Penggunaan Absensi Karyawan Online Lebih Praktis Untuk Perusahaan

By Ervina LutfiPublished 16 Sep, 2019 Diperbarui 20 Maret 2024

Saat ini mesin absensi karyawan manual telah tergantikan dengan sistem absensi karyawan online seperti salah satu fitur solusi Talenta HRIS yang praktis.

Apa kelebihannya? Temukan jawabannya di Insight Talenta!

Kedisiplinan karyawan dapat dinilai salah satunya melalui tingkat kehadirannya di kantor.

Setiap perusahaan tentu saja memiliki standar sendiri untuk kehadiran setiap karyawan.

Itulah mengapa perlu diberlakukan sistem absensi agar ada pencatatan dan bukti hadir atau tidaknya seorang karyawan setiap harinya.

Sistem absensi karyawan dapat menjadi faktor penting yang dapat mempengaruhi profitabilitas keseluruhan operasi bisnis dan prospek pertumbuhan di masa depan.

Penggunaan Absensi Karyawan Online Lebih Praktis Dan Efisien!

Hingga kini, sudah ada banyak sistem absensi online yang dapat dipilih perusahaan seperti Talenta salah satunya.

Dulu sebelum ada sistem yang canggih, kehadiran karyawan akan dicatat secara manual dengan cara tanda tangan atau pemanggilan nama karyawan satu per satu.

Namun, hal tersebut ternyata sangat menyita banyak waktu, kurang efektif, dan kurang efisien.

Penggunaan Absensi Karyawan Online Lebih Praktis Dan Efisien!

Hingga pada akhirnya lahirlah mesin pencatat waktu masuk kerja karyawan pada tahun 1888, yang dipatenkan pada 1890.

Cara kerjanya adalah dengan cara memasukkan kartu kehadiran di celah mesin absensi yang nantinya akan tercetak tanggal dan jam saat itu.

Apabila karyawan terlambat, maka mesin absensi akan mencetak warna yang berbeda di atas kartu kehadiran karyawan.

Kemudian seiring berjalannya waktu, mesin absensi karyawan tersebut telah tergantikan dengan mesin absensi biometrik.

Kini, setelah memasuki era digital sudah marak penggunaan aplikasi absensi online yang sangat praktis salah satunya smart absensi.

Baca Juga: Absensi Online Berikan Dampak Positif Bagi Perusahaan

Kekurangan Penggunaan Mesin Absensi Manual

  1. Penggunaan mesin absensi manual tidak ramah lingkungan, karena boros penggunaan kertas yang digunakan untuk dijadikan kartu kehadiran karyawan
  2. Waktu dalam mesin absensi manual dapat diatur secara manual sehingga data kehadiran karyawan menjadi tidak akurat. Hal ini tentu saja dapat berbahaya apabila ada oknum karyawan yang berani memanipulasi data kehadiran demi terlihat disiplin di mata atasan
  3. Mengolah data kehadiran karyawan dari mesin absensi manual akan membutuhkan waktu yang lebih lama. Untuk itu, Anda harus segera beralih menggunakan mesin absensi online. Bahkan cara membuat absensi karyawan online bisa dilakukan secara gratis
  4. Untuk biaya pembelian dan perawat tergolong cukup mahal. Kisaran termurah untuk harga mesin fingerprint dengan jenis standalone sekitar Rp300.000 – Rp2.000.000.

Saatnya Beralih ke Sistem Absensi Online

Absensi karyawan secara online termasuk sistem absensi yang paling baru ditemukan dan sudah mulai banyak dilirik karena dianggap paling efisien.

Absensi online dikembangkan berdasarkan jaringan internet, sehingga para karyawan dapat melakukan absensi di mana saja mereka berada hanya melalui gawai pribadinya.

Jika jenis absensi lainnya mengharuskan setiap karyawan datang ke kantor atau tempat di mana mesin absensi dipasang, maka absensi online dapat dilakukan sepanjang ada koneksi internet.

Hal ini tentu sangat mempermudah para karyawan yang pekerjaannya lebih banyak bergelut di lapangan.

Misalnya bagian marketing, akan sangat merepotkan dan membuang waktu apabila ke kantor hanya untuk melakukan absensi dan kemudian kembali lagi ke tempat kerjanya.

Perusahaan yang menerapkan cara absensi online karyawan secara digital berbasis web atau android mobile, tidak perlu membeli mesin absensi tertentu.

Hanya bermodalkan software atau aplikasi absensi yang dapat di-install dan dapat diakses pada smartphone karyawan.

Tentu saja cara ini akan menghemat biaya perusahaan. Kelebihan lainnya adalah biaya yang dibutuhkan untuk membeli software absensi online tidak besar.

Harga software absensi online berlisensi tidak begitu mahal dan sangat variatif.

Tentu saja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Manfaat Penggunaan Sistem Absensi Online

Banyaknya kerumitan yang dapat ditimbulkan dari sistem absensi yang dilakukan secara manual, menjadikan perusahaan kini banyak beralih untuk menggunakan sistem online melalui aplikasi.

Sistem absensi jenis ini dianggap jauh lebih mudah dan efektif.

Berikut ini ada beberapa manfaat dari sistem absensi online yang bisa Anda dapatkan:

  1. Sistem absensi online tentu saja akan memudahkan tim HR perusahaan dalam melakukan pencatatan dan rekapitulasi data. Begitu juga dalam absensi online, data kehadiran, ketidakhadiran, hingga keterlambatan karyawan akan langsung tercatat secara otomatis tanpa harus memindahkan data secara manual. Apalagi, sistem online dapat membentuk suatu integrasi antar data sehingga perubahan data yang satu akan langsung mengubah data lainnya
  2. Melalui sistem absensi online, hanya karyawan yang bersangkutan yang dapat mengakses akunnya sendiri. Hal ini dapat menjadikan peluang kecurangan akan lebih kecil dan sulit. Data yang didapat melalui absensi online juga dapat diolah secara langsung dan real-time sehingga hasilnya dapat langsung terdata
  3. Karena sistem absensi dilakukan secara online, maka waktu yang digunakan juga otomatis sesuai dengan waktu sebenarnya yang berlaku di semua perangkat. Hal tersebut akan membuat perhitungan jam kerja menjadi lebih akurat dan tidak dapat diprotes oleh karyawan. Apalagi bagi perusahaan yang memberlakukan kebijakan gaji berdasarkan keterlambatan, maka sistem absensi online akan sangat membantu
  4. Apabila sistem penggajian di dalam perusahaan ditentukan oleh tingkat kehadiran, maka sistem online dapat membantu perusahaan untuk melakukan validasi jumlah kehadiran. Hal ini juga berlaku bagi karyawan yang mengambil jam lembur. Dengan demikian, perhitungan upah lembur didasarkan pada upah kehadiran dan komponen upah bulanan

Baca Juga: Jam Kerja Karyawan Indonesia, Lihat Dahulu Jenis Usaha yang Dilaksanakan

Setelah mengetahui apa saja kekurangan mesin absensi manual dan kelebihan penggunaan absensi secara online, tentu saja kini Anda sudah bisa menentukan pilihan.

Sistem absensi yang berteknologi canggih akan lebih memudahkan Anda dalam mengolah data kehadiran karyawan secara akurat.

Selain itu, penggunaan sistem absensi karyawan secara online juga dapat digunakan untuk mengontrol tindakan indisipliner karyawan dengan mudah.

Karyawan yang disiplin merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan.

Selain itu, tingkat kehadiran atau absensi merupakan tolak ukur yang paling efektif untuk melihat kedisiplinan karyawan selama bekerja di perusahaan.

Itulah mengapa penggunaan sistem absensi yang tepat seperti pada solusi yang ditawarkan oleh Talenta HRIS merupakan hal yang penting bagi perusahaan.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS HRIS Talenta Sekarang!

Image
Ervina Lutfi
Kontributor yang rutin memproduksi tulisan seputar HR dan bisnis, dengan pembahasan teliti, terstruktur, dan mudah dipahami.