6 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi bagi Stakeholder

Aplikasi absensi karyawan merupakan salah satu hal wajib yang harus dilakukan karyawan setiap harinya untuk memberitahukan perusahaan bahwa karyawan tersebut masuk atau bekerja di hari tersebut.

Dulu, karyawan melakukan absensi secara manual menggunakan kertas hingga mesin fingerprint terbaik.

Namun, di era digital 4.0 ini beberapa perusahaan sudah meninggalkan cara lama tersebut dan mulai memanfaatkan aplikasi absensi yang dapat diakses karyawan kapan dan di mana saja melalui mobile phone.

Hanya bermodal handphone dan jaringan internet, karyawan tidak perlu datang ke kantor hanya untuk melakukan absensi saat ada meeting di luar kantor pada pagi hari. Hal ini tentu sangat berguna dan memudahkan karyawan.

Bukan hanya berguna bagi karyawan dalam melakukan absensi, aplikasi ini juga memiliki manfaat dan keuntungan bagi perusahaan.

Apa saja manfaat yang bisa didapat perusahaan dengan adanya aplikasi absensi ini?

1. Absensi Lebih Akurat & Hemat Waktu

Absensi secara manual terkadang rawan sekali terjadi risiko kecurangan, misalnya saja titip absen.

Selain itu,  jika perusahaan Anda memberikan kebijakan jam kerja di waktu yang sama, kemungkinan karyawan akan menghabiskan banyak waktu untuk antre hanya untuk absensi.

Hal ini tentu merugikan karyawan dan juga perusahaan bukan?

Namun, dengan adanya aplikasi absensi, karyawan tidak perlu lagi melakukan antre hanya untuk absensi. Karyawan juga dapat dengan mudah melakukan absensi kapan dan di mana saja.

Bagaimana jika karyawan melakukan absensi di rumah?

Tentu ini bisa dilacak perusahaan, karena sebagian besar aplikasi absensi juga menyediakan geo tagging dan mampu melacak lokasi karyawan saat melakukan absensi. Jadi tidak ada lagi kecurangan.

Selain itu, karyawan juga bisa melakukan ‘selfie’ yang bisa membuktikan bahwa karyawan tersebut benar-benar bekerja.

Ini berlaku jika karyawan memiliki jadwal meeting di luar dan tidak langsung datang ke kantor karena bisa menghabiskan banyak waktu.

Baca juga: Penggunaan Absensi Karyawan Online Lebih Praktis

2. Rekapitulasi Absensi Karyawan Lebih Mudah

Tugas HR di akhir bulan biasanya adalah mencatat dan menghitung absensi karyawan satu per satu sebelum melakukan proses payroll.

Hal ini tentu bisa menghabiskan banyak waktu, apalagi jika perusahaan memiliki jumlah karyawan yang tidak sedikit.

Namun, dengan adanya aplikasi absensi, HR tidak perlu lagi menghitung absensi.

Biasanya aplikasi ini sudah terintegrasi dengan fingerprint, sehingga HR dan perusahaan dapat langsung mengecek absensi karyawan kapan dan di mana saja secara real time.

Sehingga, ketika penggajian pun, Anda tidak perlu lagi menginput data absensi karyawan satu per satu, karena akan secara otomatis terhitung dalam komponen penggajian.

3. Menghemat Biaya Pengadaan Perangkat

Mesin fingerprint menjadi salah satu alternatif perusahaan untuk mencatat data kehadiran karyawan.

Namun, kelemahan dari sistem fingerprint ini adalah biaya pengadaan mesin yang terlalu mahal.

Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak, pengadaan fingerprint juga tidak cukup hanya satu, karena bisa menyebabkan antre yang panjang ketika karyawan ingin melakukan absensi.

Selain itu, perangkat fingerprint cadangan juga dibutuhkan jika terjadi kerusakan, kalau tidak data kehadiran karyawan akan hilang, ini merugikan karyawan dan juga perusahaan.

Bukan hanya biaya pengadaan perangkat, sistem fingerprint juga membutuhkan teknisi khusus untuk melakukan perbaikan maupun pemeliharaan.

Karena itulah, perusahaan dengan aplikasi absensi online dapat meminimalisir biaya pengadaan serta pemeliharaan perangkat.

Hanya bermodalkan mobile phone dan internet, karyawan dapat melakukan absensi kapan dan di mana saja.

Anda juga dapat memonitor data kehadiran mereka dengan mudah dan real time.

Baca juga: Absensi Online Berikan Dampak Positif bagi Perusahaan

4. Monitor Kehadiran Karyawan

Dari banyaknya karyawan yang dimiliki perusahaan, seorang HR harus mengetahui dengan betul kehadiran karyawan.

Karena ketika satu karyawan tidak masuk, karyawan lainnya pasti akan mencari dan menanyakan ke mana orang tersebut kepada HR.

Dengan aplikasi absensi ini, Anda akan dengan mudah mengetahui keberadaan karyawan, apakah dia hadir, sakit, atau cuti.

Selain itu, Anda juga dapat dengan mudah memonitor kehadiran karyawan yang sering terlambat.

Sehingga, Anda dapat dengan mudah menegur karyawan yang sering telat datang ke kantor dengan data yang tentunya lebih akurat.

5. Perhitungan Jam Kerja Lebih Akurat

Dengan adanya teknologi internet memungkinkan sinkronisasi waktu pada tiap perangkat yang terhubung.

Misalnya, waktu yang ditampilkan pada smartphone karyawan sama dengan perangkat laptop atau komputer kantor. Hal ini tentu membuat waktu absensi yang tercatat dalam sistem menjadi lebih akurat.

Tingkat akurasi inilah yang menjadi poin penting dalam pengukuran kinerja karyawan perusahaan. Terlebih lagi jika perusahaan Anda memiliki kebijakan gaji yang berpedoman pada kehadiran serta keterlambatan karyawan.

Selain itu, ini juga dapat membantu ketika perusahaan memberikan tunjangan overtime bagi karyawan yang bersedia lembur demi mencapai target tertentu.

6. Menciptakan Lingkungan Kerja yang Produktif

Seperti yang sudah dibahas pada poin pertama, dengan adanya aplikasi absensi, Anda maupun karyawan dapat menghemat waktu dalam melakukan maupun pencatatan absensi.

Bukan hanya absensi, karyawan juga dapat dengan mudah mengajukan cuti maupun lembur dengan mudah tanpa perlu mendatangi atasan maupun HR satu per satu hanya untuk mendapat persetujuan.

Tanpa aplikasi, mungkin saja karyawan bisa menghabiskan waktu terlalu banyak hanya untuk mendapat persetujuan, belum lagi jika HR maupun atasannya tidak ada di kantor, sangat merepotkan bukan?

Karena itulah aplikasi absensi sangat berguna untuk meningkatkan produktivitas karyawan yang tentunya memengaruhi perkembangan perusahaan.

Itulah beberapa keuntungan dan pentingnya aplikasi absensi digunakan oleh perusahaan.

Dengan menggunakan aplikasi ini, bukan hanya karyawan yang dapat dimudahkan, tapi Anda sebagai HR dan perusahaan juga bisa mendapatkan keuntungannya.

Bagi Anda yang ingin mendapatkan keuntungan tersebut, akan lebih baik jika Anda menggunakan aplikasi absensi Talenta.

Dengan sistem employee self services dari Talenta, karyawan dan Anda akan mendapatkan keuntungan seperti yang telah dijelaskan di atas.

Segera daftarkan perusahaan Anda dengan Talenta dan dapatkan kemudahannya sekarang!