Alterra Group, Simplifikasi Proses Administrasi HR Pasca Akuisisi

Alterra Group berdiri tahun 2015 dengan nama Sepulsa oleh dua orang founder yakni Ananto Wibisono dan Jefrey Joe. Berawal sebagai startup penyedia jasa pembayaran digital, kini, Alterra telah merambah berbagai sektor bisnis yang memungkinkan integrasi offline to online (O2O) sebagai distribusi jaringan untuk industri Telco.

Akuisisi menyatukan beragam kultur

Layaknya sebuah startup, Alterra terus tumbuh dan berkembang dengan cepat beserta segala tuntutan. Setelah mengalami beberapa pergantian logo dan branding, tahun 2018, Alterra akhirnya memutuskan untuk berganti nama, sekaligus mengubah citra korporat secara keseluruhan. Hal ini dilakukan pasca mereka melakukan akuisisi atas beberapa perusahaan lain untuk memperbesar lini bisnis. Sebagai pioneer dari jasa pembayaran digital, kini Alterra memasuki fase baru dengan tantangan baru yang berbeda dari sebelumnya.

Ketika organisasi mulai membesar, tuntutan bisnis otomatis juga semakin besar. Karenanya, banyak perubahan yang mesti dilakukan oleh perusahaan untuk beradaptasi dengan kultur yang baru. Namun, di tengah tuntutan target yang semakin tinggi, hadirnya perubahan ternyata ditanggapi beragam, terutama dari sisi karyawan. Anda bisa membayangkan bagaimana beberapa perusahaan berbeda dengan berbagai peraturan yang beda kini memutuskan untuk bergabung di bawah satu naungan organisasi yang sama berikut aturan-aturannya.

Dampak terhadap proses HR administrasi

Beberapa orang mungkin dapat dengan mudah menyesuaikan, namun tak jarang juga yang akhirnya merasa kesulitan. Bagi Puspa Maslim, Chief of Happiness Resource di Alterra, ini menjadi tugas HR untuk kemudian dapat membantu karyawan agar tetap produktif di tengah tuntutan perubahan kultur dan target kerja yang berbeda. “Sebagai HR, fokus kita adalah membantu karyawan untuk dapat melakukan performa maksimalnya,” ungkapnya.

Namun, banyaknya tugas administrasi menjadi satu momok tersendiri bagi setiap HR, termasuk di Alterra. Menurutnya, hal ini dapat menjadi kendala yang mengalihkan tugas utama HR di kantor, yakni perihal penyusunan strategi dan analisis yang lebih kompleks bagi pengembangan setiap karyawan di perusahaan.

Puspa menjelaskan, misalnya, peraturan jam kerja yang fleksibel di kantor, membuat HR kerepotan untuk melakukan tracking keberadaan karyawan, atau sekadar untuk mengetahui apakah karyawan sedang bekerja atau tidak pada hari itu. Contoh lainnya yang tidak kalah merepotkan adalah mengenai tanggal gajian yang bervariasi. Seperti diketahui, beberapa perusahaan yang diakuisisi oleh Alterra sebelumnya memiliki skema penggajian yang beragam. Setiap bulannya, HR bisa menghabiskan berhari-hari untuk sekadar menghitung gaji dan melakukan transfer ke rekening setiap karyawan.

Mencari solusi untuk HR administrasi

Ketika menemui banyak persoalan di urusan administrasi, pertanyaan mengerucut pada dua poin. Pertama, apa yang bisa kita lakukan untuk meminimalisir effort? Kedua, bagaimana memenuhi kebutuhan dasar karyawan dengan mudah dan praktis?

Alterra memerlukan bantuan dari HRIS yang bisa mengakomodasi kepentingan mereka akan lingkungan kerja yang lebih dinamis. Hal ini akan membuat mereka bisa terus menyesuaikan kebutuhan pasar dan industri yang sangat dinamis. “Kita memerlukan tools yang benar-benar bisa memenuhi basic needs dari employee, sehingga kita bisa fokus pada hal lain,” ujar Puspa Maslim.

Software HR membantu proses pasca akuisisi

Talenta memahami bahwa industri teknologi selalu berjalan dinamis dengan tuntutan dan perubahan yang sangat cepat. Alterra dalam usianya yang ketiga sudah melakukan akuisisi perusahaan lain untuk meluaskan layanannya. Akuisisi bukan hanya menyatukan perusahaan saja namun juga karyawan beserta budaya kerja dan kebiasaan-kebiasaan di masing-masing perusahaan.

Di titik ini, sistem administrasi HR yang manual merasa kesulitan untuk menangani variasi yang ada. Alterra sendiri merasa perlu ada fleksibilitas kerja yang harus mereka akomodasi. Di Talenta, berbagai fitur untuk industri yang dinamis dan berkembang cepat telah tersedia dan dapat digunakan dengan mudah.

Contoh paling sederhana adalah masing-masing perusahaan terdahulu memiliki jam kerja yang berbeda sehingga kini Alterra memberikan solusi jam kerja yang fleksibel. Talenta mengakomodasi kebutuhan ini dengan menyediakan sistem absensi mobile yang akan memudahkan karyawan yang memiliki jam kerja yang fleksibel lebih mudah di-track. 

Selain itu, akuisisi juga membuat HR kerepotan menghitung gaji dari berbagai perusahaan yang berbeda. Di Talenta, hal ini dapat diselesaikan dengan mudah melalui fitur auto-calculation payrollnya. Fitur ini merupakan output dari terintegrasinya database dan absensi karyawan.

Menurut Puspa, penggunaan tools seperti Talenta, dapat membantunya untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basic; mulai dari absensi, penghitungan, hingga proses distribusi gaji. Dengan demikian, HR bisa lebih fokus pada hal-hal strategis seperti pengembangan organisasi atau rencana pembelajaran untuk setiap karyawannya.