawan. 

Maka dari itu, pilih software terpercaya yang sudah digunakan banyak perusahaan. Misalnya Talenta, software penghitung gaji berbasis cloud yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.

Note: Bagaimana testimoni tentang software Talenta? Baca artikel Strategi Fore Coffee Kelola Beragam Shift Karyawan

Kenapa Memilih Talenta sebagai Software Penghitung Gaji Perusahaan Anda?

Kenapa Memilih Talenta sebagai Software Penghitung Gaji Perusahaan Anda?

Talenta terintegrasi dengan absensi online dan mobile employee-self service, proses perhitungan penggajian jadi lebih praktis bahkan saat WFH atau WFO. 

  • Hitung Pajak sesuai Regulasi

Menghitung pajak perusahaan atau pajak penghasilan lebih mudah dengan Talenta. Semua komponen dikalkulasikan secara otomatis dengan laporan yang komprehensif sesuai regulasi.

  • Pengelolaan Gaji secara Remote

Talenta diyakini sebagai satu solusi untuk segala kebutuhan pengelolaan gaji secara remote. Perhitungan gaji dari absensi, klaim benefit karyawan dan kebutuhan lainnya disintegrasi otomatis di fitur Talenta. 

  • Transfer Gaji ke Rekening Mana Pun Tanpa Biaya

Ketika pembayaran gaji, biasanya perusahaan direpotkan dengan perbedaan akun bank yang dimiliki karyawan. Dengan Talenta? Transfer ke semua rekening bank tak lagi memerlukan biaya admin. 

  • Keamanan Data Berbasis Cloud

Dengan sistem berbasis cloud, software penghitung gaji Talenta dapat diakses di mana saja dan kapan saja beserta layanan up-time yang optimal. Talenta tidak ada dependensi dari sistem lain yang perlu digunakan perusahaan.

Selain penghitung gaji, Talenta juga dihadirkan dengan Solusi Manajemen Waktu, Solusi HRIS dan Mekari Benefit. Silahkan akses Solusi Talenta untuk lebih lengkapnya. 

Talenta mendukung segala kebutuhan industri di skala kecil,menengah maupun besar. Tak ada minimum karyawan untuk menggunakan Talenta. Cari software penghitung gaji lengkap dan mudah digunakan? Cuma Talenta jawabannya.


PUBLISHED01 Jul 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah