Atur Administrasi Karyawan Lebih Mudah Bantu Lion Parcel untuk Lakukan Ekspansi

PT Lion Express atau yang lebih dikenal dengan brand Lion Parcel adalah salah satu unit bisnis dari Lion Group. Perusahaan ini bergerak di sektor pengiriman barang dan logistik.

Lion Parcel telah beroperasi dari tahun 2013 dan memiliki lebih dari 800 karyawan yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Pada 2021 mendatang, Lion Parcel telah menargetkan pengembangannya untuk bergabung menjadi emiten di Bursa Efek Indonesia melalui initial public offering (IPO).

Persaingan Bisnis Menuntut Percepatan Operasional

Menurut Farian Kirana, CEO Lion Parcel, sebagai salah satu perusahaan logistik di Indonesia, persaingan di sektor ini sangatlah ketat. Menurutnya, salah satu cara untuk menarik setiap pangsa pasar bisa dimulai dari aspek kecepatan pengiriman.

Pada 2021 mendatang, selain IPO, Lion Parcel juga menarget untuk menaikkan volume pengiriman hingga 10 juta kg/bulan.

Oleh karena itu, dibutuhkan proses bisnis yang lancar untuk bisa mencapai target tersebut. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu kunci keberhasilan usaha percepatan ini. Tanpa percepatan dalam operasional SDM, target ekspansi akan terkendala dari hal yang paling mendasar.

Perlunya Manajemen Absensi Fleksibel dan Terintegrasi

Memiliki lebih dari 800 karyawan menjadikan manajemen jam kerja dan kehadiran karyawan sebagai tantangan tersendiri bagi Lion Parcel. Sebelumnya, proses absensi dilakukan dengan menggunakan mesin fingerprint. 

“Mesin fingerprint pernah malfungsi sekali, tidak bisa tarik data sama sekali,” jelas Marysha Djafar, Human Resources and General Affair Senior Manager Lion Parcel.

Selain malfungsi yang tidak terduga, sistem manual tersebut juga memberikan kesulitan lainnya untuk Lion Parcel seperti penarikan data, penghitungan, serta pengecekan validitas data-data absensi setiap bulannya secara manual.

Perlu diketahui bahwa sebelumnya, seluruh proses absensi termasuk cuti, izin sakit, dan lembur dilakukan secara manual menggunakan formulir kertas. Dampaknya, selain menyulitkan monitor secara real-time bagi HR, proses validasi data memerlukan waktu yang lebih lama.

Ini belum termasuk apabila karyawan melakukan permohonan pengoreksian data secara manual yang melewati beberapa lini approval, membuat proses pengumpulan data absensi karyawan menjadi semakin panjang dan lama.

Kini berkat bantuan Talenta, proses yang semula memakan waktu hingga 5 hari kerja dapat selesai hanya dalam hitungan menit.

Selain memanfaatkan fitur live attendance yang ada di aplikasi mobile Talenta, Lion Parcel juga menggunakan fitur integrasi fingerprint yang memungkinkan data absensi dari mesin fingerprint terekap secara otomatis dalam sistem Talenta.

Selain itu, penjadwalan jam kerja kini juga dilakukan secara langsung melalui aplikasi. HR tidak perlu melakukan pengecekan secara berkala maupun input pengaturan secara manual karena sistem Talenta membuat prosesnya lebih tersentral dan otomatis.

Automasi Payroll Mempercepat Proses dengan Tingkat Kesalahan Minimal

Sebagai perusahaan dengan banyak kantor cabang, Lion Parcel memiliki kebijakan untuk melakukan payroll secara terpusat di kantor utama. Absensi menjadi salah satu komponen utama dalam payroll.

Dengan kebijakan ini, proses payroll yang manual akan sangat memakan waktu bagi HR setiap bulannya.

Pasalnya, sebelum melakukan payroll, setiap unit bisnis yang tersebar di seluruh Indonesia harus memberikan laporan absensi terlebih dahulu. HR di kantor pusat harus menunggu setidaknya 3 hari untuk memastikan kelengkapan laporan absensi untuk ratusan karyawan di berbagai cabang.

Belum lagi potensi yang bisa timbul apabila terdapat kesalahan hitung ataupun rekap absensi yang kurang lengkap. Pada penghitungan payroll yang dilakukan di Microsoft Excel, error dari faktor manusia sangat mungkin muncul karena semuanya dikelola secara manual tanpa bantuan sistem untuk memverifikasi data.

Setelah menggunakan Talenta, proses payroll kini bisa dilakukan hanya dalam waktu kurang dari satu hari.

Hal ini dikarenakan fitur payroll dalam aplikasi Talenta telah terintegrasi dengan sistem absensi dan lembur karyawan, sehingga HR tidak lagi memerlukan pengumpulan data dan pengolahan absensi yang terpisah.

Sistem Talenta juga dapat diakses secara online dari mana saja, sehingga HR di kantor pusat dapat langsung memproses payroll tanpa harus menunggu kiriman data dari setiap cabang.

Talenta membuat waktu pengolahan absensi dan payroll yang semua memakan waktu lebih dari satu minggu menjadi hanya kurang dari satu hari kerja.

Engagement Karyawan Meningkat Berkat ESS

Selain memudahkan HR dari sisi pengelolaan jam kerja, absensi, dan payroll, sistem Talenta dilengkapi dengan Employee Self-Service (ESS). Fitur ini membuat karyawan dapat melakukan proses administrasi HR seperti pengajuan cuti, lembur, reimbursement, dan lainnya menjadi lebih mudah dan cepat.

Mengenai masalah ESS, Lion Parcel juga memiliki masalah dalam proses pengajuan serta persetujuan yang memakan waktu.

“Untuk retrieve slip gaji, sebelumnya pegawai harus submit email dulu dan tunggu approval. Karena proses yang lama ini, kita juga memilih menggunakan fitur payslip yang termasuk ESS Talenta,” ungkap Marysha.

Lain dari proses persetujuan manual, Talenta dapat membuat proses approval berjenjang sesuai jabatan karyawan dan dapat dilakukan langsung dari handphone.

Di sisi karyawan, ESS membantu mereka memonitor proses pengajuan permohonan secara lebih transparan. Tidak hanya proses approval cuti atau lembur, ESS membantu mereka untuk mengetahui jatah cuti, sisa plafon reimbursement, dan juga laporan kehadiran harian.

Karenanya, rasa kepercayaan dari karyawan terhadap perusahaan menjadi lebih meningkat dibandingkan dengan sebelumnya.

Automasi Operasional HR Mempercepat Target Ekspansi

Dengan diautomasikannya berbagai proses operasional HR, Lion Parcel kini semakin percaya diri untuk mencapai target ekspansi.

Pasalnya, dengan sistem yang serba otomatis, berapapun jumlah karyawan atau kantor cabang, kini bukan lagi sebuah masalah. HR pun dapat lebih fokus pada pekerjaan yang lebih strategis guna menunjang perkembangan bisnis secara lebih cepat ke depannya.

Benefit Menggunakan Talenta

1. Mempercepat proses pelaporan absensi ke kantor pusat hingga 100%
2. Mempercepat proses payroll dalam 1 hari kerja
3. Meningkatkan engagement karyawan
4. Membantu peran HR lebih strategis dengan mengurangi pekerjaan administratif

Fitur Talenta yang Digunakan

1. Live Attendance
2. Payroll Calculation
3. Employee Self-Service
4. Database Karyawan
5. Report

Jika Anda memiliki permasalahan dalam operasional HR seperti absensi dan payroll yang mirip dengan PT Lion Express, segera konsultasikan permasalahan Anda dengan tim konsultan HR di Talenta. Pelajari fitur Talenta dalam produk demo di sini atau jadwalkan konsultasi bersama tim kami dengan dengan mengisi formulir berikut ini.