Pembangunan Sarana Jaya: Kelola Payroll dan Absensi dengan Mudah saat Pandemi

Pembangunan Sarana Jaya merupakan Perusahaan Umum Daerah (Perumda) properti dan real estateberbentuk BUMD yang dikelola oleh Pemerintahan Provinsi DKI Jakarta.

Dimulai dengan berdirinya perusahaan dengan nama Perusahaan Tanah dan Bangunan pada tahun 1969 untuk mengatasi kebutuhan properti yang memadai di Indonesia. Kemudian barulah di tahun 1982 berubah nama menjadi PD Pembangunan Sarana Jaya.

Kini, Pembangunan Sarana Jaya bertindak sebagai penunjang kebijakan umum Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk meningkatkan kesejahteraan rakyat yang fokus pada bidang penyediaan tanah, pembangunan perumahan, bangunan umum, kawasan industri, serta sarana dan utilitasnya.

Beberapa proyek yang dikerjakan salah satunya adalah pengadaan apartemen hunian DP nol rupiah di Pondok Kelapa, Kawasan Sentra Primer Tanah Abang, serta Sky Bridge yang ada di Tanah Abang.

Berpusat di Jakarta, Pembangunan Sarana Jaya kini memiliki 128 orang karyawan termasuk Direksi dan Dewan Pengawas di dalamnya. Dengan jumlah karyawan yang terbilang cukup banyak, Pembangunan Sarana Jaya memutuskan untuk mulai mengubah proses administrasi karyawan menggunakan sistem HRIS yang lebih bisa diandalkan.

“Pihak direksi lebih mendorong kita untuk melakukan perubahan ke sistem menggunakan HRIS. Fungsi adanya HRIS itu akan memudahkan pekerjaan kita,” ujar Dian Wahyuni, Junior Manager SDM di Pembangunan Sarana Jaya.

Dengan adanya sistem HRIS, Pembangunan Sarana Jaya dapat melakukan efisiensi dari proses manual ke proses administrasi HR yang lebih terautomasi.

Salah Hitung Pada saat Proses Payroll di Sarana Jaya

Tidak dapat dipungkiri bahwa mengurus administrasi karyawan dengan cara yang manual sangat menguras waktu. Hal ini dirasakan oleh Sarana Jaya di mana sebelumnya hanya mengandalkan Microsoft Excel, mulai dari penghitungan gaji, reimbursement, dan lain sebagainya.

Dengan jumlah karyawan yang tidak sedikit, beberapa kendala terjadi saat proses administrasi, seperti salah penghitungan gaji.

“Dulu kita masih manual. Ibaratnya kita menarik data dari mesin fingerprint, kemudian kita olah, kita kroscek secara manual apakah itu datanya sudah sesuai apa belum. Akhirnya ‘kan bisa terjadi kesalahan-kesalahan kecil, seperti salah hitung dan lain-lain,” ujar Dian.

Alhasil, karyawan mendapat gaji dengan nominal yang tidak seharusnya didapatkan. Prosesnya pun terbilang cukup lama karena Dian dan tim HR lainnya harus merekap absensi dan gaji karyawan satu per satu.

Proses pencatatan data karyawan menggunakan Excel juga terbilang kurang detail dan kurang lengkap. Misalnya saja, banyak data karyawan yang terpisah-pisah dan belum terstruktur dengan baik.

“Database kita tidak sedetail Talenta. Misalnya data seperti NPWP, nomor rekening karyawan biasanya suka kepisah-pisah file-nya,” ujar Dian menjelaskan.

Untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut, Sarana Jaya memutuskan untuk menggunakan Mekari Talenta sebagai software HRIS. Talenta dapat memangkas waktu dengan membuat proses penghitungan payroll dan administrasi karyawan lebih efisien menggunakan sistem berbasis cloud.

“Dengan adanya sistem Talenta, justru sebenarnya jadi lebih memudahkan HR seperti untuk penghitungan payroll, kemudian tools administrasinya juga lebih lengkap,” ujar Dian.

Live Attendance

Permudah absensi karyawan melalui aplikasi mobile Talenta. Karyawan yang WFH dapat dengan mudah absen di mana saja.

Payroll Disbursement

Bayarkan gaji ke berbagai rekening bank dengan mudah. Transfer gaji karyawan dengan mudah dengan beberapa kali klik melalui software Talenta tanpa dibatasi oleh regulasi bank.

Direct Performance Review

Lakukan penilaian secara transparan dan terstruktur pada karyawan di berbagai level.

Sistem Absensi Otomatis yang Membantu saat WFH

Absensi jadi salah satu hal yang cukup krusial karena selain berkaitan dengan gaji, absensi juga berkaitan dengan performa karyawan.

Semenjak adanya Talenta, Sarana Jaya mulai beralih dari mesin fingerprint menuju ke sistem absensi online menggunakan fitur Live Attendance. Fitur ini sangat membantu karyawan terutama setelah Sarana Jaya menerapkan WFH secara bergilir.

“Yang pasti kalau di HR sendiri dengan adanya sistem HRIS ini, otomatis berpengaruh terhadap absensi. Yang awalnya menggunakan fingerprint, saat pandemi dan WFH kini kita bisa melakukan absensi di mana aja,” ujar Dian.

Bagi karyawan yang WFH, mereka hanya perlu absen dengan cara selfie menggunakan aplikasi mobile Talenta di mana saja. HR juga dapat memantau karena Live Attendance menggunakan fitur GPS sehingga mengetahui di mana karyawan bersangkutan berada saat absen.

Dengan adanya Talenta, sistem pembagian jadwal WFH dan shift pun jadi lebih mudah. Khusus di saat pandemi sendiri, Sarana Jaya memiliki dua shift kerja, yakni di jam 8 pagi hingga jam setengah 4 sore, serta jam 9 pagi dan pulang di jam setengah 5 sore.

Dengan Talenta, karyawan bisa melihat data pribadi mereka, bisa mendapatkan slip gaji dengan mudah, dan yang pasti mereka bisa mengakses hak-hak karyawan seperti saldo reimburse yang harusnya didapat berapa, sisanya berapa, tanpa perlu bertanya lagi ke HR.

Persingkat Waktu Payroll, Eliminasi Kesalahan Hitung

Boleh dibilang, proses penghitungan payroll menjadi salah satu proses yang paling memakan waktu bagi HR di sebuah perusahaan. Tak terkecuali dengan Sarana Jaya.

Jika dulu proses penghitungan gaji karyawan dilakukan secara manual, kini dengan menggunakan fitur Payroll Disbursement milik Talenta, prosesnya bisa dilakukan secara otomatis dan lebih singkat.

“Bisa saya bilang, menggunakan Talenta lebih mempersingkat proses payroll. Meski tetap saja harus kita cek ulang datanya, tapi kalau secara keseluruhan dengan adanya sistem ini justru lebih memudahkan pekerjaan HR,” ujar Dian.

Selain payroll, fitur lainnya yang dimanfaatkan oleh HR adalah reimbursement. Jika sebelumnya karyawan harus melampirkan bukti pembayaran asli, kini mereka hanya perlu uploadberkasnya lewat aplikasi Talenta.

Terlebih dengan adanya pandemi, mereka tetap bisa melakukan >reimbursement tanpa perlu ke kantor dan memberikan bukti pembayaran fisiknya.

Sarana Jaya Manfaatkan Fitur Performance Management untuk Menilai Performa Karyawan

Fitur lainnya yang digunakan oleh Sarana Jaya adalah Direct Performance Review yang digunakan untuk penilaian karyawan. Secara khusus, fitur ini dipakai untuk menilai karyawan kontrak yang akan diangkat menjadi karyawan tetap.

“Fitur ini kita gunakan untuk calon pegawai yang akan diangkat jadi pegawai tetap. Jadi memang harus ada penilaian dari atasan langsung. Itu yang kita gunakan,” kata Dian.

Dengan fitur penilaian dari Talenta ini, atasan dapat melakukan penilaian pada karyawan bersangkutan dengan lebih transparan dan juga terstruktur.

Di dalamnya terdapat berbagai komponen penilaian yang dapat dikustomisasi dengan mudah sehingga baik atasan maupun bawahan bisa mendapatkan feedback secara detail dan membuat keputusan dengan lebih matang.

Untuk mengelola dan mengirim data lebih cepat, beberapa divisi seperti bagian administrasi dan keuangan juga menggunakan Mekari Chat untuk berkomunikasi dan melampirkan file.

Selain dipakai sebagai platform komunikasi dan mengumpulkan file penting, Mekari Chat juga dianggap sebagai platform chat yang aman. Mekari Chat dapat dipakai untuk chat bisnis dan sudah terintegrasi dengan fungsi HRIS di aplikasi Talenta.

Software HRIS Mekari Talenta dapat membantu Anda menyelesaikan permasalahan dalam operasional HR. Jika Anda punya permasalahan yang sama dengan Sarana Jaya, Anda bisa konsultasi dengan tim konsultan kami.

Tertarik untuk mempelajari fitur-fitur Talenta lebih lanjut? Coba gratis produk demonya di sini atau jadwalkan konsultasi dengan tim Talenta dengan isi formulir berikut.