Simak Bagaimana HAUS! Mengelola Database Karyawan dengan Talenta

Bisnis F&B seperti HAUS! merupakan salah satu bisnis yang cukup digandrungi di Indonesia. Terutama terkait dengan bisnis minuman manis seperti boba atau milk tea di mana target pasar utamanya adalah anak muda.

Melihat bahwa ada peluang yang besar untuk pasar minuman kekinian, HAUS! didirikan pada bulan Juni 2018.

HAUS! sendiri memiliki ide awal untuk membuat produk minuman yang enak namun dengan harga yang terjangkau.

Outlet HAUS! pertama kali didirikan di kawasan Kebon Jeruk, tepatnya di dekat kampus Bina Nusantara dengan target para mahasiswa.

Dengan harga yang terjangkau ini, mereka ingin mengambil hati kalangan anak muda.

Kini dalam kurun waktu kurang dari 3 tahun, HAUS! sudah memiliki lebih dari 120 gerai minuman yang tersebar di Jabodetabek dan akan hadir di kota-kota besar lainnya.

Dengan perkembangannya yang begitu pesat, kini Haus! telah memiliki lebih dari 200 orang karyawan.

Dengan semakin banyaknya gerai yang dimiliki oleh HAUS!, mereka semakin sadar bahwa membutuhkan sebuah alat yang bisa mengelola karyawan dengan lebih efisien.

Pilihan jatuh kepada software HRIS Talenta yang dapat menjawab kebutuhan HAUS! akan sistem administrasi HR yang sudah terintegrasi.

Pencatatan Administrasi HAUS! yang Berantakan dan Hanya Mengandalkan Grup Chat WhatsApp

Pada saat HAUS! pertama kali berdiri, mereka merasa tidak masalah menggunakan sistem pencatatan administrasi karyawan yang manual karena jumlah karyawan yang masih sedikit.

Namun karena perkembangan mereka sangat pesat dan jumlah karyawan juga terus bertambah, sistem administrasi HR yang manual tidak lagi bisa mengakomodir kebutuhan mereka.

Karena di awal, mereka tidak memiliki bank data, tidak memiliki arsip karyawan, dan pencatatannya pun sangat tidak rapi.

Misalnya, karena sistem absensi masih melalui chat di grup WhatsApp, HR kesulitan untuk merekap jumlah absensi karyawan.

Sistem absensi seperti ini juga sangat sulit dikontrol, seperti apakah karyawan bersangkutan benar-benar masuk atau tidak.

“Sebelumnya itu kita pure manual. Ibaratnya, kita tidak memiliki bank data dan pengarsipan karyawan yang memadai. Jadi ketika karyawan join untuk pertama kali itu tidak punya pencatatan yang pasti dia join di tanggal berapa dan tahun berapa,” ujar Achmad Junaedi atau yang biasa dipanggil dengan Ajun selaku Staf HRIS Time Management di HAUS!.

Sistem absensi pun juga tidak memiliki sistem yang memadai. Karyawan hanya perlu konfirmasi kehadiran melalui grup chat di WhatsApp. Sehingga proses rekapitulasi absensi hanya berdasarkan chat tersebut.

Akibatnya karena sistem penghitungan hanya berdasarkan rekap absensi via chat, pada saat payroll jumlah gaji karyawan selalu ada selisihnya.

Ini jadi permasalahan bagi HAUS! karena karyawan tidak mendapatkan gaji yang seharusnya mereka dapat.

Permasalahan lainnya yang juga umum terjadi biasanya perbedaan antara tanggal join karyawan yang seharusnya dengan yang tercatat di HR.

Misalnya saja ketika ada karyawan yang baru masuk di tanggal 1, apabila HR baru mendapatkan data di tanggal 5, mereka akan mencatatnya di tanggal 5. Ini juga membuat gaji yang mereka terima memiliki selisih.

Karena permasalahan ini lah akhirnya membuat HAUS! merasa membutuhkan sebuah software HRIS yang bisa mengelola administrasi karyawan dan absensi secara efisien.

Integrasi Mesin Fingerprint dengan Software Talenta yang Memudahkan HR

Menjawab kebutuhan perbaikan sistem administrasi, terutama dari segi database, akhirnya HAUS! memilih Talenta sebagai software HRIS mereka.

Bersamaan dengan itu, mereka juga menggunakan mesin fingerprint yang sudah terintegrasi dengan sistem Talenta sehingga sangat mudah ketika melakukan proses rekapitulasi absensi.

Sistemnya yang serba otomatis juga memudahkan karyawan ketika mereka ingin Request Attendance saat WFH dan izin cuti.

“Khusus untuk karyawan yang WFH atau harus dinas ke luar kota, kita menggunakan Request Attendance bukan Live Attendance. Fitur ini sangat membantu, apalagi untuk saya yang hubungannya sama time management, absensi, cuti, dan segala macam. Karyawan yang harus WFH, dia tetap bisa absen walaupun di rumah. Yang terpenting, memastikan deskripsi pengajuan di Talenta sudah benar,” ujar Ajun.

Selain itu, adanya penerapan sistem HRIS menggunakan Talenta juga membuat karyawan lebih disiplin masuk ke kantor karena ada punishment bagi mereka yang tidak absen, yakni pengurangan gaji.

Fitur absensi ini juga membuat karyawan jadi lebih tahu kira-kira berapa gaji yang akan mereka dapatkan setiap bulan karena mereka sendiri bisa mengecek seberapa banyak jumlah absennya.

Meski, tidak sepenuhnya menggunakan fitur Payroll Talenta, Haus! merasa terbantu dengan fitur ini karena mereka juga meng-upload salary details di Talenta.

Sehingga selain menjadi pengarsipan komponen gaji karyawan, karyawan juga bisa melihat salary slip mereka langsung.

Salah satu fitur utama yang digunakan oleh Haus! yang paling dirasakan adalah Manajemen Database Karyawan untuk menyimpan semua arsip terkait karyawan dengan rapi, karena sebelumnya tidak memiliki database karyawan yang benar.

Sehingga ketika ada manajemen yang membutuhkan data-data tersebut, mereka bisa langsung melihatnya melalui Talenta.

Dari segi input data misalnya, tim HR jadi lebih aware terhadap masa kontrak karyawan sehingga mereka bisa segera memperbarui kontrak apabila masanya sudah mau habis.

Tim HR juga jadi lebih mudah ketika ingin mengubah data karyawan. Lebih mudah dibandingkan ketika harus menggunakan Microsoft Excel.

Semakin banyak jumlah karyawan, pengelolaan administrasi HR harus dibuat semakin efisien.

Berkaca pada bagaimana HAUS! dapat memperbaiki manajemen database karyawan dan absensi membuat kita jadi semakin tersadar bahwa penerapan sistem HRIS yang baik akan menjadi solusi jangka panjang serta investasi yang baik untuk perusahaan.

Kini dengan Talenta, Ajun dapat memaksimalkan pekerjaan HR pada HAUS! sehingga produktivitas perusahaan dapat tetap terjaga.

Benefit Menggunakan Talenta

1. Pencatatan administrasi dan database karyawan yang lebih rapi

2. Efisiensi beban kerja HR dengan Employee Self-Service

3. Penarikan data karyawan yang mudah

4. Sistem absensi yang sudah terintegrasi dengan mesin fingerprint

5. Proses perekapan absensi untuk payroll jadi lebih cepat

Fitur Talenta yang Digunakan

1. Request Attendance

2. Employee Database Management

3. Employee Self-Service

Software HRIS Talenta dapat membantu Anda menyelesaikan permasalahan dalam operasional HR. Jika Anda punya permasalahan yang sama dengan HAUS!, Anda bisa konsultasi dengan tim konsultan kami.