Cara BDO Indonesia kelola data karyawan secara massal dengan update regulasi otomatis

Sekilas tentang BDO Indonesia

BDO, yang merupakan singkatan dari Binder Dijker Otte, adalah sebuah multinational corporation dan salah satu jaringan akuntan publik, pajak, dan firma penasihat terbesar di dunia, dan BDO Indonesia sendiri sudah melayani klien-klien dari dalam dan luar negeri sejak tahun 1992 sebagai sebuah holding group yang menyediakan jasa audit, pajak, dan berbagai konsultasi dengan pemahaman mendalam tentang pasar lokal dan global.

PERMASALAHAN

Waktu HR terbuang untuk menyesuaikan data secara manual dan pengelolaan data karyawan harus seragam

Regulasi terus berubah dan formula harus diperbarui terus menerus

Regulasi pemerintah yang sering berubah juga membuat penghitungan untuk komponen-komponen payroll seperti contohnya P-DTP menjadi sulit. Saat dikerjakan secara manual, maka staff HR harus mengecek perhitungan secara teliti dan mengupdate formula untuk kalkulasi setiap kali ada perubahan di regulasi dari pemerintah.

Konsolidasi proses pengelolaan data HR yang memakan waktu setiap bulan

Terdapat kesulitan dalam pengontrolan kebijakan proses HR di unit bisnis agar sama dengan kebijakan di Head Office. Head Office membutuhkan riwayat aktivitas yang jelas untuk penyesuaian gaji, promosi, dan pembaruan data karyawan dari setiap unit bisnis.  

Harus ada meeting setiap bulannya untuk mengkonsolidasi proses pengelolaan data HR dari setiap unit bisnis dengan Head Office agar riwayat aktivitas terdata dengan jelas. Tanpa sistem yang seragam, proses konsolidasi ini harus melalui penyesuaian format data yang memakan waktu.

Harus menggunakan sistem sesuai standar keamanan dari BDO Global

Seiring dengan pertumbuhan bisnis, tentunya kebutuhan HR perusahaan juga semakin besar. BDO Indonesia harus memastikan bahwa sistem yang akan digunakan dapat mengakomodir tuntutan keamanan & privasi data dari BDO Global.

SOLUSI

Sistem dengan standar keamanan internasional dan database berbasis cloud yang otomatis terupdate dengan regulasi terbaru

Database berbasis cloud untuk pengelolaan data karyawan secara massal

Menggunakan Excel sangat tidak efektif untuk mengolah data 900+ karyawan yang tersebar di banyak unit bisnis berbeda. Selain berat, data tetap harus dipindahkan ke platform lain untuk diproses, dan proses ini memakan waktu. 

Dengan bantuan database berbasis cloud Mekari Talenta, maka pengolahan data menjadi lebih mudah. Pengelolaan data HR tersentralisasi di Head Office, dan setiap cabang memiliki representatif HR yang menggunakan dashboard Mekari Talenta masing-masing sehingga semua dapat dikelola dari satu platform.

Lebih efisien berkat update regulasi otomatis

Pembaruan data karyawan dari aplikasi mobile yang terintegrasi

Sebelumnya, update data karyawan dilakukan melalui Google Form dan HR ticket, yang setelah diisi harus diinput secara manual lagi oleh staff HR ke database perusahaan. Sekarang data langsung tecatat di sistem dan tidak perlu input data dua kali. 

Database online Mekari Talenta membuat proses upload, pemrosesan, penyeragaman serta download data menjadi lebih cepat dari sebelumnya. Dengan fitur Employee Self-Service, karyawan dari setiap unit bisnis dapat melakukan update untuk data mereka secara mandiri dengan format data yang sudah diseragamkan dari Mekari Talenta.

HASIL

Pengolahan data karyawan menjadi efisien dengan sistem terintegrasi yang aman dan HR tidak lagi kewalahan

Pengolahan data karyawan seluruh unit bisnis terstruktur di satu platform

Head Office  dapat langsung mengakses dashboard Mekari Talenta yang digunakan oleh masing-masing unit bisnis untuk pastikan bahwa prosedur pengolahan data karyawan seperti untuk PTKP dan pembaruan data sudah seragam dengan kebijakan dari Head Office tanpa perlu turun ke lapangan.

Waktu HR tidak lagi tersita untuk memperbarui formula penghitungan

Staff HR dapat mengerjakan payroll dengan lebih akurat dan tanpa buang waktu. HR tidak perlu lagi menyesuaikan konfigurasi satu per satu ke masing-masing dashboard unit bisnis. Dari segi administrasi, update regulasi otomatis untuk hal-hal seperti PKWT juga sangat membantu HR untuk bekerja dengan lebih efektif.

Keamanan sistem memenuhi standarisasi dari BDO Global

Saat memilih Mekari Talenta, BDO Indonesia memastikan bahwa Mekari Talenta dapat mengakomodir tuntutan keamanan & privasi data. Server Talenta memiliki sertifikasi ISO 27001 dan enkripsi SSL 256-bit, sesuai dengan kebutuhan standar keamanan dari BDO Global. Hosting server berada di AWS dan terdaftar di Kominfo sebagai jaminan keamanan tambahan.

Bantuan tepat waktu dari tim support Mekari

Pertanyaan-pertanyaan terkait penggunaan sistem sekarang dapat dijawab dengan cepat berkat tim support Mekari yang dapat merespon di hari itu juga. Sebelumnya apabila ada isu, maka harus menunggu kesediaan waktu dari tim internal karena menggunakan sistem payroll buatan sendiri. Terlebih lagi, terdapat manual-manual penggunaan Mekari Talenta yang tersedia secara online dari Mekari University.

Akomodir pengerjaan payroll & HR massal dengan Mekari Talenta

Banyak tantangan dalam administrasi SDM manual yang sudah saatnya diselesaikan dengan digitalisasi. Tuntaskan masalah dan ubah tantangan menjadi peluang dengan fitur-fitur pengelolaan SDM online yang komprehensif dari sistem HR terintegrasi & terautomasi Mekari Talenta.