Bagaimana Narasi Mengoptimalkan Operasional HR dengan Sistem Self-Service

Narasi merupakan salah satu media digital di Indonesia yang terbilang masih muda. Berawal dari ide ketiga pencetusnya yakni Najwa Shihab, Catharina Davy, dan Dahlia Citra Buana yang sudah malang melintang di dunia televisi, Narasi lahir dari keresahan melihat konten-konten yang kini justru kurang diminati.

Berdiri sejak sejak tahun 2017, selama 4 tahun ini Narasi tumbuh sebagai media digital yang tidak hanya menyajikan program-program video yang membahas isu hangat, tetapi menjadi ruang interaksi bagi berbagai komunitas untuk bertukar ide serta gagasan. Kini, Narasi menjadi platform media digital yang sudah memiliki sekitar 150 orang karyawan.

Budaya HR Narasi yang Masih Konvensional Jadi Tantangan

Untuk memaksimalkan operasional perusahaan yang fokus di dunia digital, sudah selayaknya Narasi memanfaatkan teknologi agar proses bisnis jadi makin efisien.

Namun, Narasi berangkat dari dunia televisi yang secara budaya masih cukup konvensional. Khairullah Dahlan atau yang biasa dipanggil Laode selaku Head of HR dari Narasi mengatakan bahwa tim HR pada awalnya sama sekali tidak memiliki sistem yang efektif untuk mengelola sumber daya manusia.

“Pada saat itu, Narasi dibangun memang fokusnya ke content creator tanpa memang memikirkan Narasi akan sebesar apa, kemudian jumlah karyawannya berapa. Ketika saya masuk itu belum ada sistem sama sekali sehingga di tahun 2018 itu kita mulai membangun sistem HR yang lebih baik,” ujar Laode.

Menurut Laode, tantangan yang dihadapi Narasi juga cukup tinggi karena masih terbawa “budaya” yang serba manual. Ia merasa bahwa Narasi membutuhkan automasi sistem HR dan culture di organisasi, sehingga pekerjaan mereka jadi lebih baik dan efisien.

“Kita ingin memiliki sistem yang bisa mengelola dan memudahkan administrasi baik untuk HR maupun seluruh karyawan,” ucapnya.

Dari Paper-based menjadi Paperless

Semakin berkembangnya kemajuan teknologi membuat hampir semua sektor bisnis mulai mengurangi penggunaan kertas. Selain dianggap sudah tidak lagi efisien dan mudah hilang, mengurangi penggunaan kertas juga berdampak baik pada lingkungan.

Salah satu permasalahan yang dihadapi Narasi adalah hampir semua urusan administrasi karyawan masih manual seperti mengandalkan kertas, hingga software seperti Microsoft Excel. 

Belum adanya sistem yang tertata dengan rapi, tim HR Narasi merasakan beberapa kendala yang cukup menyulitkan. Bahkan, banyak proses-proses administrasi yang mewajibkan karyawannya menggunakan kertas.

“Saat itu, semua update-nya masih manual. Sistem running payroll masih manual, kemudian absensinya pun hanya punya mesin absen tapi report-nya kita nggak bisa baca, hanya sekadar clock in saja. Cuti saja masih menggunakan kertas. Jadi paper-based-nya itu 90%” ujar Laode.

Hadirnya software HRIS Mekari Talenta sangat membantu Narasi untuk mengurus administrasi karyawan, pembuatan report yang lebih mudah, hingga memudahkan karyawan untuk lebih bisa self-service dalam mengurus administrasi seperti pengajuan cuti dan absensi.

Laode juga menambahkan bahwa ketika memakai Mekari Talenta, software ini bisa sangat membantu banyak tugas administrasi, sehingga tim HR bisa lebih fokus kepada masalah pengelolaan SDM yang lebih strategis. Sehingga, keperluan administratif dan operasional bisa di-cover oleh sistem.

Solusi HRIS untuk Membantu Karyawan Narasi saat WFH

Saat pandemi Covid-19 mulai masuk Indonesia, Narasi sudah menerapkan sistem kerja di rumah (WFH) untuk para karyawannya. Sehingga dibutuhkan pengawasan yang lebih ketat terhadap karyawan.

Sebelum pandemi, beberapa fitur Mekari Talenta seperti Attendance belum banyak digunakan oleh karyawan karena ada sistem absensi fingerprint. Namun, begitu semua karyawan harus WFH, Narasi merasa bahwa karyawan harus terkontrol, misalnya apakah mereka betul-betul bekerja dan berkomunikasi dengan atasannya atau tidak.

Setelah menggunakan Mekari Talenta, terutama di masa pandemi, fitur Attendance dari Talenta jadi semakin dimanfaatkan. Fitur seperti Live Attendance memungkinkan karyawan untuk absen dari mana saja dan juga dapat terpantau oleh tim dan atasannya.

Selain dari segi absensi, karyawan juga lebih mengandalkan fitur Employee Self-Service (ESS) lewat aplikasi mobile Talenta. Misalnya, mereka sudah bisa mengakses slip gaji mereka langsung lewat aplikasi.

Salah satu fungsi ESS lainnya yang sangat membantu karyawan adalah Time-Off. Selama pandemi, penggunaan fitur Time-Off dirasa semakin efektif karena dari proses pengajuan hingga approval sangat mudah. Atasan juga lebih mudah meng-approve cuti karyawan karena dianggap kesehatan mental juga perlu dijaga.

“Dulu, meski masing-masing karyawan memiliki jatah cuti, mereka suka lupa untuk mengambilnya. Pada saat pandemi, cuti dipakai cukup efektif. Untuk karyawan sangat terbantu karena kalau dulu ketemu atasan, masih agak ragu ya untuk mengajukan cuti. Dengan adanya sistem mereka tidak perlu ketemu. Mungkin saat pandemi, atasan juga merasa bahwa timnya butuh cuti,” terang Laode.

Tidak hanya persoalan approval cuti, ESS membantu karyawan untuk mengetahui jatah cuti, sisa plafon reimbursement, hingga melihat slip gaji. Berkat fitur ESS, rasa kepercayaan karyawan terhadap perusahaan menjadi lebih meningkat.

Pembuatan Report Jadi Lebih Presisi

Sebelumnya, Narasi masih membuat report melalui data-data yang diperoleh secara manual. Banyak report yang dibutuhkan oleh manajemen untuk pengembangan serta pengelolaan SDM. 

Namun, karena tidak memiliki sistem yang baik, pembuatan report jadi jauh lebih lama. Salah satu masalahnya adalah karena tidak adanya database karyawan yang disimpan secara terpusat. Tim HR harus mengumpulkan data-data secara manual ke masing-masing departemen. Akibatnya, kinerja mereka jadi tidak efisien.

“Hanya untuk mengumpulkan data report saja, itu bisa sampai seminggu hingga dua minggu. Karena itu tersebar di berbagai departemen, seperti data payroll ada di bagian finance, kemudian corporate policy ada di corporate communication, lalu kebijakan-kebijakan organisasi yg spesifik ada di tim redaksi,” terang Laode ketika menjelaskan sulitnya mengumpulkan data-data yang dibutuhkan.

Namun, berkat adanya Mekari Talenta, reporting jadi salah satu hal yang sangat membantu tim HR. Software HR Mekari Talenta dapat menyajikan semua komponen data yang dibutuhkan secara lengkap. 

Misalnya saja, ketika perusahaan membutuhkan data absensi karyawan di bulan tertentu, Mekari Talenta dapat merincikan data tersebut secara detail. Tampilannya yang mudah dimengerti dan penyajian data yang lengkap juga sangat membantu Narasi dalam membuat keputusan bisnis dengan tepat dan efisien.

“Reporting ketika menggunakan Talenta itu lengkap. Kemudian secara experience tampilannya juga membuat saya lebih mengerti data apa yang saya butuhkan. Contohnya saja, ketika ada tim baru di HR, dia tidak kesulitan ketika harus mempelajari software Talenta,” jelas Laode.

Benefit Menggunakan Mekari Talenta

1. Hemat waktu dalam pembuatan report payroll dan absensi

2. Pemrosesan payroll lebih cepat tanpa risiko salah hitung

3. HR delivery service yang lebih cepat dengan fitur self-service

4. Iklim kerja yang lebih fleksibel

Fitur Mekari Talenta yang Dipakai

1. Attendance

2. Time-off

3. Employee Self-Service

4. Database Karyawan

5. Database Report

6. Reimbursement 

Nah, bagi Anda ingin memiliki sistem administrasi HR yang lebih baik seperti Narasi, seperti sistem payroll otomatis, fitur Attendance, serta ESS yang memudahkan karyawan, segera konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim konsultan HR di Mekari Talenta.