HRIS atau Human Resource Information System adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola seluruh proses dan data terkait sumber daya manusia secara terpusat. Mulai dari absensi, cuti, payroll, hingga penilaian kinerja, semuanya dapat diotomatisasi dan terintegrasi melalui platform HRIS.
Untuk memahami konsep HRIS lebih jauh, Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya di artikel berikut. Dengan semakin pentingnya peran HRIS dalam operasional modern, memilih vendor yang tepat menjadi keputusan strategis yang perlu ditangani secara hati-hati melalui proses due diligence.
Proses Due Diligence
Due diligence adalah proses evaluasi menyeluruh yang dilakukan perusahaan sebelum memutuskan bekerja sama dengan vendor tertentu, termasuk vendor software HRIS.
Proses ini penting karena implementasi HRIS adalah investasi jangka panjang yang berdampak langsung pada produktivitas, efisiensi, dan keamanan data perusahaan.
Tanpa due diligence yang tepat, perusahaan berisiko memilih vendor yang tidak kompatibel, kurang aman, atau tidak mampu memenuhi kebutuhan jangka panjang.
Tahapan due diligence biasanya dimulai dengan pengumpulan informasi mengenai vendor, termasuk kapabilitas teknologi mereka, rekam jejak implementasi, stabilitas perusahaan, serta standar keamanan data.
Perusahaan juga perlu melakukan demo produk, wawancara dengan tim teknis, meminta studi kasus, hingga meninjau dokumentasi teknis dan SLA yang ditawarkan.
Seluruh proses ini memastikan bahwa vendor yang dipilih benar-benar mampu memberikan solusi yang aman, andal, dan sesuai kebutuhan organisasi.
Baca juga: Tahapan Go Live HRIS: Panduan Lengkap dari Data Cleansing hingga Hyper-Care
Checklist Due Diligence Vendor Software HRIS
Untuk membantu perusahaan melakukan evaluasi secara lebih terstruktur, berikut adalah checklist lengkap yang dapat digunakan dalam proses due diligence vendor HRIS.
Keamanan data dan kepatuhan terhadap regulasi menjadi aspek utama yang harus diperiksa. Vendor perlu memiliki protokol keamanan berstandar industri seperti enkripsi data, kontrol akses, audit log, hingga sertifikasi seperti ISO 27001.
Selain itu, kepatuhan terhadap regulasi lokal, termasuk UU PDP (Perlindungan Data Pribadi), menjadi faktor wajib agar data karyawan tetap aman dan dikelola secara legal.
Hal berikutnya yang harus dievaluasi adalah kemudahan penggunaan dan kemampuan integrasi. HRIS yang baik harus memiliki antarmuka yang intuitif, mudah dipahami oleh HR maupun karyawan, serta mampu terhubung dengan sistem lain seperti payroll, accounting, atau ERP.
Integrasi yang buruk berpotensi menimbulkan kerja manual tambahan yang justru menghambat efisiensi.
Perusahaan juga perlu memperhatikan kualitas dukungan pelanggan dan layanan purna jual yang ditawarkan vendor. HRIS merupakan sistem kritikal, sehingga keandalan support menjadi hal penting. Anda perlu memastikan adanya team support lokal, SLA yang jelas, dokumentasi lengkap, serta pelatihan pengguna.
Selain itu, penting untuk mengevaluasi struktur biaya dan model harga dari vendor. Setiap vendor dapat menawarkan paket harga berbeda, seperti per karyawan, per modul, atau langganan tahunan. Memahami model harga membantu perusahaan menghindari biaya tersembunyi seperti biaya konfigurasi tambahan, migrasi data, atau support premium.
Untuk mendapatkan gambaran objektif, Anda juga dapat meninjau ulasan dan testimoni dari pengguna lain. Reputasi vendor di industri, jumlah klien, serta testimoni implementasi dapat mencerminkan kualitas produk dan pelayanan yang ditawarkan.
Terakhir, pastikan fitur-fitur yang tersedia dalam HRIS sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tidak semua HRIS memiliki kedalaman fitur yang sama. Evaluasi fitur seperti absensi online, payroll, cuti, rekrutmen, performance management, hingga workflow approval, kemudian cocokkan dengan skala dan kompleksitas organisasi Anda.
Baca juga: Panduan Lengkap: Cara Membuat SOP HR di HRIS
Studi Kasus atau Contoh
Sebagai ilustrasi, sebuah perusahaan ritel dengan lebih dari 1.000 karyawan berhasil memaksimalkan implementasi HRIS setelah menjalankan proses due diligence yang ketat.
Mereka membandingkan empat vendor, melakukan uji coba sistem selama beberapa minggu, dan meninjau portofolio implementasi vendor di industri yang sama.
Hasilnya, mereka memilih vendor yang tidak hanya menawarkan fitur lengkap, tetapi juga support harian yang responsif. Berkat tahapan due diligence tersebut, proses implementasi berjalan lancar dan perusahaan berhasil menurunkan waktu proses payroll hingga 60%.
Contoh lain datang dari perusahaan teknologi yang sebelumnya mengalami masalah dalam integrasi HRIS lama mereka dengan sistem payroll dan absensi.
Setelah menjalankan due diligence mendalam, termasuk pengecekan API, uji integrasi, dan uji beban penggunaan, mereka memilih vendor yang memiliki kemampuan integrasi kuat dan dokumentasi teknis lengkap.
Kini, proses operasional HR mereka jauh lebih otomatis dan minim error.
Baca juga: Perbedaan Payroll dan Software HRIS: Memahami Fungsi dan Manfaatnya
Kesimpulan
Due diligence adalah langkah penting yang tidak boleh dilewatkan dalam pemilihan vendor software HRIS. Dengan mengevaluasi keamanan data, fitur, kualitas support, integrasi, serta reputasi vendor, perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat dan menghindari risiko implementasi yang gagal.
Checklist ini membantu organisasi memastikan bahwa HRIS yang dipilih benar-benar mampu mendukung operasional dan pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang. Dengan persiapan dan evaluasi yang matang, perusahaan dapat memaksimalkan manfaat digitalisasi HR secara optimal.
Nah, kalau Anda memutuskan untuk memilih Mekari Talenta sebagai software HRIS perusahaan, Anda bisa mengetahui berbagai fitur Mekari Talenta lebih lanjut dengan berdiskusi bersama tim sales kami. Selain itu, Anda juga bisa mencoba demo aplikasinya secara gratis. Tunggu apalagi? Gunakan Mekari Talenta sekarang juga.
