Bagaimana Bumi Nusantara Jaya Memangkas Waktu Rekonsiliasi Payroll?

Bumi Nusantara Jaya merupakan perusahaan yang bergerak dibidang trading batubara. Sebelum menjadi perusahaan trading batubara, perusahaan ini sempat menjalani bisnis pengolahan minyak selama 3 tahun.

Perusahaan yang berlokasi di Indonesia, Bumi Nusantara Jaya, telah menggunakan sistem manajemen penggajian berbasis cloud selama dua tahun terakhir.

Direktur Keuangan Bumi Nusantara Jaya, Dedi Setiadi, mengatakan bahwa sistem tersebut telah membantu mereka memangkas waktu rekonsiliasi penggajian sekitar 80%.

Perusahaan sebelumnya menggunakan spreadsheet untuk merekonsiliasi penggajian mereka yang ternyata sering menyebabkan terjadinya kesalahan.

Penggunaan solusi berbasis cloud telah menghilangkan kesalahan ini dan memudahkan karyawan untuk memahami apa yang menjadi kewajiban mereka.

Bumi Nusantara Jaya adalah perusahaan Indonesia dengan lebih dari 500 karyawan.

Dalam 3 tahun tersebut, bisnis pun semakin berkembang hingga Bumi Nusantara Jaya bisa melebarkan sayap ke bisnis trading batubara. Kemudian di tahun 2016, perusahaan mengubah namanya menjadi PT Bumi Nusantara Jaya dan fokus pada bisnis trading batubara hingga sekarang.

Dengan berkembangnya bisnis, Bumi Nusantara Jaya membutuhkan sebuah sistem untuk membuat proses administrasi HR berjalan lebih efisien. 

Sehingga untuk mengurus 122 orang karyawan yang bekerja di sana, Bumi Nusantara Jaya memutuskan untuk menggunakan Mekari Talenta sebagai software HRIS mereka.

Bumi Nusantara Jaya Memiliki Proses Payroll yang Lama

Memiliki sekitar 122 orang karyawan tentunya bukan tantangan yang mudah bagi HR di Bumi Nusantara Jaya. Salah satu kendala yang dihadapi sebelum mereka menggunakan Talenta adalah proses penggajian yang terbilang  sangat lama prosesnya. Proses payroll bisa memakan waktu 5 sampai 10 hari.

“Mulai dari mengambil data absen dari lapangan sampai ke Jakarta dan melakukan verifikasi ke masing-masing karyawan, itu butuh waktu 5 sampai 10 hari. Lalu karena prosesnya masih manual, jadi ada banyak miss-nya. Itu yang jadi kendalanya,” ujar Riyan Adiputra Prayitno selaku HR GA Manager Bumi Nusantara Jaya.

Menurut Riyan, lamanya proses penggajian ini disebabkan oleh banyak faktor. Salah satunya adalah berbagai macam tunjangan yang ada di sana. Tiap divisi memiliki tunjangan yang berbeda-beda.

Di Bumi Nusantara Jaya sendiri, biasanya gaji karyawan terdiri dari gaji pokok, tunjangan jabatan, serta tunjangan kehadiran.

Komposisi gaji ini belum termasuk tunjangan lainnya tergantung posisi karyawan. Misalnya saja tunjangan berlayar jika karyawan operasional diharuskan untuk mengunjungi kapal.

Kemudian ada juga tunjangan mandah, yakni tunjangan ketika karyawan harus menginap di lokasi pekerjaan. Ada juga tunjangan ritase untuk para pengemudi yang bertugas antar-jemput karyawan setiap harinya.

Prosesnya yang masih manual juga menambah waktu kerja HR. Pertama-tama, Riyan harus menarik data absensi dari lapangan. Setelah data absensi semua karyawan terkumpul, Riyan baru meng-upload data tersebut ke dalam software penghitungan payroll yang dulu pernah digunakan.

Namun setelah data absensi selesai di-upload, Riyan harus tetap melakukan verifikasi data ke masing-masing karyawan, seperti menanyakan berapa banyak lemburnya lalu apakah ada persetujuannya, apakah mengambil cuti, dan hal lainnya yang berkaitan dengan kehadiran. 

Jika sudah semua, penghitungan gaji karyawan baru bisa diproses di software. Tak jarang juga terjadi miskalkulasi gaji dari proses yang lama ini.

Berawal dari permasalahan tersebut, akhirnya Bumi Nusantara Jaya memutuskan untuk menggunakan software HRIS Talenta untuk solusi payroll yang lebih efektif.

Dengan sistem manajemen absensi yang sudah terintegrasi dengan penghitungan payroll, Riyan dan tim HR lainnya dapat memangkas waktu penghitungan gaji karyawan jadi lebih cepat.

Bumi Nusantara Jaya Pangkas Waktu Payroll dari 5 Hari Menjadi 1 Hari

Dengan memanfaatkan Talenta, kini Bumi Nusantara Jaya dapat memangkas waktu payroll. Proses penghitungan yang tadinya masih manual, kini tergantikan oleh Talenta yang sudah didukung dengan teknologi cloud.

HR tidak perlu lagi menunggu agar semua data absensi karyawan terkumpul dan meng-upload secara manual data tersebut. Semua absensi karyawan dapat ter-update secara realtime berkat fitur Attendance Management dari Talenta yang sudah terintegrasi dengan modul Payroll.

“Jika dulu kami mengerjakan payroll butuh waktu 5 hari, sekarang hanya 1 hari. Setiap tanggal 21 setiap penghitungan payroll, gaji karyawan bisa dihitung hari itu juga dan bisa langsung masuk ke bank,” ujar Riyan.

Proses payroll ini jadi semakin cepat karena Bumi Nusantara Jaya juga memanfaatkan fitur Payroll Disbursement dari Talenta. Dengan fitur ini yang cukup satu kali klik, pembayaran gaji karyawan akan secara otomatis dibayarkan ke rekening karyawan masing-masing.

“Kami juga pakai fitur Payroll Disbursement dari Talenta. Tinggal langsung klik, gaji langsung masuk ke rekening masing-masing karyawan. Fitur ini sangat membantu sih,” ujar Riyan.

Live Attendance

Permudah absensi karyawan melalui aplikasi mobile Talenta. Karyawan yang sedang dinas di lapangan dapat dengan mudah melakukan absen.

Payroll Disbursement

Bayarkan gaji ke berbagai rekening bank dengan mudah. Transfer gaji karyawan dengan mudah dengan beberapa kali klik melalui software Talenta tanpa dibatasi oleh regulasi bank.

Employee Self-Service

Percepat proses administrasi HR dengan melibatkan karyawan untuk melakukan administrasi mereka secara mandiri.

Lebih Mandiri dengan Employee Self-Service

Bisnis trading batubara seperti yang dilakukan oleh Bumi Nusantara Jaya terkadang mengharuskan karyawan untuk berada di luar daerah. Sehingga sangat tidak memungkinkan bagi mereka yang tidak berada di kantor untuk absen mengandalkan mesin fingerprint.

Adanya fitur Employee Self-Service membuat karyawan bisa melakukan semua keperluan absensi, cuti, lembur, dan mengatur jadwal shift secara mandiri melalui aplikasi mobile Talenta.

Karena data-data tersebut juga di-update secara realtime, ini sangat mempersingkat waktu HR untuk memverifikasi data.

“Kami cukup senang dengan fitur in karena di mana saja karyawan bisa absen. Ketika karyawan berada di lokasi yang susah sinyal pun, mereka bisa menggunakan fitur Request Attendance. Jadi lebih mudah,” ujar Riyan.

Adanya Request Attendance juga sangat membantu karyawan ketika di hari itu mereka tidak bisa mendapatkan akses internet yang stabil untuk melakukan absensi. Terlebih, karyawan juga kerap harus pergi ke daerah-daerah yang sulit seperti di hutan. Sehingga, ia bisa memanfaatkan fitur ini untuk melaporkan absensinya jika sudah memiliki akses sinyal.

Lewat aplikasi mobile Talenta juga, karyawan juga dapat mengakses slip gaji mereka setiap bulannya. Selain menjamin kerahasiaan data gaji masing-masing karyawan, fitur ini juga meringankan beban HR sehingga mereka tidak perlu lagi mengirimkan slip gaji masing-masing karyawan satu per satu.

Membuat Laporan Jadi Lebih Mudah

Data-data terkait karyawan sifatnya krusial bagi HR. Data-data ini dapat digunakan untuk membuat laporan kinerja perusahaan baik bulanan, per kuarter, atau laporan tahunan. Riyan bersama tim HR di Bumi Nusantara Jaya ketika membuat laporan bulanan membutuhkan data seperti laporan cuti, lembur, izin karyawan, dan lain sebagainya.

“Dengan Talenta, saya tinggal tarik semua data-data karyawan yang diperlukan dan bisa langsung kita sortir. Jadi mempermudah kita untuk membuat laporan,” ujar Riyan.

Dengan penyajian data karyawan yang lengkap dan tersusun rapi, pembuatan laporan HR pun jadi lebih presisi dan lebih cepat. Laporan disertai data yang lengkap ini, HR dapat membuat keputusan-keputusan strategis lain dengan lebih efektif yang bermanfaat bagi perusahaan secara keseluruhan.

Adanya software HRIS Mekari Talenta membuat Bumi Nusantara Jaya semakin mudah dalam memproses berbagai kebutuhan administrasi karyawan, terutama dalam hal payroll.

Dari yang dulunya membutuhkan waktu lama, kini penggajian karyawan dapat dilakukan hanya dalam waktu satu hari saja. Dengan pemangkasan waktu ini, kerja HR jadi makin efektif dan proses administrasi jadi semakin rapi.

Tertarik mendapatkan manfaat dari penggunaan Talenta seperti Bumi Nusantara Jaya? Anda bisa coba gratis demo produknya dengan isi form berikut ini. Anda juga bisa konsultasikan permasalahan Anda terkait manajemen sumber daya manusia dengan tim kami.