Pentingnya Penerapan Sistem ERP pada Bisnis

Enterprise Resource Planning (ERP) bukan hanya berkaitan dengan planning atau resource. Namun, inti dari adanya ERP yaitu untuk menyatukan seluruh bagian/departemen dan fungsi yang ada pada sebuah perusahaan ke satu sistem komputer yang dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan spesifik dari departemen yang berbeda.

Kelola Seluruh Proses Absensi Lebih Efisien dengan absen karyawan

Pengertian ERP

Pengertian ERP sendiri adalah sebuah software yang memiliki fungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam bisnis. Biasanya ERP digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar saja, namun saat ini di kalangan UKM sistem ERP telah populer, dan banyak juga yang sudah menerapkan ERP pada bisnisnya.

Ada banyak manfaat menggunakan ERP, seperti melakukan pembelian bahan baku, hubungan dengan perusahaan lain, hingga mengelola job desc pekerja.

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah hasil perkembangan dari MRP (Material Requirements Planning), aplikasi ini telah berkembang sejak tahun 1970an, desain dari software inisangat mengoptimalkan segala kebutuhan yang diperlukan sebuah perusahaan. Setelah itu, pada tahun 2000, ERP telah disempurnakan pemakaiannya.

Pada tahun ini, penyimpanannya mulai diperbaiki dengan sistem cloud, meskipun penyimpanan jenis ini sangat bergantung kepada internet, namun keuntungannya sangat besar, karena ruang yang disediakan tidak terbatas dan dapat diakses di mana pun dan kapan pun.

Sistem ERP ini selalu berkembang hingga akhirnya mencapai tahap di mana ERP menjadi software as service atau Saas, yang mana penggunaannya semakin meningkat serta diminati oleh banyak perusahaan karena harga yang murah serta banyak manfaat yang akan didapat.

Manfaat Sistem ERP dalam Berbagai Industri

Pada saat itu, ERP hanya digunakan oleh industri manufaktur saja, karena adanya persaingan ketat serta pesanan pasar yang selalu terlampau banyak, maka penggunaan ERP sangat membantu di industri ini.

Dikarenakan sistem kerja dari manufaktur yang berfokus terhadap pekerjaan mesin sehingga harus mengurangi segala tindakan yang memakan biaya, seperti penyimpanan data dengan kertas harus dihilangkan.

Adanya ERP hal tersebut dapat direalisasikan karena sistem penyimpanan yang dimiliki software ini menggunakan cloud dan tersimpan secara digital, sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk keperluan penyimpanan data.

Selain itu, ada beberapa manfaat yang didapat jika mengimplementasikan ERP pada perusahaan, yaitu:

1. Mengoptimalkan Efisiensi

Sistem ERP memiliki fungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga, seperti halnya pemantauan jam kerja, proses penggajian, penggunaan aplikasi laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis. Dengan begitu tim dapat lebih fokus dalam melakukan pekerjaan lainnya.

Dengan kemudahan akses data dalam sistem ERP, seorang manajer atau pemangku kepentingan di perusahaan dapat memantau indikator kinerja utama melalui dasbor, seluruh data yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara real time.

2. Meningkatkan Kolaborasi

Data yang telah dimasukkan ke dalam sistem ERP yang terpusat dan konsisten, akan meruntuhkan gap antar departemen, sehingga kolaborasi antar departemen akan berjalan lancar, karena tiap departemen dapat mengakses data dari departemen lainnya. Selain itu, ERP yang berbasis cloud  akan memperluas kolaborasi antar tim yang ada di seluruh perusahaan melalui koneksi internet.

3. Menghemat Biaya Operasional

ERP dapat menghemat biaya operasional, karena sebagian besar aktivitas operasional diotomatiskan, sehingga berbagai kendala, gangguan, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik. Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan lebih cepat, bahkan perusahaan dapat mengurangi biaya tenaga kerja, karena ERP dapat mengambil alih berbagai pekerjaan manual.

4. Meningkatkan Keamanan Data

Untuk mencegah pelanggaran data ERP memiliki firewall, di mana seluruh data disimpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses dapat dimonitor dengan ketat dan keamanannya terjaga.

Admin yang mengelola data perusahaan dapat memberikan hak akses terbatas kepada karyawan. Misalnya, manajer HR dapat menyembunyikan data-data penting hanya untuk dirinya dan pemangku kepentingan, sementara memberikan hak akses kepada karyawan untuk melihat data mereka masing-masing.

Selain itu, ERP dapat menunjukkan aktivitas pengguna, sehingga admin dapat mengidentifikasi tindakan yang tidak sah atau aktivitas yang mencurigakan dalam sistem dengan mudah.

5. Membuat Prakiraan Bisnis yang Akurat

Selain itu hal paling penting bagi kemajuan bisnis adalah prakiraan (forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan akan bergantung pada laporan untuk membuat prakiraan yang pada akhirnya akan memengaruhi keputusan yang akan diambil.

Maka, penting bagi bisnis mendapatkan laporan yang lengkap, konsisten, serta real time. ERP mampu memfasilitasi semua itu.

Laporan yang dihasilkan dalam sistem ERP menggunakan filter dan analitik canggih yang dapat menyaring data yang tidak konsisten. Sistem ini memastikan bahwa data yang diperoleh dihasilkan berdasarkan waktu yang sebenarnya.

Dengan adanya laporan bisnis yang akurat tentu akan membantu pemangku kepentingan dalam menghasilkan keputusan yang terbaik bagi perusahaan.

Note: Apa Perbedaan Sistem HRIS Online, HCMS, dan HRMS? Apa yang cocok untuk perusahaan Anda?

Sistem ERP Memasuki Banyak Jenis Industri

Seiring perkembangannya, ERP saat ini digunakan hampir seluruh industri. Hal ini disebabkan karena keuntungan yang diterima oleh pengguna sangat banyak, dan untuk mengelola seluruh kebutuhan perusahaan akan mudah dengan software ini.

Selain itu, dampak positif penggunaan ERP ini dirasakan oleh perusahaan food and bakery, karena mereka dapat melakukan pemesanan bahan baku produksi lebih mudah, dan sangat membantu dalam merancang inventory ritel.

Lalu, rencana jadwal kerja setiap pegawai sangat mudah dirancang oleh industri ritel, hal ini memungkinkan kepala toko atau staff dapat berfokus pada pekerjaan lain yang diperlukan. Perkembangan ERP belakangan ini terus bertumbuh sangat pesat.

Sistem Enterprise Resource Planning Penuh Kemudahan

Faktor yang paling berpengaruh sehingga perusahaan memutuskan menggunakan ERP yaitu karena dapat mengoptimalkan semua faktor produksi di dalamnya.

Lebih dari 80% perusahaan telah menggunakan sistem ERP sebagai dasar perencanaan kebutuhan perusahaan.

Perusahaan membuktikan bahwa penggunaan ERP menghasilkan kemudahan dari berbagai sektor. Hal ini dibuktikan dengan contoh nyata dari pengaplikasian ERP yaitu tim marketing perusahaan dapat mengetahui web traffic dari website ataupun media sosial tanpa harus meminta laporan dari bagian IT, sehingga tim IT dapat melakukan pekerjaan lainnya dengan lebih maksimal.

Apabila dahulu waktu menunggu laporan bisa digunakan sebagai alasan untuk bermalas-malasan, hal ini dapat dicegah dengan penggunaan ERP, karena dengan adanya ERP akan mendorong setiap karyawan dan tim dalam perusahaan untuk bekerja secara maksimal dan mandiri.

Semua laporan yang dibutuhkan oleh tiap department sudah tersedia dengan sistem ERP, sehingga waktu kerja setiap karyawan akan lebih maksimal.

Menyusun Perencanaan Terbaik Melalui ERP

Dalam merencanakan segala kebutuhan perusahaan serta pelanggan melalui sistem informasi, dengan menggunakan ERP adalah hal yang tepat. Keunggulan dari ERP yaitu perhitungan akuntansi secara otomatis.

Selain itu, ERP dapat memfasilitasi seluruh informasi mengenai perusahaan agar dapat menghasilkan sebuah keputusan yang menguntungkan. Tanpa penggunaan ERP sebuah perusahaan tidak akan mampu bersaing dengan kecepatan persaingan dalam pasar, karena mayoritas perusahaan menggunakan ERP untuk segala keperluan perusahaannya.

Hadirnya ERP semua database bisa disatukan. Maka dari itu, sistem penyimpanan database seperti ini akan lebih memudahkan saat pencarian data untuk mengambil sebuah keputusan.

Jika Anda tidak menggunakan software ini, maka yang terjadi adalah kemunduran dalam menghasilkan keputusan terbaik bagi perusahaan, karena perencanaan yang dibuat tanpa menggunakan ERP akan memakan waktu dan tenaga, sedangkan kedua hal tersebut bisa disalurkan untuk keperluan penting lainnya.

Semakin optimal sistem ERP yang berlaku di perusahaan, maka pesaing lainnya juga tidak akan mampu menyaingi peningkatan omset perusahaan.

Saat ini, bisnis kecil yang baru merintis pun sudah menerapkan sistem informasi melalui ERP, karena manfaat yang akan dirasakan nantinya untuk kemajuan perusahaan.

Baca juga: Banyak perusahaan besar menganggap bahwa software cloud tidak aman karena data disimpan pada server di luar infrastruktur perusahaan, sehingga rentan terhadap pembobolan. Namun benarkah demikian? Baca artikel Mengapa Software Cloud Aman untuk Bisnis Perusahaan?

Hindari Metode Lama Database Terpisah

Metode lama dalam penyimpanan database terpisah harus dihindari, karena akan menyebabkan hilangnya data dan menimbulkan berbagai resiko hancurnya perangkat keras.

Hadirnya ERP yang memanfaatkan sistem internet berbasis cloud dalam penyimpanannya, perusahaan tidak perlu khawatir lagi ketika databasenya hilang, dengan menyatukan database ini juga mempermudah dalam proses pengumpulan data penting dalam melakukan laporan serta mengambil keputusan.

Metode lama tidak dapat bersaing dengan sistem enterprise resource planning, karena sekarang dengan adanya sistem untuk membuat perencanaan dalam perusahaan lebih mudah. Algoritma saat Anda mengelola ERP biasanya berfokus pada hasil pengumpulan database, sehingga keputusan yang diberikan akan selalu menguntungkan perusahaan Anda.

Saatnya Anda menggunakan software yang memanfaatkan sistem ERP untuk mengelola perusahaan Anda agar tidak kalah dalam persaingan pasar.

Adanya sistem ERP, Anda akan mengetahui tindakan apa yang harus diambil setiap saat, tanpa harus sulit mencari dokumen penting yang tersebar.

Penggunaan metode lama akan menghabiskan banyak pengeluaran hanya untuk cetak dokumen, dan pada akhirnya data-data penting sering kali hilang karena tidak tersimpan secara rapi.

Talenta hadir sebagai software yang menerapkan ERP, dengan mudah Anda dapat mengurangi pengeluaran perusahaan karena biaya yang dikeluarkan untuk sesuatu yang tidak perlu, karena adanya sistem ERP yang mengubah sistem cetak menjadi digital.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis aplikasi karyawan berbasis Android dan macOS dari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.