Setiap karyawan yang bekerja di perusahaan Anda berhak mendapatkan gaji. Jika waktunya tiba, sejumlah gaji harus diserahkan sebagai bentuk kompensasi atas kontribusi yang diberikan oleh karyawan pada perusahaan. Penggajian karyawan tentu tidak semudah memberikan sejumlah uang pada karyawan, terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dan menjadi Standar Operasional Prosedur dalam memberikan gaji pada karyawan.

Pemberian gaji pada karyawan kini banyak terbantu dengan adanya berbagai jenis software payroll. Keberadaan software seperti ini, dapat menyederhanakan kerja staff HRD dalam memberikan gaji untuk karyawan. Keuntungannya yang didapatkan yaitu waktu yang lebih cepat untuk memproses dan akurasi data yang lebih dapat diandalkan. Perpaduan kemampuan staff HR yang handal serta software yang berkualitas dapat menjadi solusi mudahnya pengelolaan payroll perusahaan Anda.

Namun demikian, untuk dapat menggunakan software seperti itu dengan maksimal, terlebih dahulu ada baiknya dilakukan pemahaman secara menyeluruh pada prosedur dalam penggajian karyawan. Variabel seperti data karyawan, kinerja karyawan hingga metode pembayaran gaji, merupakan pengetahuan dasar untuk staff HRD dan bagian lain yang berkepentingan dalam mengurus hal ini.

 

Data Lengkap Karyawan

Dalam penggajian karyawan, variabel yang tidak boleh dilupakan dan menjadi acuan dasar adalah mengenai data lengkap karyawan. Mulai dari nama, posisi, masa jabatan, status kepegawaian, status pernikahan, jumlah tanggungan, serta identitas lain harus diketahui dan diarsipkan dengan rapi. Dengan demikian, gaji yang diberikan pada karyawan dapat diberikan pada orang yang tepat sesuai dengan kewajiban dan haknya masing-masing.

Pada penggunaan software pengelolaan payroll, biasanya hal ini akan diarsipkan dalam bentuk database yang dapat digunakan oleh berbagai divisi di perusahaan secara langsung. Hal ini sangat menguntungkan karena data yang ada pada database menjadi data yang aktual dan sesuai dengan kenyataan. Artinya, HRD tidak akan melakukan kesalahan perhitungan gaji karena jabatan yang tidak sesuai, masa kerja yang tidak tercatat, atau mungkin mutasi yang belum di-update.

Data lengkap karyawan dalam bentuk database bisa digunakan secara praktis oleh setiap bagian yang memerlukannya. Tidak hanya HRD, namun bagian finansial serta bagian lain juga dapat menggunakan data yang sama, sesuai dengan kebutuhan. Kelengkapan dan akurasi database menjadi salah satu kelebihan mendasar penggunaan software pengelolaan payroll.

 

Data Kinerja

Setelah memiliki dasar perhitungan dan penyampaian yang jelas, perusahaan juga perlu melakukan monitoring pada setiap karyawan dan kinerjanya. Setiap karyawan berhak mendapat kompensasi atas kontribusinya. Namun demikian, jika melihat kinerja yang diberikan, tentu ada dinamika tertentu yang bisa berpengaruh pada jumlah total pemberian gaji yang disampaikan.

Misalnya untuk lembur, hak karyawan dengan catatan lembur penuh setiap minggunya tentu berbeda dengan karyawan yang hanya melakukan lembur dua kali saja dalam satu minggu. Sama halnya dengan karyawan yang melakukan dinas luar, mereka berhak atas insentif dan reimbursement tertentu.

Software payroll dapat memberikan rekaman data untuk setiap karyawan yang Anda miliki. Setiap karyawan yang lembur, akan tercatat secara otomatis ketika mereka melakukan absensi keluar. Ini memungkinkan perusahaan untuk melacak dengan akurat karyawan mana yang melakukan lembur. Lebih lanjut, hasil kerja lembur yang diberikan karyawan juga dapat dimonitor sehingga diketahui apakah lembur yang dilakukan produktif atau tidak.

Rekaman data kinerja juga akan memperhitungkan jumlah ketidakhadiran karyawan, total jam kerja, hingga pencapaian yang diperoleh karyawan. Dengan demikian, perusahaan dapat menghitung secara pasti berapa besaran kompensasi yang wajib diberikan pada karyawan tersebut berdasarkan hal-hal yang sudah tercatat tadi.

 

Metode Pembayaran

Pada cara klasik, penggajian karyawan dilakukan secara langsung dengan penyerahan sejumlah uang, biasanya uang dimasukkan ke dalam amplop dan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan. Setelah menerima gaji tersebut, karyawan diwajibkan menandatangani sebuah berkas yang menunjukkan bahwa gaji yang menjadi haknya sudah diambil. Tandatangan ini kemudian dicocokkan oleh staff HRD sebagai bentuk validasi.

Namun dengan penggunaan software, hal ini tidak lagi diperlukan. Penggajian dilakukan secara lebih  praktis dengan transfer langsung ke rekening yang dimiliki oleh karyawan yang nomornya tercantum dalam database. Proses ini memungkinkan gaji diberikan tepat waktu, meski waktu atau hari gajian jatuh pada hari libur nasional sekalipun. Keuntungan didapat oleh dua pihak dalam menyampaikan kewajiban tepat waktu dan mendapat hak tepat waktu pula.

 

Setiap perusahaan pastinya memiliki SOP masing-masing dalam melaksanakan pembayaran dan penghitungan gaji karyawannya. Namun di zaman yang serba modern seperti sekarang, software payroll banyak dijadikan pilihan karena dinilai lebih praktis dan efektif.

Salah satu software payroll yang bisa Anda gunakan adalah Talenta. Dengan software ini, penggajian karyawan dapat dilaksanakan secara lebih cepat, efektif dan efisien sehingga staff HRD mampu menggunakan waktunya untuk keperluan strategis lain. Talenta juga dilengkapi dengan penghitungan pajak serta BPJS Ketenagakerjaan secara otomatis, sehingga menjamin pelaksanaan kewajiban karyawan terkait gajinya. Gunakan Talenta untuk mendapatkan kemudahan dalam sistem penggajian perusahaan Anda!

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
  • Indonesia
  • English
loading