English First merupakan lembaga kursus Bahasa Inggris bertaraf internasional yang tidak hanya ahli di pelatihan bahasa, tetapi juga memiliki program lain seperti pertukaran budaya. Di Indonesia, franchise English First dimiliki oleh beberapa perusahaan, salah satunya adalah PT Learning Unlimited yang sudah berdiri dan membawa English First ke Indonesia sejak tahun 2004. Saat ini, PT Learning Unlimited memiliki delapan cabang English First yang tersebar di Jabodetabek dengan 180 karyawan.
Administrasi HR Manual Menuntut Pembaruan Sistem
Meski karyawannya tersebar di berbagai lokasi, PT Learning Unlimited memiliki kebijakan untuk mengelola HR-nya secara terpusat. Dengan target bisnis yang ketat, kebijakan ini menuntut proses administrasi HR seperti pengelolaan database karyawan, absensi, hingga sistem shift dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
Namun, dengan cara kerja yang serba manual, mengoperasikan delapan cabang yang terdiri dari 180 karyawan bukanlah hal mudah, khususnya bagi HR. Persoalan dari mulai dokumen karyawan, hingga pemberitahuan penting yang tidak tercatat dengan baik menjadi hambatan bagi PT Learning Unlimited dalam mengelola SDM.
“Tantangan yang dihadapi PT Learning Unlimited ini cukup banyak, karena kita dulunya melakukan semua administrasi HR dengan cara manual,” ujar Intan Purnama, HR Manager PT Learning Unlimited.
Menurut Intan, selain pada administrasi HR, perihal komunikasi internal juga menjadi permasalahan yang kerap dihadapi oleh PT Learning Unlimited, khususnya pada setiap kebijakan yang diberlakukan di perusahaan.
Intan menambahkan, keputusan yang diberlakukan di perusahaan mestinya terekam dengan baik. Tujuannya agar tidak terjadi miskomunikasi dan juga potensi penyalahgunaan informasi.
Sayangnya, hampir semua komunikasi internal yang dilakukan di PT Learning Unlimited hanya mengandalkan komunikasi verbal. Ini menyebabkan proses otorisasi dan persetujuan tidak memiliki pencatatan sistematis dan sulit untuk ditindaklanjuti kembali.
Sistem yang manual juga membuat validasi data membutuhkan waktu yang lebih lama, karena harus mengecek kembali percakapan di WhatsApp atau via email. Selain itu, peraturan yang hanya diumumkan secara verbal juga kerap disalahgunakan oleh karyawan.
“Kita sering lupa karena tidak ada pencatatannya sama sekali, jadi susah untuk dilakukan tindak lanjut lagi,” lanjut Intan.
Ia menjelaskan, pada aturan tertentu, misalnya, ada kasus yang tiba-tiba saja aturannya dibatalkan atau tidak jadi, padahal sebelumnya pernah ada diskusi secara verbal dan sudah disetujui. “Itu membuat kontrol kita terhadap suatu kebijakan jadi kurang baik,” imbuhnya.
Kebutuhan Software yang Lebih Sistematis
Berbagai permasalahan dengan proses HR yang dikelola secara manual membuat PT Learning Unlimited membutuhkan solusi yang dapat membantu semuanya menjadi lebih tersistem dan otomatis. Mekari Talenta dipilih berkat kemampuannya dalam menyelesaikan berbagai permasalahan tersebut.
Dengan aplikasi Mekari Talenta, PT Learning Unlimited dapat memberikan pengumuman kepada karyawan secara terpusat melalui fitur Announcement.
Dengan demikian, HR bisa memastikan bahwa setiap karyawan akan menerima informasi yang sama satu sama lain dan mengurangi potensi penyalahgunaan atau misinformasi.
Selain itu, mereka juga bisa mengetahui siapa yang mengajukan cuti dengan lebih mudah. Mekari Talenta dilengkapi dengan dashboard real-time untuk HR di kantor pusat. Dengan demikian, meski memiliki karyawan yang tersebar di berbagai lokasi, HR dapat melakukan kontrol dengan lebih mudah.
Tak hanya itu, proses administrasi lain seperti pengelolaan database karyawan dan absensi juga bisa dilakukan dengan lebih mudah dan fleksibel. Berkat Talenta, segala proses administrasi yang tadinya dilakukan secara manual, dapat diselesaikan secara otomatis dalam hitungan menit.
Mengatur Shift dan Absensi di Masa Pandemi Bisa Lebih Mudah
Ketika terjadi pandemi COVID-19, banyak perusahaan yang memberlakukan kebijakan work from home (WFH). Dengan kebijakan baru ini, tentunya HR dituntut untuk bergerak cepat dalam mengatur shift karyawan yang bekerja di kantor dan di rumah dengan tetap memperhatikan absensi karyawan di manapun mereka berada.
Permasalahannya, banyak perusahaan yang masih menerapkan sistem absensi fingerprint, termasuk di PT Learning Unlimited. Dengan kebijakan WFH, metode ini sudah tidak bisa digunakan. Sementara, data kehadiran karyawan diperlukan untuk menghitung payroll.
Untungnya, dengan Mekari Talenta, masalah absensi dan shift kerja dapat diatasi dengan mudah. Melalui fitur Attendance dan Shift pada Mekari Talenta, HR PT Learning Unlimited dapat dengan mudah mengatur absensi dan jadwal kerja karyawan yang bekerja dari rumah maupun dari kantor.
HR tidak perlu khawatir dengan pencatatan absensi, karena dengan fitur Live Attendance di Mekari Talenta karyawan WFH bisa melakukan absen dari mudah dengan mudah.
Fitur ini mengharuskan karyawan update lokasi berdasarkan GPS di handphone masing-masing dan mengirimkan selfie. Fitur ini memastikan apakah karyawan benar-benar WFH atau tidak.
Berkat ESS, Proses Administrasi HR Jadi Lebih Cepat
Selain kemudahan absensi dari handphone, Mekari Talenta juga membantu karyawan melalui fitur Employee Self-Service (ESS). Fitur ini membuat karyawan dapat melakukan proses administrasi HR seperti pengajuan cuti, lembur, reimbursement, dan lainnya di smartphone mereka.
Selama ini, karyawan PT Learning Unlimited mengalami masalah dalam proses pengajuan serta approval dari atasan yang masih dilakukan secara manual. Kurang adanya transparansi serta segala keputusan yang masih menggunakan verbal jadi halangan, sehingga kerap terjadi salah paham antara karyawan dengan atasan.
Setelah menggunakan Mekari Talenta, mereka kini bisa mengakses informasi sendiri lewat aplikasi. Jika sebelumnya proses persetujuan masih berupa verbal, kini mereka bisa mengetahui proses approval cuti, melihat jatah cuti, dan jadwal shift masing-masing tanpa perlu melakukan konfirmasi ke HR. Sehingga rasa kepercayaan karyawan terhadap perusahaan juga lebih meningkat.
“Mereka cukup happy, karena yang tadinya mereka kurang informasi terhadap perusahaan, kini mereka bisa melihatnya langsung di aplikasi Talenta. Seperti misalnya jika ada pengumuman terkait libur, mereka langsung bisa lihat. Sehingga sekarang bisa mengatasi salah paham akibat sistem terdahulu yang serba manual,” jelas Intan.
Sistem Payroll Otomatis dan Terintegrasi Absensi
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, PT Learning Unlimited menjadikan absensi sebagai salah satu komponen payroll mereka. Dengan menghitung jumlah absensi masing-masing karyawan serta menghitung pajak mereka, proses penghitungan payroll cukup memakan waktu.
Ketika menggunakan fingerprint, data absensi belum diintegrasikan hingga ke penghitungan payroll. Tim HR harus menghitung data absensi secara manual dari mesin fingerprint menggunakan Microsoft Excel. Proses penghitungan secara manual ini sangat rentan terhadap human error sehingga bisa terjadi kesalahan hitungan payroll.
Kini dengan Talenta, PT Learning Unlimited dapat melakukan penghitungan payroll yang mencakup komponen absensi dengan lebih cepat. Hal ini dikarenakan sistem absensi Mekari Talenta yang telah terintegrasi dengan sistem payroll.
Tidak hanya pada sistem absensi di aplikasi handphone, Talenta juga dapat diintegrasikan dengan mesin fingerprint yang telah dimiliki sebelumnya. Dengan demikian, penghitungan absensi, pajak PPh 21, dan komponen lainnya dapat dilakukan secara otomatis tanpa proses manual yang memakan waktu dan berisiko salah hitung.
Benefit Menggunakan Mekari Talenta
1. Komunikasi internal lebih efektif dan efisien
2. Pemrosesan payroll lebih cepat tanpa risiko salah hitung
3. Pengaturan shift kerja karyawan yang lebih sistematis dan mudah
4. Proses approval yang transparan
Fitur Mekari Talenta yang Dipakai
1. Live Attendance
2. Fingerprint Integration
3. Payroll Calculation
4. Employee Self-Service
5. Database Karyawan
6. Announcement
Jika Anda memiliki permasalahan dalam operasional HR seperti absensi serta sistem payroll yang mirip dengan apa yang dialami PT Learning Unlimited, segera konsultasikan permasalahan Anda dengan tim konsultan HR di Mekari Talenta. Pelajari fitur Mekari Talenta lebih lanjut melalui demo produk di sini atau jadwalkan konsultasi bersama tim kami dengan dengan mengisi formulir berikut ini.
