HR Planning 5 min read

Pentingnya HR Service dan Perbandingannya dengan HR Software

By Jordhi FarhansyahPublished 20 Oct, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Pernah mendengar istilah HR service? HR service sendiri sebenarnya merujuk pada sebuah layanan atau jasa yang membantu perusahaan dalam mengurus kebutuhan human resource (HR).

Proses HR service membutuhkan jasa pihak ketiga untuk membantu karyawan menjalankan fungsi HR. Perusahaan pun dapat memilih untuk menyerahkan sebagian fungsi HR ke sebuah layanan atau seluruhnya.

Secara umum, HR service dapat mencakup berbagai aspek HR seperti penggajian, administrasi HR, absensi, rekrutmen, hingga manajemen karyawan.

Berbagai pekerjaan ini dapat dibantu oleh pihak ketiga sehingga perusahaan bisa mendapatkan hasil yang lebih baik dan mereka bisa fokus untuk meningkatkan bisnis.

Jenis HR service
hr service

Beberapa jenis HR service yang saat ini umum digunakan adalah sebagai berikut.

Total HR service/HR outsourcing

HR service yang menyeluruh bisa disebut sebagai HR outsourcing. Perusahaan memiliki pilihan untuk mengalihkan seluruh fungsi HR mereka kepada perusahaan outsourcing HR yang berspesialisasi.

Hal ini setara dengan memiliki departemen HR internal, walaupun diserahkan kepada pihak ketiga. Dalam HR service model ini, seluruh aspek HR dikelola oleh penyedia layanan.

Klien hanya perlu mempertahankan profesional HR senior yang juga berperan sebagai ahli strategi HR.

Beberapa tugas yang bersifat non-strategis dan interaksi dengan karyawan dijalankan oleh penyedia layanan.

Mulai dari pekerjaan administratif HR yang mendasar hingga tugas yang berkaitan dengan disiplin dan proyek-proyek HR jangka panjang akan dikelola oleh mereka, contohnya seperti manajemen performa karyawan.

Pada gilirannya, hal ini akan mengurangi beban dan tanggung jawab HR bagi pemilik bisnis.

HR outsourcing membantu melengkapi kekurangan dalam keahlian HR internal dan juga meningkatkan efisiensi operasional HR secara keseluruhan dan seringkali dengan biaya yang lebih efisien.

HR outsourcing juga menyediakan software beserta tim yang ahli dalam menangani tugas administratif di perusahaan Anda.

Keuntungannya, HR outsourcing dapat menghemat banyak waktu dan sumber daya yang dapat dialokasikan untuk fokus lain dalam bisnis. Selain itu, semua masalah HR akan ditangani oleh para ahli HR yang kompeten.

Namun, seperti yang diantisipasi, pengalihan seluruh fungsi HR melalui model ini memiliki biaya yang lebih tinggi.

Software HR

Software HR adalah salah satu HR service yang sifatnya sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi dan performa dari divisi HR yang sudah ada di perusahaan.

Layanan software HR menyediakan perangkat lunak dan infrastruktur sebagai layanan. Dengan kata lain, perusahaan Anda akan memperoleh akses ke perangkat lunak mereka melalui platform yang umumnya menggunakan teknologi cloud.

Software HR berbasis cloud membantu Anda mempertahankan fungsi HR internal tetapi secara efisien menyederhanakan proses-proses HR.

Software HR menyediakan beragam fitur, termasuk manajemen karyawan, otomasi proses administrasi karyawan, penggajian, manajemen data karyawan, pelacakan kehadiran, dan manajemen cuti.

Namun, banyak penyedia perangkat lunak HR juga menawarkan alat-alat dan fitur tambahan, seperti:

  • Portal self-service karyawan
  • Platform pelatihan dan program pelatihan karyawan
  • Rekrutmen karyawan
  • Manajemen performa

Keuntungannya dengan biaya yang lebih terjangkau, software HR dapat membantu menyederhanakan manajemen internal, menghemat waktu, dan sumber daya yang dapat dialokasikan ke area lain.

Sementara itu kekurangannya, manajemen HR masih menjadi tanggung jawab karyawan perusahaan. Meskipun software HR dilengkapi dengan dukungan dasar, penyedia tidak akan memberikan konsultasi atau saran terkait masalah HR.

Apakah HR service bisa dilakukan dengan bantuan pihak ketiga?

Jawabannya, tentu saja bisa. Penggunaan HR service menggunakan jasa pihak ketiga sangat mungkin dilakukan atau bahkan dianjurkan.

Pertama, bagi perusahaan yang baru saja merintis bisnis dan tidak memiliki sumber daya internal yang cukup, menggunakan HR outsourcing mungkin bisa menjadi pilihan.

Pasalnya, dengan menggunakan jasa HR outsourcing, bisnis yang baru saja Anda bangun dapat fokus pada pengembangan terlebih dahulu.

Anda mungkin baru bisa merekrut sedikit karyawan untuk permulaan. Anda tentu ingin dengan jumlah karyawan yang minim, Anda bisa meraih pertumbuhan semaksimal mungkin.

Memang, pengelolaan karyawan adalah hal yang penting, namun jika dengan menggunakan HR service dan menyerahkan tugas HR secara outsourcing akan menghemat biaya, tentu merupakan hal yang baik.

Biaya juga bisa ditekan lebih murah karena dengan karyawan yang sedikit, perusahaan mungkin hanya membutuhkan fungsi HR yang sifatnya administratif seperti pembayaran gaji, mengurus absensi, atau mengelola database karyawan.

Ketika tim sudah semakin berkembang dan Anda membutuhkan fungsi HR yang lebih kompleks, Anda mungkin bisa memutuskan untuk membuat divisi HR tersendiri.

Lalu bagaimana dengan penggunaan software HR? Jika perusahaan sudah memfungsikan HR, penggunaan software ini akan membuat tugas mereka menjadi lebih efisien.

Software HR bisa digunakan di perusahaan mana pun, mulai dari yang masih merintis sampai enterprise sekali pun.

Umumnya, penyedia software HR juga memiliki fitur yang dapat digunakan menyesuaikan kebutuhan perusahaan.

Tentunya karena setiap perusahaan memiliki permasalahan HR yang beragam, berbagai fitur yang ada di software HR akan menjadi solusi yang tepat dalam menyelesaikan masalah.

Berikut beberapa contoh HR service yang ada di Indonesia.

HR outsourcing

  • Acclime Indonesia
  • Abhitech
  • TAP Recruitment Indonesia

Software HR

  • Mekari Talenta
  • Gadjian
  • GreatDay
  • Hadirr

Contoh-contoh bantuan HR service dari pihak ketiga

Layanan yang disediakan oleh HR service dapat beragam dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Berikut adalah beberapa contoh layanan yang sering disediakan oleh HR service.

Payroll

Layanan penggajian karyawan adalah salah satu layanan HR yang paling umum. Hal ini dikarenakan penggajian karyawan merupakan hal yang cukup kompleks mengingat banyaknya komponen di dalamnya.

Manajemen absensi

Manajemen absensi karyawan juga jadi salah satu aspek yang tidak kalah penting karena berkaitan dengan gaji karyawan. Dengan layanan ini, perusahaan juga jadi tahu seperti apa data absensi karyawan, mulai dari yang tepat waktu, telat, atau izin.

Manajemen data karyawan

Layanan ini mencakup pemeliharaan dan manajemen data pribadi karyawan, seperti informasi kontak, data kepegawaian, riwayat pekerjaan, catatan pelatihan, dan pengarsipan dokumen.

Rekrutmen dan onboarding

HR service dapat  membantu dalam proses rekrutmen, mulai dari pembuatan deskripsi pekerjaan, pemasangan iklan lowongan pekerjaan, pemilahan lamaran, wawancara karyawan, hingga penawaran kerja kepada kandidat yang dipilih.

Hal ini juga mencakup orientasi bagi karyawan baru, penyediaan peralatan kerja, pemberian peraturan perusahaan, dan pembukaan dokumen administratif.

Manajemen kinerja

Layanan yang sifatnya lebih strategis ini melibatkan penyusunan dan pelaksanaan program evaluasi kinerja, penilaian kinerja karyawan, serta pengembangan rencana pengembangan individu.

Manajemen pelatihan dan pengembangan

HR service merencanakan dan menyelenggarakan pelatihan dan pengembangan untuk karyawan, sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan.

Layanan ini membantu perusahaan untuk memastikan bahwa aspek-aspek kritis dalam hubungan perusahaan-karyawan serta fungsi HR dapat dijalankan dengan baik sesuai dengan kebijakan dan praktik yang ada.

Perbandingan HR service vs HR software, pilih yang mana?

Tidak bisa dipungkiri bahwa HR merupakan hal yang sangat krusial di dalam perusahaan. Namun, masih banyak fungsi HR yang belum dijalankan dengan optimal dan cenderung disepelekan.

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan HR service seperti jasa outsourcing, berarti perusahaan Anda memang membutuhkan manpower khusus untuk menangani HR.

HR outsourcing sangat tepat sebagai solusi yang Anda bisa gunakan untuk menjalankan fungsi HR dengan resource berpengalaman.

Namun ketika Anda sudah memiliki divisi HR dan ingin meningkatkan prosesnya supaya menjadi lebih efisien dengan otomasi, maka Anda membutuhkan software HR.

Software HR memiliki banyak fungsi yang dapat Anda kustomisasi sesuai kebutuhan, mulai dari proses HR inti seperti payroll dan absensi, hingga solusi HR yang lebih strategis seperti rekrutmen dan manajemen pelatihan karyawan.

Lalu, software HR apa yang cocok untuk Anda gunakan?

Memperkenalkan Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah software human resource information system (HRIS) berbasis cloud untuk menyederhanakan proses kerja HR.

Mekari Talenta juga memiliki fitur yang dapat menjadi solusi atas segala hambatan dan permasalahan yang selama ini tim HR hadapi.

Ketika Anda membutuhkan sistem absensi yang mengakomodir kebutuhan dunia kerja modern, Mekari Talenta memiliki Attendance Management, sistem absensi yang sudah terintegrasi dengan sistem payroll sehingga Anda tidak perlu lagi merekap absensi karyawan secara manual.

Selain itu, fitur Live Attendance juga memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi di mana saja tanpa perlu hadir di tempat kerja. Anda juga dapat mengelola shift karyawan dengan mudah dan karyawan dapat mengaksesnya melalui aplikasi mobile.

Fitur Payroll juga memungkinkan Anda untuk mengkalkulasi gaji karyawan beserta komponennya secara otomatis, hanya membutuhkan waktu sekejap. Hal ini mengurangi beban kerja HR yang sebelumnya mungkin harus merekap absen sekaligus menghitung gaji secara manual.

Selain fitur-fitur administratif, Mekari Talenta juga memiliki fitur yang lebih advance seperti Performance Management untuk mengelola kinerja dan KPI, serta Talent Development bagi perusahaan yang ingin memantau perkembangan karyawan untuk persiapan mereka ke jenjang karier berikutnya.

Apa pun permasalahan HR yang dirasakan karyawan, Mekari Talenta sebagai penyedia HR service berupa software HRIS mampu mengakomodir kebutuhan perusahaan.

Untuk itu, jika Anda tertarik untuk menggunakan Mekari Talenta sebagai software HR, Anda bisa mulai berkonsultasi pada tim kami sekaligus mencoba demo aplikasinya secara gratis.

banner tentu bisa june
Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.