Insight Talenta

Semua Tentang Payroll System di Indonesia, Bagaimana Peraturannya?

Belajar dari negara lainnya, Indonesia juga memiliki payroll system guna mengatur dan mengelola daftar gaji karyawan di sebuah perusahaan. Selain sebagai pembayaran gaji, payroll system juga digunakan untuk audit masing-masing gaji karyawan agar tidak terjadi kesalahan penghitungan.

Payroll sendiri merupakan istilah atau pembahasan yang lebih luas dari gaji, mulai dari audit jumlah gaji karyawan hingga ke sistem pembayarannya.

Di mana Anda tidak hanya berbicara tentang tanggung jawab perusahaan untuk memberikan upah kepada karyawan.

Lebih dari itu, payroll system mempertimbangkan banyak hal seperti jenis pekerjaan, jabatan, lama bekerja, dan faktor-faktor pembentuk perhitungan gaji lainnya sehingga butuh audit ekstra.

Melalui artikel ini, Insight Talenta mencoba menjelaskan payroll system di Indonesia dan bagaimana peran software payroll dalam mengoptimasi serta audit gaji karyawan secara detil.

Ini beberapa pembahasannya:

Mari Belajar Mengetahui Pengertian Payroll System di Indonesia

Belajar dari sejarahnya, payroll adalah istilah bahasa Inggris yang berarti daftar gaji atau penggajian.

Arti dari penggajian sendiri dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah proses, cara, dan perbuatan membayar gaji.

Di mana dalam proses penggajian, perusahaan akan mengacu pada daftar gaji yang berisi nama, jabatan, jenis pekerjaan, masa kerja, golongan, pendidikan, dan faktor penambah atau pengurang gaji.

Perusahaan harus belajar mengenai payroll system di Indonesia uang sejatinya diatur dalam Undang-Undang No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Kemudian peraturan tersebut direvisi melalui UU Cipta Kerja dan dihimpun dalam Peraturan Pemerintah No.36 Tahun 2021.

Jika melihat pada peraturan tersebut, payroll system di Indonesia dapat disimpulkan mengacu kepada beberapa hal sebagai berikut:

  • Upah Minimum yang ditentukan sesuai dengan Kabupaten atau Provinsi.
  • Skala dan struktur upah yang meliputi jabatan, evaluasi kinerja, kemampuan perusahaan, waktu dan masa kerja, golongan, pendidikan, dan ukuran yang bersifat subjektif lainnya.
  • Upah lembur.
  • Upah tidak masuk kerja karena alasan tertentu.
  • Hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah yang meliputi pinjaman karyawan, salary sacrifice, ganti rugi, dan denda.
  • Upah sebagai dasar perhitungan kewajiban. Misalnya besar pajak penghasilan.

Selain poin-poin di atas, pemerintah juga memberi keleluasaan bagi perusahaan untuk mengatur sendiri payroll system mereka melalui perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan perjanjian kerja bersama.

Penjelasan Aturan Terkait Payroll System di Indonesia dan Audit Gaji Karyawan

Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa payroll system di Indonesia mengacu pada PP No.36 Tahun 2021 yang mengatur setiap aturan dan proses payroll mulai dari penentuan gaji hingga pembayarannya.

Untuk mengetahui aturan-aturannya, simak penjelasannya berikut ini.

Baca juga: Apa Itu Payroll dan Bagaimana Prosesnya Lebih Cepat dengan HRIS?

Komponen Gaji pada Payroll System di Indonesia

Komponen utama penyusun gaji menurut payroll system di Indonesia adalah terdiri dari gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap.

Pemerintah juga mengatur proporsi komponen gaji yaitu gaji pokok sekurang-kurangnya 75% dari total gaji termasuk tunjangan di dalamnya yang diterima oleh karyawan.

Pemerintah juga mengatur bahwa perusahaan dapat memberikan pendapatan di luar gaji yang meliputi Tunjangan Hari Raya (THR), reimbursement, bonus, uang servis,dan insentif.

Selain itu, pemerintah juga mempersilakan perusahaan untuk mengatur kebijakan sendiri terkait penggajian yang telah disepakati oleh karyawan.

Penggajian bagi Anda yang Memiliki Karyawan dengan Waktu Kerja Tertentu

Pemerintah Indonesia juga mengatur bahwa perusahaan dapat membayar gaji berdasarkan satuan waktu tertentu yaitu per jam dan harian.

Untuk pembayaran per jam, besarannya ditentukan sesuai dengan kesepakatan kerja namun dengan catatan upah yang dibayarkan tidak boleh lebih rendah dari perhitungan berikut. upah per bulan / 126

Perlu diingat, angka penyebut dalam rumus tersebut tidak lah baku karena median jam kerja sebuah negara bisa saja berubah-ubah sesuai dengan kebijakan pemerintah.

Untuk upah harian, apabila perusahaan menganut jam kerja 6 hari dalam seminggu, maka rumusnya adalah upah sebulan dibagi 25.

Sedangkan perusahaan yang menganut jam kerja 5 hari dalam seminggu, rumus yang digunakan adalah upah sebulan dibagi 21.

Jika Anda menggunakan software HRIS seperti Talenta, Anda bisa menghitung gaji karyawan beserta komponennya secara otomatis.

Struktur dan Skala Gaji Payroll System di Indonesia

Aturan payroll system di Indonesia mewajibkan perusahaan untuk membentuk struktur dan skala gaji yang didasari evaluasi dan analisis jabatan.

Tidak lupa juga disertakan pengukuran berdasarkan kemampuan perusahaan dan upah minimum.

Dalam menyusun skala dan struktur gaji, pemerintah melalui Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No.1 Tahun 2017 menjelaskan tahapan pembentukan struktur dan skala upah sebagai berikut:

  • Tentukan jabatan dan uraian pekerjaan karyawan
  • Buat daftar jabatan dan uraian pekerjaan berdasarkan faktor penentu. Mulai dari tingkat tanggung jawab, masa kerja, kualifikasi pendidikan dan faktor lainnya yang mempengaruhi klasifikasi daftar.
  • Buat tabel dan struktur skala upah yang berisi jabatan, golongan, upah terkecil, dan terbesar.
  • Tentukan upah terkecil dan terbesar pada setiap kolom jabatan.
  • Tentukan golongan jabatan karyawan.

Upah Minimum Provinsi atau Kabupaten (UMP/UMK)

Upah Minimum Provinsi dan Kabupaten keduanya ditentukan dan diputuskan oleh gubernur yang setiap tahunnya berubah.

Perubahan tersebut didasari atas perubahan inflasi, kemampuan daya beli dan tingkat konsumsi masyarakat di daerah tertentu dalam hal ini provinsi atau kabupaten.

Upah minimum ini biasanya menjadi dasar pembayaran gaji kepada karyawan. Hal ini ditegaskan pada Pasal 23 PP No.36 Tahun 2021 bahwa perusahaan dilarang membayar upah di bawah upah minimum.

Perhitungan Upah Lembur

Alternatif Canggih Form Lembur secara Digital

Dalam hal Anda mempekerjakan karyawan lebih dari jam kerja yang ditentukan, perusahaan wajib membayar upah lembur.

Aturan jam kerja sendiri dihimpun dalam peraturan berbeda dengan jam kerja yaitu PP No.35 Tahun 2021.

Jam kerja yang dimaksud adalah melebihi 7 jam sehari untuk 6 hari kerja atau 8 jam sehari untuk 5 hari kerja.

Pemerintah juga mengatur waktu maksimal lembur yaitu 4 jam dalam satu hari atau 18 jam dalam seminggu.

Cara perhitungan upah lembur per jam menurut PP No.35/2021 adalah 1/173 x gaji dalam sebulan.

Untuk pembilangnya, apabila gaji hanya terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap maka penyebut dalam rumus adalah 100% gaji.

Namun apabila gaji terdiri dari gaji pokok, tunjangan tetap dan tidak tetap namun proporsi gaji pokok dan tunjangan tetap tidak lebih dari 75% maka pembilang dalam rumus adalah 75% dikali dengan gaji yang diterima.

Apakah Perusahaan Wajib Membayar Gaji Apabila Karyawan Tidak Masuk Kerja?

Untuk belajar mengenai payroll system di Indonesia, Anda perlu tahu bahwa perusahaan berhak untuk tidak membayar gaji karyawan apabila tidak melakukan pekerjaan.

Namun aturan tersebut tidak berlaku atas kondisi tertentu yaitu sebagai berikut:

  • Karyawan sakit
  • Karyawan wanita sakit pada masa hari pertama dan kedua haid
  • Urusan lainnya seperti menikah, menikahkan anak, mengkhitankan anak, membaptis anak, dan anggota keluarga meninggal.
  • Karyawan melakukan aktivitas kewajiban tertentu seperti kewajiban terhadap negara, kewajiban ibadah dari agamanya, dan melakukan aktivitas pendidikan dari perusahaan.
  • Adanya hak tidak melakukan pekerjaan bagi karyawan seperti hak istirahat mingguan, hak cuti tahunan, istirahat panjang, atau istirahat pra-pasca melahirkan atau pasca-keguguran.

Untuk besaran gaji bagi yang melakukan cuti berbayar seperti yang sudah disebutkan di atas adalah sebagai berikut:

  • Karyawan sakit 4 bulan pertama, perusahaan wajib membayar 100% gaji.
  • Karyawan sakit 4 bulan berikutnya, perusahaan membayar 75% gaji.
  • Sakit 4 bulan berikutnya lagi, perusahaan membayar 50% gaji.
  • Sakit 4 bulan selanjutnya atau setahun, perusahaan membayar 25% gaji dan berhak melakukan pemutusan hubungan kerja.
  • Karyawan sakit karena masa haid dibayar 2 hari (mendapatkan cuti 2 hari).
  • Karyawan menikah dibayar 3 hari (mendapatkan cuti 3 hari).
  • Karyawan menikahkan, membaptis, mengkhitan anak dibayar 2 hari (mendapatkan cuti 2 hari).
  • Adanya anggota keluarga karyawan dalam satu rumah meninggal dibayar 2 hari (mendapatkan cuti 2 hari).
  • Adanya anggota keluarga tidak serumah dengan karyawan meninggal dibayar 1 hari.

Baca juga: Apakah Tim SDM Perlu Menggunakan Software Payroll

Hal yang Dapat Diperhitungkan ke Dalam Gaji

Dalam menghitung atau audit payroll, perusahaan juga bisa melakukan potongan atau deduction dari gaji. Adapun hal-hal yang bisa menjadi pemotong gaji adalah sebagai berikut.

    • Denda. Misalnya melanggar peraturan perusahaan seperti fraud atau telat masuk kerja.
    • ganti rugi.
    • Cicilan atau utang karyawan.
    • Kelebihan pembayaran gaji.
  • Salary sacrifice atau jatah sebagian gaji yang dibayar sebelum tanggal pembayaran gaji.
  • Pemotongan gaji lainnya di luar faktor-faktor tersebut yang sesuai dengan perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Baca juga: 9 Jenis Potongan Gaji Karyawan di Perusahaan

Potongan Pajak Penghasilan pada Payroll System di Indonesia

Seperti yang Anda tahu, karyawan dengan penghasilan tertentu yaitu tidak kurang dari Rp4.500.000 wajib membayar pajak penghasilan yang didasari dari Pasal 21 Undang-Undang Pajak Penghasilan.

Hal ini membuat penghasilan yang diterima karyawan dalam hal ini gaji menjadi sumber pemotong pajak penghasilan yang dilakukan oleh perusahaan.

Baca juga: Semua Tentang PPh 21 Karyawan

Pembayaran Gaji atau Payroll Disbursement

Dalam hal pembayaran gaji, PP No.36 Tahun 2021 menjelaskan bahwa perusahaan wajib memberikan bukti pembayaran gaji yang memuat segala informasi gaji yang belakangan disebut dengan slip gaji.

Perlu diperhatikan juga bahwa perusahaan wajib membayar gaji dengan nilai mata uang Rupiah yang pembayarannya dapat dilakukan melalui bank atau tempat karyawan bekerja (cash and carry).

Perusahaan juga wajib membayar gaji tidak boleh melebihi satu bulan. Apabila telat atau membayar gaji lebih dari satu bulan, maka perusahaan akan dikenakan denda.

Denda yang berlaku adalah 5% dari gaji yang harus dibayarkan hingga delapan hari setelah masa pembayaran gaji.

Lebih dari delapan hari, perusahaan dikenakan denda maksimal 50% dari gaji yang harus dibayarkan hingga satu bulan berikutnya.

Apabila perusahaan tidak membayar gaji lebih dari sebulan, maka denda yang harus dikeluarkan ditambah dengan tingkat suku bunga nasional.

Anda bisa belajar mengenai aturan terkait payroll system di Indonesia secara lengkap melalui PP No.36 Tahun 2021 di sini.

Optimasi Payroll System Anda dengan Software Payroll Indonesia

Setelah Anda memahami dan belajar mengenai payroll system di Indonesia, maka Anda tahu bahwa terdapat kompleksitas dalam melakukan perhitungan payroll.

Ada perhitungan tunjangan tetap, THR, upah lembur, Pajak Penghasilan, allowance, perhitungan payroll pada masa kerja tertentu, pembayaran gaji berdasarkan golongan  hingga potongan gaji.

Bayangkan jika Anda setiap bulannya menghitung kompleksnya perhitungan gaji ditambah lagi jumlah karyawan Anda yang semakin berkembang.

Untuk itu, belajar tentang payroll system yang benar menjadi penting untuk semua perusahaan.

Selain memakan waktu yang lebih banyak, kemungkinan adanya error seperti salah hitung, atau tidak fokusnya perusahaan pada arah pengembangan karyawan juga bisa memberikan dampak snowballing bagi perusahaan Anda.

Misalnya, karena sering salah hitung gaji bisa saja Anda kehilangan karyawan terbaik atau terbengkalainya hal-hal yang sifatnya membangun SDM karena terlalu fokus pada hal-hal rutin.

Di sinilah Anda bisa mulai mengoptimasi aktivitas payroll Anda dengan menggunakan software payroll.

Di Indonesia, Talenta hadir sebagai software payroll yang memiliki fitur yang komprehensif dan terintegrasi dengan layanan mandiri karyawan seperti absensi, slip gaji, atau portal informasi karyawan.

Mengoptimasi sistem payroll Anda dengan software memudahkan Anda dalam menghitung gaji secara otomatis tanpa takut salah hitung.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Data yang tersimpan dalam penyimpanan cloud sehingga data dapat diakses lebih aman dibanding data fisik.

Di samping itu, Talenta juga terus berinovasi dan beradaptasi agar perhitungan dan audit payroll sesuai dengan anomali kebijakan pemerintah terkait payroll dan perpajakan.

Tertarik dengan Talenta? Anda bisa berkonsultasi dengan kami melalui tautan berikut ini atau isi formulir berikut untuk dapatkan demo gratis Talenta.


PUBLISHED10 May 2022
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah