Pentingnya Invoice dalam Proses Transaksi Bisnis

Invoice adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk pernyataan penagihan oleh penjual kepada pembeli, dimana pada dokumen tersebut detail produk atau jasa yang digunakan oleh pembeli.

Pentingnya penggunaan dokumen ini harus diperhatikan karena biasanya berisi mengenai satuan, total harga, serta tanggal pembelian.

Biasanya invoice berisi tiga lembar dimana masing-masing untuk pembeli lembar, yaitu pembeli telah melunasi tagihan, arsip bagian penjualan dan laporan keuangan.

Dari lembar-lembar tersebut ketiganya akan dijadikan sebuah bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.

Baik itu perusahaan kecil maupun perusahaan besar tentu membutuhkan invoice/faktur, sebagai dokumen penagihan resmi kepada pelanggan mereka.

Selain itu, dokumen ini biasanya juga dapat dijadikan sebuah jaminan dalam pengajuan pinjaman.

Namun, memang tidak banyak yang menerima invoice sebagai jaminan pinjamannya.

Jadi sebenarnya, apa sih fungsi serta pentingnya dokumen ini dalam bisnis?

Sekarang kita akan bahas lebih jauh mengenai pentingnya invoice.

Pentingnya Invoice dalam Sebuah Perusahaan

Seperti yang sudah dibahas sedikit di atas, invoice secara umum memiliki kegunaan sebagai alat bukti pembelian yang dilakukan oleh pembeli.

Namun, apabila masih kurang jelas terkait apa saja sebenarnya fungsi invoice dalam perusahaan, perhatikan penjelasan berikut.

1. Sebagai informasi mengenai produk/jasa yang dibeli konsumen
2. Sebagai informasi terkait besaran tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen
3. Sebagai bukti yang sah apabila produk/jasa yang telah tercantum dijual kembali oleh pihak lain
4. Sebagai bukti yang sah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan
5. Sebagai bukti apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan tagihan
6. Sebagai agunan untuk mengajukan pinjaman modal

Selain fungsi, invoice juga memiliki beberapa jenis yang biasa digunakan di Indonesia. Yuk kita bahas satu persatu di bawah ini.

Baca Juga : Proses Reimburse Atau Reimbursement Adalah Lebih Cepat Dengan Cara Ini

Jenis-Jenis Invoice yang Ada di Indonesia

Dari beberapa hal yang akan dibahas salah satu yang perlu kamu ketahui seputar invoice adalah setiap jenisnya.

Di Indonesia sendiri biasanya ada 3 jenis invoice yang paling sering digunakan perusahaan.

Berikut ini ketiga jenis dokumen tersebut.

• Invoice Biasa

Jenis invoice yang satu ini adalah jenis faktur atau dokumen yang paling umum sering digunakan dalam bertransaksi.

Mengapa sederhana? Karena invoice ini isinya hanya rincian item, jumlah, harga persatuan dan harga total dari barang yang akan dibeli.

Inilah mengapa pentingnya invoice di sini karena isinya tidak terlalu banyak dibandingkan beberapa jenis lainnya.

• Invoice Proforma

Invoice proforma ini adalah jenis dokumen yang bersifat temporary.

Faktur ini akan diberikan kepada pelanggan sebelum penjual melakukan pengiriman barang pesanannya.

Karena hal tersebut, dokumen ini dapat dikatakan sebagai invoice pengganti ketika barang yang dikirimkan dilakukan secara bertahap.

Ketika seluruh barang telah diterima pelanggan, maka penjual baru akan menyerahkan invoice biasa sebagai ganti dari dokumen ini.

• Invoice Konsuler

Yang terakhir ini adalah jenis invoice khusus yang digunakan dalam kegiatan eksport dan impor yang dilakukan oleh sebuah perusahaan.

Dalam invoice konsuler biasa terdapat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan impor, kantor konsuler dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.

Saat berbicara mengenai jenis dari dokumen ini tentu kamu juga perlu mengetahui mengenai apa saja yang dapat membedakan pada invoice tersebut.

Selain itu, kamu juga perlu memahami komponen dalam dokumen ini.

Terutama para perusahaan yang sering melakukan pembelian barang.

Karena, biasanya perusahaan memiliki format faktur yang berbeda dari setiap kebutuhannya.

Namun, dalam isinya tentu perlu disertakan beberapa hal di dalam invoice agar informasinya lengkap sesuai dengan purchase order (po) dari pelanggan.

Beberapa komponen yang harus ada dalam invoice diantaranya:

1. Nomor urut
2. Purchase order/nomor order
3. Delivery Order (DO)/ Surat Jalan (SJ) atau nomor transaksi
4. Detail barang
5. Sub total
6. Diskon
7. Biaya pengiriman
8. Biaya PPN (Pajak Penghasilan)
9. Total Biaya

Komponen-komponen di atas juga beberapa digunakan pada kwitansi yang ada di Indonesia, karena itu beberapa orang kadang kesulitan membedakan mana faktur mana kwitansi.

Baca juga : 5 Software Wajib Perusahaan Manufaktur Untuk Hadapi Era 4.0

Perbedaan dari Faktur dan Kwitansi

Ini juga hal yang perlu diketahui mengapa kedua hal ini keduanya memang tidak jauh berbeda sama instrumen yang dapat digunakan untuk mencatat perjanjian jual beli yang dilakukan oleh penjual dan pembeli.

Kedua barang ini juga cukup penting perannya dalam bisnis, seringkali beberapa orang tertukar dan tidak mengetahui dimana letak perbedaan serta fungsi yang dimilikinya.

Karena itu untuk kamu yang tidak mengetahui perbedaannya, kita akan bahas di bawah mengenai apa saja yang menjadi pembeda dari faktur dan kwitansi.

• Faktur

Seperti yang sudah disebutkan di atas Faktur atau Invoice adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bentuk penagihan terhadap pembelian produk atau jasa yang dilakukan oleh pembeli.

Hal tersebut juga digunakan sebagai bentuk dasar hukum bisnis agar proses transaksi yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana yang sudah disepakati.

Beberapa komponen yang terdapat pada lembaran faktur yaitu seperti nama penjual dan pelanggan, nomor telepon, alamat, email, harga, pajak, tanggal, nomor faktur dan total pembayaran yang harus dilakukan.

Saat melakukan proses transaksi jangan lupa untuk memastikan bahwa faktur ini diberikan oleh penjual kepada pembeli.

Hal tersebut agar pembeli mengetahui total pembelian yang dibayarkan. Beberapa perusahaan dan vendor yang dapat menerapkan faktur ini biasanya rumah sakit, restoran dan sebagainya.

• Kuitansi

Sedangkan lain halnya dengan kuitansi yang merupakan sebuah dokumen yang digunakan sebagai bukti jika proses transaksi sudah selesai dilakukan.

Dengan begitu, pembeli menjadi pemilik penuh atas produk atau jasa yang diterima.

Kuitansi ini juga biasanya mencakup beberapa informasi seperti kuantitas barang, harga, diskon, pajak, tanggal pembayaran, jumlah yang harus dibayarkan, metode pembayaran, nomor kuitansi dan cap atau tanda tangan. Untuk beberapa keperluan kuitansi juga kadang dilampiri oleh materai untuk memperkuat kuitansi tersebut.

Dengan adanya kuitansi ini kadang kamu dapat mengajukan claim apabila terjadi kerusakan dan kecacatan pada produk yang telah dibeli.

Jika sudah mengetahui dengan jelas mengenai perbedaan dari kedua nya ini, kamu tinggal mempraktekannya dengan membuat invoice.

Namun sudah tahu belum apa saja yang diperlukan saat akan membuat invoice?

Baca Juga : Metode Absensi Kehadiran Secara Online Pengganti Absen Mesin Fingerprint Kantor

Cara Membuat Invoice 

Saat akan membuat invoice diperlukan beberapa komponen yang sudah disebutkan di atas.

Membuat invoice juga diperlukan kesesuaian dengan barang yang diterima oleh pelanggan.

Hal ini dilakukan agar terhindar adanya penolakan barang yang terjadi diantara penjual dan pembeli.

Karena itu pentingnya invoice ini dibuat apabila proses pembelian serta pengiriman telah selesai dilakukan, ditandatangani dan disepakati antara penjual dan pembeli.

Membuat invoice juga perlu memperhatikan apakah dokumen tersebut dapat digunakan untuk satu kali transaksi atau transaksi bertahap.

Apabila pengiriman produk dapat dilakukan secara bertahap, kamu dapat menggunakan invoice proforma sebelum memberikan yang biasa ketika semua barang sudah dikirimkan secara menyeluruh.

Pastikan setiap transaksi yang menggunakan invoice harus diteliti isi serta kegunaannya.

Baca Juga : Contoh Absensi Online Gratis Dengan Web Google Forms Hingga Aplikasi Mobile App Berbasis Android

Kelola Karyawan Perusahaan Dengan Mekari Talenta

Agar prosesnya lebih mudah, Talenta dapat membantu manajemen perusahaan serta mengelola attendance management secara efektif dan terintegrasi database.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.