Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola proses HR secara terintegrasi, mulai dari absensi, payroll, administrasi karyawan, hingga laporan HR.
Seiring meningkatnya ketergantungan perusahaan pada teknologi ini, audit HRIS menjadi langkah penting untuk memastikan bahwa sistem berjalan optimal, aman, dan tetap mematuhi regulasi yang berlaku.
Audit HRIS secara berkala juga membantu perusahaan menemukan potensi masalah sejak dini, meningkatkan efisiensi proses HR, serta memastikan data karyawan tetap terlindungi.
Mengapa Audit HRIS Penting?
Audit HRIS memiliki peran penting dalam memastikan sistem tetap aman, efektif, dan sesuai peraturan.
Dalam konteks kepatuhan, audit HRIS membantu perusahaan menilai sejauh mana sistem mengikuti regulasi ketenagakerjaan, kebijakan internal, dan aturan perlindungan data seperti UU PDP.
Hal ini sangat penting untuk menghindari sanksi hukum dan menjaga reputasi perusahaan.
Dari sisi keamanan data, audit membantu mengidentifikasi risiko seperti akses pengguna yang tidak sesuai, enkripsi yang lemah, atau celah keamanan yang berpotensi dimanfaatkan pihak tidak bertanggung jawab.
HRIS menyimpan data sensitif seperti NIK, slip gaji, hingga dokumen pribadi, sehingga keamanan menjadi prioritas utama.
Audit juga penting untuk memastikan efisiensi sistem. Seiring perubahan kebutuhan bisnis, fitur HRIS mungkin tidak lagi selaras dengan proses HR terbaru.
Dengan audit rutin, perusahaan dapat memastikan bahwa semua fitur berfungsi optimal, integrasi berjalan lancar, dan tidak ada proses yang memperlambat kinerja operasional.
Baca juga: Checklist Due Diligence untuk Vendor Software HRIS
Checklist Audit HRIS
Agar proses audit berjalan terstruktur dan menyeluruh, berikut adalah checklist audit HRIS yang dapat digunakan perusahaan untuk memastikan kinerja dan kepatuhan sistem.
1. Data dan Keamanan
Audit dimulai dengan memeriksa keamanan data, khususnya akses pengguna. Perusahaan perlu memverifikasi bahwa setiap pengguna memiliki hak akses yang sesuai dengan perannya, tanpa akses berlebihan yang dapat menimbulkan risiko.
Selain itu, enkripsi data, baik saat pengiriman maupun penyimpanan, perlu diperiksa untuk memastikan data tetap aman dari ancaman eksternal. Sistem juga harus memiliki fitur audit trail yang mencatat setiap aktivitas untuk memudahkan pelacakan jika terjadi insiden keamanan.
2. Fungsionalitas Sistem
Tahap selanjutnya adalah pengujian fungsionalitas inti HRIS. Ini meliputi uji coba fitur payroll, absensi, manajemen karyawan, dan pembuatan laporan HR untuk memastikan semuanya berjalan sesuai prosedur yang berlaku di perusahaan.
Evaluasi integrasi juga penting, apakah HRIS terhubung dengan aplikasi terkait seperti payroll, ERP, atau sistem kehadiran tanpa gangguan? Integrasi yang buruk dapat menyebabkan data tidak sinkron, yang berpotensi memicu kesalahan administratif.
3. Kepatuhan dan Kebijakan
Audit juga harus meninjau kebijakan privasi data yang berlaku dalam perusahaan. Hal ini mencakup bagaimana data dikumpulkan, disimpan, digunakan, dan dihapus sesuai peraturan perlindungan data serta ketentuan ketenagakerjaan.
Selain itu, tinjauan terhadap kepatuhan sistem terhadap peraturan ketenagakerjaan seperti ketentuan lembur, tunjangan, dan pajak sangat penting untuk mencegah kesalahan yang dapat berdampak hukum.
4. Pengalaman Pengguna
Tidak hanya soal teknis, audit HRIS juga mencakup evaluasi pengalaman pengguna. Perusahaan perlu mengumpulkan umpan balik dari pengguna untuk mengetahui apakah sistem mudah digunakan, apakah antarmuka intuitif, dan apakah alur kerja mendukung efisiensi.
Audit juga menilai ketersediaan pelatihan dan dukungan pengguna, apakah pengguna mendapatkan panduan yang cukup untuk memanfaatkan fitur HRIS secara maksimal.
Baca juga: Tahapan Go Live HRIS: Panduan Lengkap dari Data Cleansing hingga Hyper-Care
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Salah satu kesalahan paling umum adalah mengabaikan pelibatan pihak terkait seperti tim HR, IT, security, atau bahkan perwakilan karyawan. Padahal, pandangan dari berbagai pihak dapat memberikan perspektif yang lebih akurat mengenai kondisi sistem.
Audit yang hanya dilakukan satu divisi cenderung menghasilkan temuan yang tidak lengkap.
Kesalahan umum lainnya adalah tidak mendokumentasikan hasil audit. Dokumentasi audit adalah catatan penting yang dapat digunakan untuk pemantauan perbaikan dan referensi audit berikutnya.
Tanpa dokumentasi, perusahaan berisiko mengulangi masalah yang sama atau kehilangan data temuan penting yang berdampak pada perbaikan jangka panjang.
Kesimpulan
Audit HRIS merupakan langkah penting untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan aman, efisien, dan mematuhi regulasi yang berlaku. Dengan melakukan audit secara teratur, perusahaan dapat mendeteksi kelemahan lebih cepat, meningkatkan kualitas operasional HR, dan menjaga integritas data karyawan.
Checklist audit HRIS dalam artikel ini dapat menjadi pedoman yang membantu organisasi melakukan evaluasi secara menyeluruh agar keputusan perbaikan atau peningkatan sistem dapat dilakukan dengan tepat.
Jika audit dilakukan secara konsisten, perusahaan tidak hanya menjaga kepatuhan dan keamanan, tetapi juga memastikan HRIS tetap menjadi alat yang handal untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
