KPI: Definisi, Jenis, dan Cara Membuatnya

By Mekari TalentaPublished 30 May, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Jika Anda mengelola sebuah tim atau bekerja berdasarkan target, kemungkinan besar Anda pernah mendengar tentang Key Performance Indicator atau KPI.

Yang belum familiar juga mungkin ada, dan sekarang sedang kebingungan memahami apa itu Key Performance Indicator atau KPI dan bagaimana konsep pembuatannya.

Maka itu, dalam kesempatan kali ini Talenta akan memberikan ulasan mengenai definisi dan cara merancang KPI yang efektif.

Apa Sebenarnya KPI?

Key Performance Indicators KPI

Terminologi KPI biasanya dibuat dalam konteks bisnis, sehingga tidak semua orang mengerti akan maksud dari penamaannya.

Key Performance Indicator disingkat KPI adalah indikator penting dalam melihat kemajuan dari hasil yang diinginkan.

Menurut Banerjee dan Buoti (2012), KPI adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi.

KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Sederhananya, ia merupakan alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.

Key performance indicator dapat diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan dan juga merupakan suatu hal yang perlu terus diperhatikan oleh manajemen.

Mungkin banyak yang masih bingung dengan pengertian KPI. Mari kita telaah lebih lanjut dengan mengenal apa manfaatnya berikut ini.

Baca juga: Contoh dan Cara Membuat KPI Dashboard

Fungsi KPI dalam Perusahaan

Key Performance Indicator atau KPI adalah bagian penting dalam mengukur keberhasilan dan kegagalan bisnis.

Dikenal juga sebagai laporan kilat atau dasbor, KPI memungkinkan pemilik dan manajer bisnis mendapatkan gambaran umum tentang kinerja bisnis mereka dalam waktu tertentu.

KPI mengukur tujuan bisnis terhadap data aktual dan terukur selama periode tertentu.

Berikut adalah lima manfaat KPI.

1. Target Jadi Lebih Terukur

Sekali lagi, KPI adalah alat untuk mengukur sejauh mana Anda mendekati target Anda. KPI bukanlah target Anda.

Contohnya, sebuah KPI dapat mengindikasikan bahwa saat ini team hanya mampu mencapai 20% dari prospek yang diinginkan (tentu saja sesuai dengan benchmark yang sudah ditetapkan perusahaan).

Berdasarkan indikasi yang ditampilkan KPI, manajer penjualan dapat mengetahui progress penjualan serta alasan mengapa hasil yang dikeluarkan belum sesuai harapan.

Ini akan menuntun manajer untuk mengeluarkan strategi baru ke depannya.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta.

2. Menciptakan Atmosfer Belajar

Menurut Root Cause, data yang dihasilkan dengan KPI bisa menuntun karyawan untuk menciptakan percakapan penting dengan rekan setim maupun dengan manajer mereka.

Jika dijadikan kebiasaan, maka akan tercipta lingkungan edukatif di dalam perusahaan.

Anda juga bisa menganalisis apakah KPI yang telah ditetapkan berjalan efektif atau tidak, atau meninjau ulang apakah KPI cukup masuk akal untuk bisa dicapai tim Anda atau tidak.

3. Mendapatkan Informasi Penting

KPI memberikan gambaran langsung dari keseluruhan kinerja perusahaan.

Data real-time yang disediakan KPI memungkinkan Anda untuk melakukan penyesuaian sistematis sehingga Anda tidak perlu membuat perubahan besar-besaran setiap akhir bulan untuk mencapai target.

Selain gambaran kinerja, beberapa perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur seberapa baik mereka mencapai standar tertentu yang mungkin tidak terkait langsung dengan bisnis atau keuntungan mereka.

4. Mendukung Akuntabilitas

Tanpa sumber data yang tepat dan terukur seperti KPI, perusahaan akan kesulitan dalam memberikan penilaian performa karyawannya.

Anda mungkin saja berasumsi bahwa karyawan A berkinerja buruk karena masalah keterlibatan.

Tapi Anda tidak memiliki bukti yang dapat diukur. Padahal kinerja bisa diukur dengan statistik lain, dan KPI bisa menjadi alatnya.

Pada dasarnya, KPI mendorong akuntabilitas (pertanggungjawaban) bagi karyawan (jika mereka kurang kinerjanya) dan perusahaan.

5. Meningkatkan Semangat

Key performance indicator bisa sangat bermanfaat dan memotivasi karyawan untuk menerima feedback positif karena memenuhi KPI tertentu.

Hasilnya seringkali instan. Ini menciptakan rasa ‘memiliki tujuan’ dan membuat mereka tetap fokus untuk mencapai tujuan tersebut.

Baca juga: Indikator Pengukuran Kinerja dengan Konsep KPI

5 Langkah Cara Membuat KPI yang Baik

Banyak orang yang mengatakan bahwa merancang KPI adalah hal yang rumit.

Setiap detilnya harus terkait dengan hasil bisnis tertentu dengan ukuran kinerja.

Key performance indicator sering kali disalahartikan dengan metrik bisnis.

Langkah di bawah bisa menuntun Anda dalam merancang KPI, tentu saja dengan menyelaraskan dengan tujuan organisasi.

Langkah 1 – Identifikasi kinerja bisnis yang ingin Anda ukur

Sebelum merancang KPI, kita perlu memahami proyek yang akan dijalankan terlebih dahulu, sehingga arah dan tujuan proyek/bisnis yang ingin dicapai lebih terlihat jelas.

Anda akan bisa melihat hasil apa yang Anda inginkan serta mengapa hasil ini penting.

Hampir sama seperti kita perlu melihat ukuran dari gunung yang akan didaki sebelum memutuskan rute mana yang akan dilewati!

Langkah 2 – Tetapkan tolak ukur kemajuan kinerja

Tujuan dari  key performance indicator adalah untuk mengukur kinerja dan progres proyek/bisnis Anda, sehingga penting untuk KPI dipahami semua anggota yang berkepentingan.

Maka itu, target harus spesifik agar kinerja dapat diukur dengan objektif.

Anda juga perlu memikirkan apa yang akan menjadi tolak ukur rendah-tingginya kemajuan kinerja.

Contohnya, target penjualan adalah 5.000 barang. Jika hasil KPI menunjukkan penjualan hanya mencapai 4.000 (dan 4.000 diartikan tidak memenuhi standar), artinya terdapat aspek yang harus diperbaiki.

Penting juga untuk menentukan titik mana yang memenuhi syarat berhasil atau gagal.

Dengan melakukannya, baik anggota tim/divisi dapat melihat kinerja mereka, dan para leader atau manajer dapat memberikan arahan yang lebih sesuai dengan kondisi.

Langkah 3 – Bandingkan kinerja saat ini dengan target yang ditentukan

Melakukan review dari kinerja saat ini memberikan titik awal untuk pengukuran dan memungkinkan keseluruhan target untuk dipecah menjadi tujuan yang lebih kecil.

Contohnya, ‘agar tujuan keseluruhan X dapat dicapai, kinerja perlu ditingkatkan sebesar Y setiap bulan’.

Ini akan membuat Anda dapat melihat bagaimana key performance indicator dapat mempengaruhi hasil kerja keseluruhan.

Langkah 4 – Tinjau perubahan kinerja hingga saat ini

Merancang dan menjalani key performance indicator saja tidak bisa dikatakan cukup.

Anda perlu menilik ulang proses dan hasilnya untuk perbaikan berkelanjutan.

Bagaimana Anda tahu bahwa Anda telah mencapai hasil Anda? Oleh karena itu perlu dilakukan peninjauan.

Meninjau kinerja dari key performance indicator sebelumnya akan memberikan Anda dasar yang realistis untuk menentukan KPI berikutnya.

Berikut contoh mengapa meninjau ulang key performance indicator akan bermanfaat.

Mari katakan sebuah perusahaan sudah melebihi pencapaian yang ditargetkan, misalnya 120% dari target, ditambah produktivitas tim yang masih bagus.

Maka, tidak ada salahnya untuk menaikkan target untuk meningkatkan hasil.

Sebaliknya, jika tidak tercapai, jangan memaksakan untuk menaikkan target berikutnya, sebab akan memengaruhi motivasi dan produktivitas tim.

Artinya, Anda perlu mengidentifikasi mengapa terjadi ketidaksesuaian pada performa tim.

Langkah 5 – Merancang KPI

Jika langkah 1 sampai 4 di atas telah dipahami, langkah selanjutnya adalah mulai menyusun KPI untuk organisasi Anda sendiri.

Pastikan target, tolak ukur, dan sumber data sudah siap. Mari kita ambil contoh berikut:

Contoh KPI Dept. Sales Marketing

Sales Opportunity

KPI Sales Opportunity mengatur prospek berdasarkan nilai peluang (value) dan probabilitas closing penjualan.

Setiap prospek memiliki perkiraan nilai pembelian yang terkait dengan mereka untuk membantu tim Anda memprioritaskan upaya mereka.

Kunci Performa: Negosiasi, Kontrak Baru

Tolak Ukur Keberhasilan: Value tiap prospek meningkat, Kemungkinan menang dari kompetitor meningkat.

  • Meningkatkan akuisisi pelanggan baru sebesar 20% selama 2021
  • Meningkatkan indeks kepuasan pelanggan sebesar 5% selama 2021

Apa yang Membuat KPI Efektif?

Sekarang kita tahu bahwa key performance indicator adalah sebuah alat ukur untuk melihat indikator kinerja utama.

Terlalu sering, organisasi mengadopsi KPI yang diakui industri tanpa pikir panjang, dan setelahnya bertanya-tanya: mengapa KPI tersebut tidak mencerminkan bisnis mereka sendiri dan akhirnya gagal memberikan perubahan positif apa pun.

Dalam hal mengembangkan strategi untuk merumuskan KPI, tim Anda harus mulai dengan memahami apa tujuan organisasi Anda.

Ini dilakukan agar Anda mendapatkan pengertian yang lebih baik mengenai bagaimana KPI akan mengukur proses bisnis perusahaan dan siapa yang dapat menindaklanjuti proses bisnis tersebut.

Ada beberapa hal penting yang membuat key performance indicator dapat diterapkan secara efektif di perusahaan.

Strategi dan Objektif Perusahaan yang Jelas

Sering kali manajemen menginginkan hasil maksimal atau performa yang luar biasa tanpa memahami apa tujuan yang ingin mereka capai dan strategi apa yang harus dijalankan demi mendapatkannya.

Oleh karena itu, kejelasan strategi dan tujuan perusahaan yang jelas akan menjadi kunci utama bagi seluruh personel mengeluarkan kinerjanya.

Sistem yang Mendukung

Perlu adanya sistem yang mumpuni dalam membuat dan mengukur laporan kinerja.

Sistem tersebut tidak melulu harus terhubung dengan teknologi.

Sistem yang rapi, terkontrol, dan konsisten cukup untuk membuat key performance indicator berjalan dengan mulus.

Bentuk Komunikasi

KPI adalah bentuk komunikasi. Perlakukan ia sebagaimana komunikasi adalah aspek penting dalam setiap kegiatan usaha dan kerja sama.

Sama seperti komunikasi, key performance indicator mematuhi aturan dan praktik terbaik seperti informasi yang ringkas, jelas dan relevan.

Kelola KPI Karyawan Mudah dengan Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah salah satu software HRIS untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Hdirnya Mekari Talenta  memberikan solusi dengan menghadirkan fitur manajemen KPI yang dapat diakses secara online dan dapat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dalam proses manajemen KPI perusahaan karena sudah terintegrasi dengan fitur lainnya.

Dengan fitur ini, Anda dapat memantau kinerja serta progres dari pencapaian karyawan.

Hal ini penting terutama bagi karyawan di bidang sales agar mereka bisa tetap on track pada target penjualan.

Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Konsultasi permasalahan Anda dengan tim sales kami sekarang juga.

banner tentu bisa june
Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.