Performance review atau penilaian kinerja karyawan sangatlah penting untuk kesuksesan bisnis. Namun, bagaimana cara Anda melakukannya akan sangat berdampak pada hasil yang didapat kemudian.
Jika penilaian kinerja dilakukan dengan tepat, maka kinerja karyawan dan produktivitas tim akan meningkat secara signifikan. Sebaliknya, jika penilaian tersebut tidak tepat, maka performance review dapat membuat karyawan merasa tidak dihargai, menambah beban moral, dan menciptakan situasi kerja yang tidak kondusif.
Pengertian Performance Review
Performance review atau penilaian kinerja adalah suatu proses yang terorganisir dan terstruktur untuk mengevaluasi kinerja dan kemampuan karyawan sehingga dapat merencanakan pengembangan karir yang lebih baik bagi karyawan yang bersangkutan.
Evaluasi kinerja ini umumnya dilakukan oleh atasan langsung karyawan. Prosedur ini seringkali memerlukan atasan untuk mengisi formulir penilaian standar yang kemudian akan menjadi evaluasi untuk tiap individu.
Manfaat Performance Review
Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari pelaksanaan penilaian kinerja:
- Mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.
- Memberikan perusahaan informasi tentang potensi karyawan yang dimiliki.
- Memberikan penghargaan kepada karyawan yang memiliki kinerja yang baik.
- Memungkinkan verifikasi data yang digunakan dalam penilaian kinerja.
Langkah dalam Melakukan Performance Review
Nah, dalam artikel ini akan dijelaskan beberapa langkah untuk mempersiapkan dan melakukan performance review yang efektif di sebuah perusahaan. Yuk, pelajari satu per satu!
1. Menetapkan standar kinerja
Proses penilaian kinerja dimulai dengan menetapkan standar kinerja yang jelas dan obyektif untuk mengevaluasi kinerja, keterampilan, atau output karyawan. Standar kinerja ini harus dimasukkan ke dalam analisis dan deskripsi jabatan untuk memastikan kejelasan dan kemudahan pengukuran. Standar yang samar-samar harus dihindari karena tidak dapat menetapkan standar kinerja dengan jelas.
2. Mengkomunikasikan standar yang ada
Setelah standar kinerja ditetapkan, penting untuk mengkomunikasikannya dengan jelas ke karyawan agar mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka.
Komunikasi yang bersifat dua arah juga penting agar manajemen dapat mendapatkan umpan balik dari karyawan tentang standar kinerja yang ditetapkan untuk mereka. Tanpa komunikasi yang efektif, penilaian kinerja akan sulit dilakukan.
3. Menentukan tujuan performance review
Langkah selanjutnya dalam mempersiapkan performance review adalah menentukan tujuan dari penilaian kinerja. Apakah tujuannya untuk memberikan feedback kepada karyawan atau untuk menentukan kenaikan gaji dan promosi? Dengan menentukan tujuan yang jelas, proses performance review akan lebih fokus dan efektif.
4. Tentukan metode performance review
Sebelum melakukan penilaian kinerja karyawan, pastikan bahwa karyawan Anda diberikan kesempatan untuk memberikan serta menerima feedback terkait pekerjaan mereka. Hal ini penting untuk membantu karyawan memahami tujuan dari pekerjaan yang mereka lakukan.
Pahami metode penilaian kinerja yang paling cocok untuk diterapkan di perusahaan Anda. Berikut adalah metode-metode yang biasa digunakan dalam performance review:
- Traditional assessment, kinerja karyawan dievaluasi oleh manajer/atasan berdasarkan pengamatan langsung. Pertemuan antara manajer dan karyawan diadakan untuk membahas hasil pekerjaan karyawan, tugas, dan tanggung jawab yang dilakukan, serta pencapaian target pekerjaan.
- Management by Objectives (MBO) yaitu melakukan evaluasi kinerja karyawan berdasarkan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam periode waktu tertentu. Proses Manajemen Berbasis Tujuan (MBO) terdiri dari tiga tahap yaitu planning, monitoring, dan reviewing.
- Assessment Center Method, suatu teknik yang menunjukkan bagaimana pengamat lain mengamati dan menilai karyawan dan dampaknya terhadap kinerja karyawan.
- 360-Degree Feedback, metode evaluasi karyawan yang melibatkan umpan balik dari berbagai sumber, termasuk atasan, bawahan, rekan kerja, dan pelanggan, disebut metode 360 derajat. Metode ini memberikan analisis dan penilaian yang lebih menyeluruh terhadap karyawan yang dinilai.
- Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS), metode evaluasi kinerja ini mampu mengukur pekerjaan secara kualitatif dan kuantitatif. Behavioral Anchored Rating Scale (BARS) membandingkan kinerja karyawan dengan contoh perilaku tertentu yang dinilai dengan angka rating.
- Psychological Appraisals, metode evaluasi psikologis lebih sering digunakan untuk mengungkapkan potensi tersembunyi pada karyawan. Fokus dari metode ini adalah pada analisis kinerja di masa depan, bukan hanya kinerja masa lalu karyawan.
- Human Resource (Cost) Accounting Method, melakukan evaluasi kinerja karyawan dengan mempertimbangkan manfaat finansial yang dihasilkan untuk organisasi. Penilaian dilakukan dengan membandingkan biaya mempertahankan karyawan (biaya perusahaan) dengan kontribusi karyawan (nilai finansial) yang dihasilkan oleh perusahaan.
Selain itu, kuesioner juga dibutuhkan untuk menilai kinerja karyawan. Berikut adalah jenis-jenis skala yang dapat Anda gunakan:
- Skala Likert: Skala Likert adalah jenis skala pengukuran yang paling sering digunakan dalam kuesioner penilaian karyawan. Skala ini terdiri dari pernyataan yang dipilih responden untuk menunjukkan sejauh mana mereka setuju atau tidak setuju dengan pernyataan yang diberikan. Skala Likert sering digunakan untuk mengevaluasi kompetensi, kinerja, dan kepuasan kerja karyawan.
- Skala Guttman: Skala Guttman adalah jenis skala pengukuran yang digunakan untuk mengukur keterampilan, sikap, atau pengetahuan karyawan. Skala ini terdiri dari serangkaian pernyataan yang dipilih responden dengan “ya” atau “tidak”. Skala Guttman dianggap lebih sensitif dan dapat digunakan untuk mengidentifikasi area pengembangan yang paling penting bagi karyawan.
- Skala Forced-choice: Skala Forced-choice adalah jenis skala pengukuran yang memaksa responden untuk memilih salah satu dari dua pernyataan yang diberikan. Skala ini sering digunakan untuk mengukur keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan teknis karyawan.
- Skala Numerik: Skala Numerik adalah jenis skala pengukuran yang terdiri dari angka yang digunakan untuk mengukur tingkat pemahaman, kemampuan, atau keahlian karyawan dalam suatu area tertentu. Skala ini sering digunakan dalam kuesioner evaluasi karyawan untuk mengevaluasi kemampuan numerik atau kemampuan matematika karyawan.
- Skala Categorical: Skala Categorical adalah jenis skala pengukuran yang digunakan untuk mengevaluasi kategori atau tingkat prestasi karyawan. Skala ini dapat digunakan untuk mengukur tingkat kepuasan kerja, produktivitas, dan kinerja karyawan. Contoh skala ini adalah “tidak memenuhi harapan”, “memenuhi harapan”, dan “melebihi harapan”.
Pastikan bahwa karyawan mendapatkan feedback yang dibutuhkan sesuai kebijakan perusahaan terkait metode yang digunakan serta frekuensi pelaksanaannya.
1. Berikan penilaian yang konstruktif
Ingat, tidak ada pekerja yang sempurna dan selalu ada ruang untuk perbaikan. Manajer harus memberikan penilaian yang konstruktif dan membantu dalam meningkatkan performa karyawan.
Berikut adalah tips yang dapat Anda lakukan:
- Jangan menghindari masalah yang tidak nyaman. Tentukan apa yang layak dibahas dan jangan ragu untuk membicarakannya. Jika Anda tahu bahwa sebuah masalah mempengaruhi tim Anda, menghindari topik tersebut tidak akan membawa hasil apa pun.
- Bersikap taktis dalam memberikan umpan balik yang jujur. Sampaikan umpan balik dengan cara yang Anda inginkan diterima, pilih pendekatan yang tepat, dan tetaplah konsisten.
- Jelaskan harapan dengan jelas. Manajer yang baik harus menunjukkan dan mengharapkan kejelasan, seperti yang disampaikan Leon, presiden The Pearl Source: “Harus ada kejelasan yang sangat jelas di kedua sisi meja, baik dalam hal apa yang diharapkan oleh manajer dari karyawan ke depan dan apa yang dibutuhkan karyawan dari manajer.”
2. Tetapkan target
Di akhir penilaian karyawan, Anda harus mendefinisikan target serta langkah-langkah apa yang harus diaplikasikan untuk mencapainya. Ini akan menjadi bagian dari blueprint untuk karyawan pegang dan laksanakan hingga penilaian kinerja karyawan di periode selanjutnya.
Pastikan bahwa target dan rencana tindakan yang Anda tetapkan menggunakan Metode SMARTER (Spesifik, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound, Evaluated, and Reevaluated) dan mempertimbangkan Key Performance Indicator (KPI) yang sesuai. Ini akan membantu memastikan bahwa target dan rencana tindakan yang Anda tetapkan realistis dan dapat dicapai oleh karyawan.
3. Interpretasikan hasil performance review dengan 9 box matrix
HR Manager perlu menginterpretasikan hasil evaluasi untuk mengambil keputusan yang tepat terkait pengembangan karyawan. Metode Talent Management: 9 Box Matrix adalah salah satu metode yang dapat membantu HR Manager dalam proses ini.
Metode ini akan menempatkan karyawan dalam kotak berdasarkan dua dimensi, yaitu kinerja saat ini dan potensi masa depan. Kotak-kotak tersebut dibagi menjadi sembilan bagian yang masing-masing memiliki arti tertentu.
Setelah menempatkan karyawan pada kotak yang tepat, HR Manager dapat membaca hasilnya dengan cara yang lebih mudah dan terstruktur. Hal ini memungkinkan HR Manager untuk mengembangkan rencana tindakan yang lebih tepat untuk setiap karyawan.
Selain itu, HR Manager juga dapat membuat rencana promosi dan rotasi yang tepat untuk karyawan yang memiliki potensi untuk berkembang.
Nah, itulah sekilas tips untuk membuat performance review yang sukses di perusahaan Anda. Yuk, pelajari caranya lebih dalam melalui kursus berikut!
