Bawah Reserve: Tingkatkan Efisiensi Payroll dan Pembuatan Laporan HR

Selalu ada yang baru jika kita berbicara mengenai keindahan alam di Indonesia. Tak terkecuali dengan Bawah Reserve.

Terletak di Kepulauan Anambas, Riau, Bawah Reserve merupakan sebuah resort sekaligus konservasi yang memiliki kepedulian terhadap environmental ethic yang kuat.

Ini terlihat dari bagaimana mereka membangun villa menggunakan bahan-bahan yang ramah lingkungan dan tidak melibatkan mesin. Komitmen lain mereka di bidang lingkungan adalah dengan merawat terumbu-terumbu karang di sekitar resort yang mengalami kerusakan.

Dibuka sejak 2018, Bawah Reserve sendiri memiliki 6 pulau, 13 pantai, serta 3 laguna yang indah. Namun semenjak pandemi Covid-19, Bawah Reserve belum lagi menerima tamu dan fokus pada pemeliharaan terumbu karang.

Dengan memiliki 149 orang karyawan, mengelola administrasi karyawan, khususnya pada saat periode payroll tentu bukan hal yang mudah. Bawah Reserve membutuhkan sebuah sistem payroll otomatis yang membuat proses penggajian karyawan jadi lebih mudah.

Dengan software HRIS Mekari Talenta, Bawah Reserve membuat proses payroll dan pelaporannya jadi lebih efisien.

Proses Payroll Manual Butuh Ketelitian

Tidak dapat dipungkiri bahwa periode payroll adalah periode yang cukup memakan waktu bagi para HR di perusahaan manapun. Apalagi jika prosesnya dilakukan dengan cara manual.

Seperti halnya Bawah Reserve yang meninggalkan proses payroll manual untuk pembayaran gaji yang lebih cepat. Menurut HR mereka, tanpa adanya sistem payroll yang baik, proses payroll akan berjalan cukup sulit.

“Proses payroll tanpa sistem ini memang dituntut ketelitian yang amat sangat. Berdasarkan pengalaman saya, ini cukup challenging ya, jauh berbeda dengan menggunakan sistem,” ujar Lulu Djalaludin selaku Head of Human Resources Bawah Reserve.

Ketika seorang HR menghitung gaji karyawan, prosesnya dimulai ketika mereka mulai merekap data absensi karyawan. Setelah semua data absensi karyawan sudah berhasil dihitung, barulah HR mulai menghitung total gaji karyawan di bulan tersebut berdasarkan data absensi serta komponen-komponen gaji karyawan lainnya.

Dengan adanya sistem payroll, proses penghitungan payroll bisa dibuat lebih efisien. Ini menjadi alasan mengapa akhirnya Bawah Reserve untuk menggunakan sistem payroll otomatis Mekari Talenta.

Sistem Payroll Otomatis yang Mudah Digunakan di Bawah Reserve

Peran strategis HR dalam mengelola karyawan Bawah Reserve menjadi krusial. Pasalnya, Bawah Reserve sendiri memiliki sistem kerja yang agak berbeda dengan perusahaan ataupun hotel dan resort lainnya.

Karena lokasinya yang berada di kepulauan, karyawan memiliki sistem 42 hari kerja dan 10 hari libur. Maksudnya, selama 42 hari karyawan akan menetap di pulau dan diberikan waktu sebanyak 10 hari untuk libur dan pulang ke rumahnya setelah 42 hari kerja.

Karena waktu kerja yang berbeda ini, tim HR memerlukan koordinasi yang ketat antara HR, tim finance yang berada di Head Office, dan masing-masing head department.

“Kita secara total sudah menggunakan Talenta untuk payroll, termasuk hingga ke slip gaji. Mulai dari proses penghitungan payroll dan komponen-komponennya. Talenta sangat support untuk mengakomodir berbagai komponen gaji karyawan,” ujar Lulu.

Dengan Talenta, Lulu dapat menyelaraskan beberapa komponen karyawan seperti jika ada kenaikan ada pengurangan gaji, reimbursement, allowance, tunjangan, hingga penghitungan PPh karyawan secara otomatis.

Kemudian setelah gaji karyawan selesai dibayarkan, Lulu dapat mengirimkan slip gaji karyawan secara otomatis menggunakan Talenta. Sehingga ia tidak perlu mengirimkan slip gaji satu per satu.

“Slip gaji tinggal kirim ke karyawan satu kali dengan one button process, lalu semua karyawan bisa langsung mengakses slip gaji mereka,” ujar Lulu.

Ada beberapa peningkatan yang kini sudah dirasakan oleh Bawah Reserve ketika menggunakan fitur Payroll Talenta. Di antaranya adalah:

• Akurasi data payroll karyawan yang lebih akurat
• Waktu pengerjaan payroll jadi 1 sampai 2 hari lebih cepat
• Sistem Talenta up to date dengan kebijakan pajak karyawan yang terbaru

HR Analytics

Dapat insight penting terkait karyawan untuk membuat kebijakan karyawan yang lebih baik.

Payroll

Lakukan penghitungan, pembayaran, hingga laporan gaji karyawan dalam satu sistem yang terintegrasi.

Database Management

Sederhanakan pengelolaan database karyawan dalam satu sistem yang telah terintegrasi, otomatis dan tanpa penggunaan kertas atau dokumen fisik lain.

Buat Laporan Jadi Jauh Lebih Mudah

Laporan HR dibutuhkan di perusahaan untuk dapat menggambarkan berbagai insight dan grafik terkait karyawan. Tujuan utama dibuatnya laporan ini adalah agar perusahaan dapat membuat kebijakan yang lebih baik terkait segala peningkatan kinerja dalam pengelolaan SDM.

Lulu mengungkapkan bahwa fitur HR Analytics dari Talenta sangat membantu dirinya dalam menyiapkan laporan HR di Bawah Reserve karena berbagai data karyawan dapat ia dapatkan dengan cepat dan detail.

“Misalnya ketika saya diminta untuk menyiapkan data karyawan yang resign dan length of service mereka untuk kebutuhan audit. Saya dapat menarik datanya dengan cepat. Berbeda dengan proses manual yang harus kita input sendiri datanya. Proses penarikan data yang cepat di Talenta sangat membantu saya dalam menyiapkan laporan HR,” ujar Lulu.

Bagi Lulu, kemudahannya dalam mengakses berbagai data karyawan sejak ia memasuki dashboard Talenta menjadi nilai plus tersendiri.

Dari situ, ia dapat mengakses berbagai data demografik karyawan seperti gender diversity, job level, hingga length of service. Kemudahan akses ini ia dan tim HR lain dapat membuat keputusan dengan lebih cepat dan matang berdasarkan analisis data HR.

Tertarik menikmati kemudahan Talenta seperti Bawah Reserve? Coba gratis demo Talenta sekarang juga dengan mendaftarkan perusahaan Anda di formulir berikut ini.