EVOS Esports beralih ke sistem akses gaji kapan saja untuk cash flow yang tidak terganggu

Sekilas tentang EVOS Esports

EVOS Esports adalah sebuah organisasi Esports yang awalnya berdiri pada tahun 2016 dengan nama Zero Latitude. Berawal dari mengelola tim DOTA (Defense of the Ancients), pada saat itu karyawan EVOS Esports dapat dihitung dengan jari. Setelah perkembangan yang pesat dalam beberapa tahun ini, EVOS Esports sekarang menjadi salah satu organisasi Esports yang sukses dan berpengaruh di SEA, dengan kehadiran media sosial paling luas dan jumlah kejuaraan turnamen tertinggi di kawasan ini. Perkembangan yang pesat ini mendorong para pendiri EVOS Esports untuk membuat sebuah entitas holding yang bernama ATTN, untuk mengelola berbagai bagian lain dari industri hiburan digital.

Saat ini, dengan jumlah karyawan belakang layar sekitar 270 orang dan pemain yang berjumlah sekitar 100 orang, EVOS Esports telah merambah ke berbagai banyak ranah permainan Esports populer seperti Mobile Legends: Bang Bang, PUBG, Free Fire, dan juga Realm of Valor.

Mengapa EVOS Esports memilih Earned Wage Access dari Mekari Flex

Pada awalnya, EVOS Esports memberikan fasilitas pinjaman karyawan yang berupa cash advance untuk membantu kebutuhan finansial karyawan-karyawannya. Seiring berjalannya waktu, karyawan baru yang masuk setiap bulan semakin banyak, dan tingkat turnovernya sendiri sangat rendah. 

Di saat inilah EVOS Esports mulai menyadari bahwa dengan semakin banyaknya karyawan, maka semakin banyak dana yang harus dialokasikan; yang kemudian akan mengganggu operasional kantor. 

Maka dari itu, EVOS Esports memutuskan untuk mencari platform yang memberikan fitur akses gaji kapan saja. Setelah menggunakan platform yang baru, HR tetap merasa bahwa ada beberapa proses yang dapat dibuat lebih efisien.

Ada banyak proses manual yang masih harus dilakukan seperti mengambil dan mengecek data penggunaan akses gaji kapan saja dari vendor, untuk kemudian di-input ulang ke sistem payroll Mekari Talenta. Proses-proses manual ini sangat rawan human error dan maka dari itu waktu HR tetap terbuang di proses pengecekan yang detail dan berkali-kali.

Demi mengurangi risiko human error dan mempersingkat proses pencairan gaji kapan saja, maka EVOS Esports memutuskan untuk menggunakan Earned Wage Access dari Mekari Flex yang sudah terintegrasi dengan sistem payroll & HRIS Mekari Talenta.

PERMASALAHAN

Pinjaman karyawan yang tidak efektif dan fitur akses gaji kapan saja vendor lain yang masih manual

Pemberian pinjaman karyawan yang membebani cash flow perusahaan dan rumit secara operasional

Proses pengajuan pinjaman karyawan berlapis dan HR harus mencari tahu sedetail mungkin terkait kebutuhan yang akan digunakan untuk pinjaman tersebut. Hal ini membuat proses pencairan relatif lambat dan juga menyulitkan HR untuk menentukan nominal pinjaman karena dapat bersifat subjektif.

Pinjam meminjam antara karyawan yang dapat mengganggu hubungan sesama karyawan

Rasa sungkan untuk meminjam uang ke perusahaan, membuat karyawan meminjam uang ke orang-orang yang dekat dengan mereka. Saat ini terjadi, ada kemungkinan munculnya obrolan-obrolan yang tidak enak didengar di antara karyawan. Hal ini dapat berdampak secara negatif ke hubungan kerja.

Rekonsiliasi penggunaan akses gaji kapan saja dari vendor lain  yang masih manual dengan risiko kesalahan tinggi

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ada banyak proses-proses manual yang membawa masalah. Tidak adanya sinkronisasi data otomatis dari vendor ke sistem payroll membuat HR harus melakukan input dan rekonsiliasi data secara manual setiap bulannya, dan hal ini memiliki risiko human error yang tinggi.

Sebagai tambahan, proses yang manual juga menambah beban di HR karena harus melakukan proses pengecekan berkali-kali secara mendetail yang memakan waktu.

Nadya Hasibuan bercerita bahwa selain risiko salah input data, sempat terjadi satu kasus dimana seorang karyawan mengakses gaji kapan saja di bulan saat ia melakukan resign.

Karyawan tidak men-CC HR saat mengajukan resign dan saat kita cek dengan usernya, status karyawan sudah last day. Kita menerima data dari vendor platform akses gaji kapan saja di dekat tanggal gajian jadi terlambat sekali ketahuan erornya. HR hanya memiliki waktu 1-2 hari untuk menyelesaikan masalah ini.

Nadya Hasibuan, People Services & Experience

Walau akhirnya masalah ini dapat diselesaikan dengan baik, Nadya Hasibuan merasa bahwa masalah seperti ini tidak sepatutnya terjadi untuk kedua kalinya.

Kenyamanan penggunaan yang kurang maksimal

Ketidaknyamanan untuk menggunakan fitur pencairan gaji kapan saja sebelumnya datang dari tampilan di aplikasi yang tidak efektif dan kurang user friendly. Ada bar yang menampilkan tingkat penggunaan fiturnya, namun saldo pro rata setiap karyawan tidak dapat dicek dengan mudah di aplikasinya.

Data penggunaan akses gaji kapan saja datang di dekat tanggal payroll

Katakanlah ada 20 karyawan yang mengakses gaji kapan saja, dan masing-masing mencairkan dana dengan angka yang tidak bulat seperti Rp1.513.200. Data harus segera diproses untuk kemudian dilanjutkan ke bank sebelum tanggal payroll.

Nadya Hasibuan, People Services & Experience

Di setiap akhir bulan, HR dari EVOS Esports harus melakukan berbagai proses manual untuk memastikan bahwa data payroll akurat sesuai penggunaan akses gaji kapan saja. Hal ini menurut Nadya, cukup merepotkan karena ada banyak celah untuk terjadinya human error.

SOLUSI

Sistem pencairan gaji kapan saja dengan sinkronisasi data otomatis dan real time

Fitur Earned Wage Access (EWA) yang terintegrasi dengan payroll

EVOS Esports sekarang menggunakan EWA untuk opsi pencairan gaji kapan saja, dengan limit 50% dari gaji yang telah diperoleh untuk setiap karyawan. EWA sendiri sudah terintegrasi secara langsung dengan modul payroll di Mekari Talenta. Maka dari itu, tidak ada lagi input data secara manual yang harus dilakukan oleh HR. 

Beban pengerjaan di HR menjadi lebih ramping karena kalkulasi penggunaan EWA dilakukan secara otomatis oleh sistem, dan risiko terjadinya human error hilang sepenuhnya.

Di sisi karyawan, mereka juga menjadi lebih nyaman untuk mengajukan pencairan dana karena semua dapat dilakukan secara mandiri di aplikasi.

Membantu sekali untuk karyawan, karena kebutuhan tidak terduga itu selalu ada setiap bulannya. Ada yang perlu membeli popok anak, mengisi token listrik, atau terkadang harus mengganti aki saat motornya rusak. Daripada mencari pinjaman online atau meminjam uang ke teman, mereka lebih senang dengan EWA karena bisa langsung mencairkan dana dari aplikasi secara mandiri.

Nadya Hasibuan, People Services & Experience

Sosialisasi efektif untuk fitur EWA yang mudah digunakan oleh karyawan

Dengan EWA, pengajuan untuk mencairkan dana dapat dilakukan secara mandiri dan langsung dari aplikasi mobile tanpa perlu melalui tim HR.

Membandingkan dengan vendor sebelumnya, tampilan user interface Mekari Talenta dan fitur Earned Wage Access relatif lebih nyaman untuk digunakan. Sosialisasi yang lancar dari sisi EVOS Esports membuat karyawan yakin untuk menggunakan fitur ini.

Simple. Tidak perlu tutorial khusus untuk cara penggunaannya dan yang lebih pentingnya adalah bahwa aplikasinya tidak lambat. Selain itu, dulu karyawan hanya bisa membuat pengajuan untuk cash out, sedangkan dengan EWA mereka bisa langsung membayar kebutuhan seperti token listrik atau pulsa dari aplikasi.

Nadya Hasibuan, People Services & Experience

Di tampilan awal EWA, saldo yang tersedia untuk dicairkan juga langsung ditampilkan agar karyawan tahu dengan jelas, berapa yang dapat mereka cairkan dari gaji yang telah diperoleh.

Karyawan juga dapat menggunakan EWA untuk membayar tagihan seperti token listrik, pulsa, dan paket data.

Pencairan gaji langsung ke rekening karyawan tanpa input ulang

Berkat integrasi dengan sistem payroll, pengambilan gaji lebih awal dapat langsung dicairkan ke rekening payroll karyawan. Input data serta kalkulasi manual tidak diperlukan dan deduksi ke gaji karyawan terkait akses gaji kapan saja dilakukan secara langsung dari sistem. HR cukup mentransfer data payroll ke 1 virtual account yang kemudian akan langsung mentransfer gaji ke setiap rekening bank karyawan, bebas dari biaya administrasi bank.

Peningkatan kesejahteraan finansial karyawan tanpa membebani perusahaan

Pengolahan data yang akurat berkat kalkulasi otomatis

Dengan fitur yang terintegrasi dengan payroll, maka tidak ada lagi input data dan kalkulasi manual yang harus dikerjakan oleh HR. Kemudahan yang didapatkan dari EWA ini berhasil menghemat waktu sekitar 4-5 jam, dan membebaskan HR untuk fokus ke sisi pengelolaan SDM lainnya. Dengan proses yang lebih ramping, kinerja tim HR dapat menjadi lebih optimal.

Risiko human error juga menjadi minimal karena semua kalkulasi dilakukan oleh sistem, dan sekarang HR hanya perlu melakukan pengecekan data di akhir proses. Tidak ada lagi celah untuk kasus HR terlambat mengetahui pencairan gaji kapan saja yang seharusnya tidak terjadi, karena data penggunaan EWA dapat dilihat secara real time dari dashboard online.

Respon yang sangat positif dari karyawan EVOS Esports

Penggunaan akses gaji kapan saja meningkat dari sekitar 30 juta rupiah per bulannya menjadi 90 juta dalam satu bulan, dan dari statistik ini maka dapat disimpulkan bahwa karyawan EVOS Esports lebih nyaman dengan fitur EWA.

Karyawan EVOS Esports kini memiliki akses kapan saja ke pendanaan yang lebih sehat, tanpa biaya bungan, dan tidak terikat dengan tagihan yang membebani. Kebutuhan bulanan menjadi dapat dipenuhi dengan mudah, tanpa perlu meminjam uang ke sesama kolega di kantor. Fokus dan produktivitas selama jam kerja menjadi lebih terjaga.

Dengan aplikasi online yang dapat digunakan dengan mudah, peningkatan kesejahteraan finansial karyawan menjadi lebih maksimal dan hal ini tentu berdampak secara tidak langsung ke tingkat retensi karyawan yang baik.

Transfer gaji yang cepat dan terpantau

Tidak ada lagi kalkulasi manual yang perlu dilakukan oleh HR untuk menghitung gaji karyawan yang telah mencairkan gaji kapan saja. Status pengiriman gaji juga dapat dipantau dengan mudah dari sistem untuk pengecekan yang transparan. Sebelumnya, saat melakukan transfer gaji melalui bank, status pengiriman gaji ke masing-masing karyawan tidak bisa dipantau karena pengiriman gaji dari bank bersifat bulk payment.

Sistem terintegrasi yang menghubungkan data secara otomatis

Fitur akses gaji kapan saja pada umumnya masih membutuhkan input, kalkulasi, dan rekap data secara manual dari tim HR. Sistem EWA yang terintegrasi dengan sistem payroll & HRIS Mekari Talenta menghilangkan kebutuhan proses manual tersebut untuk memastikan akurasi data, dan melakukan penghematan waktu.

Dengan EWA, EVOS Esports telah berhasil merampingkan proses pencairan gaji kapan saja yang sebelumnya tidak efektif karena banyak proses manual dan juga meningkatkan kesejahteraan finansial karyawannya.