Logo

KitaBeli gunakan Forms+ sebagai solusi kelola formulir audit-proof

Pelajari bagaimana KitaBeli mengelola formulir internal perusahaan dengan efektif menggunakan solusi forms yang terintegrasi dengan HRIS.

masthead
Icon
Permasalahan

Distribusi formulir melalui email membuat alur persetujuan lambat karena bisa terlewat atau tertimbun, dan juga sulit diperiksa untuk kebutuhan audit.

Icon
Solusi

Talenta Forms+ mendistribusikan formulir ke inbox karyawan melalui aplikasi Talenta Web dan Mobile untuk pastikan formulir terorganisir dan mudah diakses saat dibutuhkan.

90% percepat alur persetujuan formulir
100% pengelolaan formulir paperless
COMPANY

KitaBeli

LOCATION

Jakarta

INDUSTRY

Social Commerce

COMPANY SIZE

Medium company

KEY FEATURES USED

Sekilas tentang KitaBeli

KitaBeli adalah perusahaan social commerce yang memiliki visi untuk memudahkan pemilik usaha di Indonesia yang berdomisili di kota-kota luar Jabodetabek mengakses berbagai layanan e-commerce. Berbeda dengan perusahaan e-commerce lainnya, KitaBeli mengirim barangnya langsung ke setiap pelanggan karena alur bisnis KitaBeli sendiri adalah B2C.

Didirikan pada tahun 2019, KitaBeli sekarang sudah berkembang secara pesat dengan 200 karyawan inti dan enam kantor yang beroperasi di berbagai kota dalam Jawa seperti Jakarta, Malang, Solo, hingga Kediri untuk memberikan layanan e-commerce serta dampak sosial yang terbaik untuk semua mitranya.

Mengapa KitaBeli memilih Mekari Talenta

Sebelum menggunakan Mekari Talenta, KitaBeli mengelola segala urusan HR secara manual dengan berbagai solusi standar seperti Google Sheet untuk pendataan, dan juga manual bank transfer untuk pembayaran payroll. 

Pengelolaan HR manual tentunya tidak memiliki skalabilitas yang baik dari segi efisiensi waktu dan jerih payah. Ditambah perkembangan perusahaan yang pesat membuat pengerjaan manual ini semakin tidak efektif.

Sangat memakan waktu dan tidak efektif lagi, sampai C-level kita harus turun tangan untuk transfer gaji secara manual pada saat itu. Setelah pake HRIS ya masalah ini sudah tidak terjadi lagi.

Mabrury Rendyarosa GunawanSr. Human Resource Manager

KitaBeli menerapkan sistem hybrid working untuk karyawannya karena 200 karyawan inti dari KitaBeli tersebar di berbagai lokasi, 33% berada di luar negeri dan 66% bekerja dari Indonesia.

Untuk membuat pengelolaan HR bagi para karyawan yang bekerja di Indonesia menjadi lebih efisien, maka KitaBeli memutuskan untuk menggunakan Mekari Talenta sejak pertengahan 2021.

Mengapa KitaBeli menggunakan Talenta Forms+

Dengan jumlah karyawan yang semakin naik, maka pengelolaan data manual menjadi semakin tidak efektif. Walau sempat menggunakan Google Forms, munculnya divisi serta fungsi bisnis yang semakin banyak membuat KitaBeli memutuskan untuk mengambil Talenta Forms+ sejak September 2022 lalu.

Sebelum Forms+, kami memakai email sebagai satu-satunya solusi yang audit-proof. Audit bisa datang kapan saja, dan detail-detail semua bisa didapatkan dari email. Sayangnya, email mudah tercecer dan juga tertimbun karena banyaknya email yang masuk.

Mabrury Rendyarosa GunawanSr. Human Resource Manager

 

PERMASALAHAN

Perlu solusi pembuatan serta pendistribusian formulir yang mudah digunakan serta audit-proof

Email bukan platform distribusi form yang efektif

Sebelumnya, KitaBeli memanfaatkan email untuk segala keperluan pengiriman formulir, diantaranya business trip dan manpower outsource. Walaupun audit-proof karena segala detail dapat dicek di email tersebut, email mudah tercecer dan juga tertimbun karena ada banyak email yang masuk setiap harinya di sisi HR. Hal ini membuat HR harus membuang waktu untuk mencari email spesifik di antara banyak email lainnya. 

Kendala ini juga berlaku untuk para karyawan yang mengisi formulir serta supervisor yang akan memberi persetujuan. Alur persetujuan menjadi lambat karena formulir yang telah dikirim bisa tertimbun.

Pembuatan formulir di Google Forms tidak audit-proof

Pada awalnya, kebutuhan yang memerlukan solusi adalah forms untuk business trip serta penambahan manpower outsource. Membuat formulir untuk kebutuhan-kebutuhan ini tentu mudah dilakukan dengan Google Forms, namun platform ini tidak audit-proof.

KitaBeli membutuhkan solusi yang dapat mempermudah pekerjaan HR saat audit terjadi.

 

SOLUSI

Talenta Forms+ dengan inbox tersendiri yang mudah diakses saat dibutuhkan

Pengiriman dan penyimpanan formulir melalui aplikasi Mekari Talenta

Talenta Forms+ memungkinkan formulir untuk dikirimkan langsung ke inbox aplikasi Talenta masing-masing karyawan. Dengan segregasi ini, maka formulir tidak akan tercecer dan mudah diakses oleh segala pihak.

Setiap hari dengan banyaknya email yang masuk, bisa tenggelam formsnya. Dengan Talenta Forms+, distribusi forms jadi sangat terbantu karena terpisah penyimpanan dan notifikasinya. Membantu sekali untuk high season saat ada banyak business trip, dimana bisa ada tiga formulir yang perlu disetujui setiap harinya.

Mabrury Rendyarosa GunawanSr. Human Resource Manager

Pembuatan formulir mudah dan audit-proof

Dengan UI yang mudah dimengerti, membuat formulir di Talenta Forms+ sangat mudah untuk dilakukan. Melalui fitur drag-and-drop berbagai pertanyaan dapat disematkan ke dalam formulir dengan cepat.

 

Untuk kebutuhan audit, semua formulir yang dibuat dalam Talenta Forms+ dapat dengan mudah diakses dan diperiksa detailnya untuk mempersingkat waktu pengecekan.

 

HASIL

Persetujuan form jadi cepat dan HR tidak perlu khawatir dengan audit mendadak

Alur persetujuan formulir yang cepat dan efisien

Dengan Talenta Forms+, 90% hambatan yang membuat formulir lambat disetujui jadi hilang sepenuhnya. Setiap ada request yang dikirimkan oleh karyawan, akan ada notifikasi terpisah dari aplikasi Talenta untuk pastikan bahwa formulir tersebut tidak terlewat. Penyimpanan di dalam inbox aplikasi Talenta juga membuat formulir tidak lagi tertimbun dalam banyak email yang masuk setiap harinya.

Sekarang jadi lebih dinamis. Tidak ada lagi kendala persetujuan lambat karena formulir tertimbun dalam tumpukan email. Untuk pengajuan yang belum disetujui dalam satu hari bisa langsung dicek dari HR dan kami jadi bisa langsung mengingatkan.

Mabrury Rendyarosa GunawanSr. Human Resource Manager

Sebagai tambahan, HR juga bisa menjadi lebih sigap untuk bantu karyawan mendapatkan persetujuan. HR dapat melihat formulir mana saja yang belum disetujui setelah satu hari untuk mengingatkan kembali pihak yang menyetujui.

100% sigap untuk audit kapan saja

Semua data formulir yang sudah dikirimkan dan juga disetujui dapat diakses kapan saja dari dashboard online Talenta. Tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk mencari email-email spesifik di dalam kumpulan email lainnya.

Saya bisa dengan mudah cek kapan request itu dibuat, kapan request itu dikirim, dan kapan requestnya disetujui. Sekarang sudah paperless semua, dan kalau ditanya buktinya di mana? Ada di sistem, bisa langsung dibuka.

Mabrury Rendyarosa GunawanSr. Human Resource Manager

Talenta Forms+ sebagai solusi yang mudah digunakan dan audit-proof

Seiring dengan berkembangnya fungsi-fungsi perusahaan, maka kebutuhan HR akan semakin banyak. Tanpa sistem yang dapat mempercepat proses, maka waktu dan tenaga kerja HR akan tersita di pekerjaan yang repetitif.

Talenta Forms+ mudah digunakan dan juga memiliki fitur layered approval yang sangat membantu kebutuhan internal perusahaan. Betul-betul supporting tools yang berguna untuk user.

Mabrury Rendyarosa GunawanSr. Human Resource Manager

Dengan Talenta Forms+ dari Mekari Talenta, KitaBeli telah berhasil meningkatkan efisiensi pengelolaan formulir internal perusahaan. Tertarik untuk membuat formulir-formulir internal perusahaan Anda audit-proof seperti KitaBeli? Hubungi tim konsultan Mekari Talenta melalui WA di tautan ini atau apabila Anda memiliki pertanyaan-pertanyaan spesifik, Anda dapat menjadwalkan konsultasi dengan tim Mekari Talenta dengan mengisi formulir ini.

Image

Automasikan proses HR Anda bersama Talenta

Dengan beragam fitur, software HRIS Talenta membuat pekerjaan HR jadi lebih mudah dan efisien.

Hubungi Talenta

Baca juga studi kasus lainnya

Tunas Jaya Sanur gunakan Talenta Insights untuk dapatkan analisa data setiap saat

Tunas Jaya Sanur gunakan Talenta Insights untuk dapatkan analisa data setiap saat

Sekilas tentang Tunas Jaya Sanur Tunas Jaya Sanur adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi yang sudah beroperasi selama 44 tahun dengan empat cabang yang berlokasi di Denpasar, Batam, Jakarta, dan Mataram. Tunas Jaya Sanur selalu memberikan pelayanan yang baik serta kualitas prima yang didukung oleh kerjasama tim yang erat untuk menjadi perusahaan konstruksi […]

Talenta Portal permudah Citra Shipyard jaga absensi on-site

Talenta Portal permudah Citra Shipyard jaga absensi on-site

Sekilas tentang Citra Shipyard Citra Shipyard adalah salah satu perusahaan galangan kapal terbesar di Indonesia yang sudah beroperasi sejak tahun 2006. Dengan dua galangan kapal yang membentang seluas 42 hektar dan 24 hektar, dan juga fasilitas serta tenaga kerja yang berketrampilan, Citra Shipyard siap bekerja semaksimal mungkin untuk memberikan periode penyelesaian yang tercepat. Bagaimana Citra […]

Sampingan bantu jauhi karyawan dari pinjaman online dengan EWA

Sampingan bantu jauhi karyawan dari pinjaman online dengan EWA

Sekilas tentang Sampingan Sampingan adalah sebuah rekrutmen platform, atau kerap juga disebut sebagai penyedia jasa tenaga kerja yang berspesialisasi di sektor pekerja kerah biru. Sebagai platform digital staffing, Sampingan tidak hanya menyediakan layanan untuk satu faset pekerjaan saja, namun menyesuaikan kebutuhan mitra dari berbagai industri, mulai dari logistik sampai ke teknologi. Saat ini, karyawan internal […]

Icon

Satu solusi untuk semua kebutuhan HR Anda

Optimalkan pengelolaan operasi HR Anda dengan bantuan solusi terintegrasi dari Mekari Talenta.

WhatsApp Hubungi sales