Pentingnya Program Payroll dalam Siklus Penggajian Pegawai

Program payroll seperti Talenta HRIS mendukung pemisahan fungsi untuk menjamin keamanan aset perusahaan, hingga meminimalisasi jumlah tenaga kerja yang diperlukan.

Bagaimana caranya? Insight Talenta akan membahasnya pada tulisan ini.

Program payroll adalah suatu sistem dimana teknologi informasi memudahkan terjadinya persilangan antara ilmu manajemen sumber daya manusia dengan akuntansi.

Di sisi konsep, pemilik usaha harus memahami bagaimana gaji/ upah tersebut berperan penting dalam mengorganisasikan sumber daya manusia.

Di sisi lain pemilik usaha juga harus mengetahui konsep akuntansi agar dalam proses penggajian, suatu perusahaan tidak menjadi pihak yang dirugikan.

Dengan menggunakan teknologi informasi, pertemuan kedua ilmu tersebut dapat berjalan dengan lebih lancar dan mudah.

Apa Pentingnya Pentingnya Program Payroll dalam Siklus Penggajian Pegawai

Sebelumnya, pelajari dulu tentang siklus payroll di perusahaan.

Siklus Payroll Manual

Romney dan Steinbart, ahli sistem informasi akuntansi, menyatakan bahwa di dalam siklus payroll diperlukan tujuh urutan aktivitas bisnis sebagai berikut:

1. Memperbaarui file master payroll (file induk penggajian), terkait dengan adanya perekrutan, pemberhentian, perubahan tarif gaji, tarif pajak PPh 21, potongan gaji karena surat peringatan, dll.
2. Memperbaharui tarif dan hal-hal lain terkait peraturan pajak,
3. Melakukan rekapitulasi dan validasi data kehadiran pegawai,
4. Melakukan perhitungan gaji bagi masing-masing pegawai,
5. Melakukan perhitungan tunjangan (BPJS) dan pajak yang dibayar atau dipungut oleh perusahaan,
6. Mencairkan penggajian,
7. Melakukan pembayaran BPJS, dan pajak penghasilan pegawai.

Baca Juga: Sistem Payroll di Perusahaan Manufaktur

Pemisahan Fungsi dalam Siklus Payroll

Berdasarkan tata laksana akuntansi yang sehat, terdapat fungsi-fungsi dalam siklus penggajian manual di atas yang harus dipisahkan tanggung jawabnya.

Fungsi tersebut antara lain:

• penginputan perubahan atas file induk penggajian,
• perekaman dan verifikasi rekapitulasi kehadiran pegawai,
• perhitungan gaji,
• pembayaran gaji,
• pencatatan  biaya gaji dan pengeluaran kas.

Pemisahan fungsi/ tanggung jawab di atas memiliki tujuan untuk memastikan hal-hal sebagai berikut:

• Semua transaksi penggajian telah diotorisasikan dengan benar,
• Semua transaksi penggajian yang dicatat valid (benar-benar terjadi),
• Semua transaksi penggajian yang valid dan disahkan, telah dicatat,
• Semua transaksi penggajian dicatat dengan akurat,
• Aset (kas, data) dijaga dari kehilangan / pencurian.

Baca Juga: Cara Beralih dari Sistem Payroll Manual

Manfaat Program Payroll dalam Efisiensi Proses Payroll Di Perusahaan

Dalam usaha kecil menengah tentu saja hal ini menjadi sesuatu yang memberatkan.

Karena biasanya pegawai HRD dan keuangan tidak selalu sebanyak itu dan juga telah memiliki tugas sehari-hari di luar pekerjaan terkait proses penggajian.

Disinilah peran dan pentingnya program payroll seperti Talenta dalam siklus penggajian pegawai.

1 . Integrasi dengan Master File Pegawai

Di dalam aplikasi payroll yang terintegrasi dengan baik, database pegawai secara otomatis dapat didapatkan dari file master pegawai/ file induk kepegawaian.

Sehingga tahapan penginputan master file payroll dapat diminimalisasi karena tidak diperlukan lagi adanya penginputan data ulang.

Selain mengurangi pekerjaan, langkah ini juga mengurangi potensi kesalahan akibat human error dalam memasukkan data ulang secara manual.

2 . Adanya Fitur Perpajakan Pada Program Payroll

Program payroll memiliki fitur perpajakan yang memungkinkan perusahaan Anda menghitung pajak penghasilan pegawai yang dipungut oleh perusahaan.

Selain itu, apabila Anda memerlukan fitur perpajakan yang lebih komprehensif.

Seperti pembayaran pajak, pelaporan dan juga pendokumentasian arsip pajak, software payroll pun dapat diintegrasikan dengan aplikasi perpajakan digital.

3 . Integrasi dengan Mesin Absensi

Program payroll memiliki fitur yang dapat diintegrasikan dengan mesin absensi pegawai.

Sehingga kehadiran pegawai di jam kerja maupun untuk kepentingan jam lembur dapat diperoleh secara real time dan valid.

Dalam pelaksanaan work from home, fitur ini pun akan memudahkan Anda dalam memantau kehadiran pegawai.

Karena dalam software payroll yang terintegrasi dengan sistem absensi dimungkinkan untuk melakukan absensi GPS Trackingdan fitur swafoto saat melakukan presensi.

4. Pembayaran Otomatis Dengan Program Payroll

Program payroll juga memungkinkan adanya pembayaran secara otomatis dari program ke bank.

Hal ini akan memudahkan perusahaan Anda dalam melakukan pembayaran secara serentak.

Staf yang bertanggung jawab untuk melakukan otorisasi hanya perlu melakukan validasi hasil perhitungan akhir dan mengirimkan uang ke rekening pegawai yang terdaftar dalam beberapa langkah sederhana.

Kesulitan lakukan penggajian? Talenta siapkan ebook gratis tentang 4 Langkah Hemat Waktu Proses Payroll 

Dalam program penggajian juga memungkinkan perusahaan untuk mengirimkan email rincian gaji, tunjangan dan potongan gaji kepada email pegawai secara serentak.

Hal ini dipercaya meningkatkan kepercayaan pegawai karena adanya transparansi informasi.

Seluruh manfaat program payroll di atas, dapat Anda dapatkan dari aplikasi HRIS Talenta.

Informasi lebih lanjut tentang biaya dan fitur juga solusi yang disediakan, dapat Anda dapatkan di website Talenta.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis aplikasi karyawan dari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.