Sekilas tentang The GAIA Hotel
The GAIA Hotel Bandung adalah hotel luxury yang masih tergolong baru, dengan usia tiga tahun. Mengusung konsep modern village, hotel ini berdiri di atas lahan hampir 2,3 hektar dan terdiri dari empat tower. Arsitekturnya yang berpadu dengan konsep semi-outdoor menghadirkan pengalaman visual yang memanjakan tamu. Setiap kamar dilengkapi dengan balkon, memungkinkan para tamu bersantai sambil menikmati udara segar. Untuk memastikan kualitas layanan terbaik, The GAIA Hotel saat ini ditenagai oleh sekitar 500 orang karyawan.
Tantangan bisnis dalam pengelolaan HR
Dalam mengelola volume karyawan yang cukup besar, terutama di industri hospitality, Rony Triawan, HR Director The GAIA Hotel, membagikan pengalamannya kepada kami.
Rony mengungkapkan bahwa timnya menghadapi tantangan terbesar dalam manajemen shift karyawan hotel.
“Salah satu tantangan dalam sistem HR adalah mengelola shift kerja yang bervariasi. Banyak platform HR tidak dapat mengakomodasi kebutuhan shift yang kompleks karena hanya menyediakan template shift pagi dan siang.”
Beberapa sistem payroll hanya mendukung jam kerja standar 9–5 dan tidak fleksibel untuk mengelola shift yang beragam. Sementara itu, di industri perhotelan, karyawan harus siap bekerja dalam sistem operasional 24/7. Selain itu, ada juga tim yang bekerja secara mobile dan tidak selalu berada di satu lokasi tetap, sehingga pengelolaannya semakin kompleks.
Di luar manajemen shift, tim HR juga terbebani dengan administrasi manual, seperti birokrasi dan pengisian formulir yang memakan waktu. Misalnya, dalam proses pengajuan cuti, karyawan harus mengisi formulir fisik, mendapatkan tanda tangan dari beberapa pihak untuk persetujuan, sebelum akhirnya hak cuti bisa diberikan. Proses ini tidak hanya memperlambat alur kerja tetapi juga menambah beban kerja tim HR.
Sebelum menggunakan Mekari Talenta, The GAIA Hotel telah mencoba berbagai sistem HR lainnya. Namun, fitur-fitur yang tersedia belum mampu menjawab tantangan utama yang mereka hadapi, seperti:
- Performance appraisal yang tidak terakomodasi dengan baik
- Manajemen shift yang tidak fleksibel
- Sistem pengajuan cuti yang masih manual
Mekari Talenta sebagai solusi tantangan HR
Di tahun 2022, Rony dan tim HR The GAIA Hotel mencari kembali sistem HR yang pilihan fiturnya lebih luas dan mumpuni, dan menjatuhkan pilihannya kepada Mekari Talenta.
“Dalam perjalanan implementasi Talenta, kami sangat terbantu sejak awal hingga saat ini. Tahun pertama masih ada beberapa penyesuaian, tetapi seiring waktu kami semakin familiar dengan sistemnya.”
Sejak mengadopsi Mekari Talenta, tim HR The GAIA Hotel merasakan perubahan signifikan dalam efisiensi operasional mereka. Proses yang sebelumnya memakan waktu dan tenaga kini berjalan lebih cepat, otomatis, dan terintegrasi dalam satu sistem. Dari pengelolaan payroll, pengajuan cuti, hingga evaluasi kinerja karyawan, semua dapat dilakukan dengan lebih praktis, memungkinkan tim HR untuk lebih fokus pada pengembangan sumber daya manusia dan peningkatan kualitas layanan hotel.
Hasil nyata yang dirasakan oleh The GAIA Hotel
Setelah mengimplementasikan Mekari Talenta, The GAIA Hotel merasakan peningkatan yang signifikan dalam pengelolaan SDM:
Manajemen shift lebih fleksibel
Industri perhotelan memiliki tantangan unik dalam pengelolaan jadwal kerja karena adanya berbagai shift yang harus berjalan selama 24 jam penuh. Dengan Mekari Talenta, tim HR dapat dengan mudah mengatur jadwal shift yang fleksibel dan beragam sesuai kebutuhan operasional hotel. Sistem ini memungkinkan penyesuaian shift secara otomatis tanpa harus melakukan input manual berulang kali, sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam penjadwalan dan memastikan tenaga kerja yang selalu siap siaga.
Proses payroll 3x lebih cepat
Sebelumnya, proses pengelolaan payroll di The GAIA Hotel memakan waktu hingga tiga hari kerja. Namun, dengan Mekari Talenta, proses ini kini hanya membutuhkan satu hari dan dapat langsung diproses ke bank. Integrasi sistem absensi secara real-time mempercepat perhitungan payroll, sehingga tim HR tidak lagi perlu merekap data secara manual.
“Dulu, proses payroll bisa memakan waktu 2-3 hari karena harus dilakukan secara manual. Dengan sistem payroll Talenta, proses ini hanya membutuhkan satu hari.”
Karyawan bisa ajukan cuti dari HP
Sebelum menggunakan Mekari Talenta, pengajuan cuti masih dilakukan secara manual melalui email ke departemen tertentu, yang sering kali memakan waktu dan rawan terjadi miskomunikasi. Dengan adanya aplikasi mobile Talenta, proses ini menjadi jauh lebih praktis. Karyawan kini bisa mengajukan cuti langsung dari ponsel mereka, tanpa perlu melalui prosedur panjang.
Performance appraisal terintegrasi
Fitur performance appraisal di Mekari Talenta membantu mengevaluasi kinerja karyawan secara berkala dengan data yang lebih akurat dan terintegrasi langsung dengan profil karyawan. Dengan sistem ini, HR dapat memantau perkembangan individu sekaligus menghubungkannya dengan KPI perusahaan. Evaluasi kinerja yang sebelumnya dilakukan secara manual dengan banyak formulir kini menjadi lebih cepat dan efisien, terutama dalam penilaian yang dilakukan dua kali setahun, yaitu pada pertengahan dan akhir tahun.
Mekari Talenta di mata The GAIA Hotel
Dengan berbagai tantangan yang dihadapi industri perhotelan, The GAIA Hotel Bandung kini merasakan dampak positif dari digitalisasi HR melalui Mekari Talenta. Proses administrasi yang sebelumnya manual dan memakan waktu kini berjalan lebih cepat, efisien, dan terintegrasi dalam satu sistem. Dari manajemen shift, payroll, hingga penilaian kinerja, semuanya dapat dikelola dengan lebih baik, memungkinkan tim HR untuk fokus pada strategi pengembangan karyawan.
