Alasan Software Payroll Dibutuhkan Perusahaan saat New Normal

Alasan Software Payroll Dibutuhkan Perusahaan saat New Normal

Indonesia belum benar-benar bebas dari ancaman COVID-19 atau Virus Corona. Jumlah pasien yang positif virus ini terus bertambah, meskipun persentase yang sembuh juga mengalami kenaikan.

Belum bebas dari ancaman COVID-19, pemerintah mengumumkan penerapan new normal. Apakah software payroll tetap akan dibutuhkan?

Pemerintah pun mengumumkan protokol kesehatan untuk tempat-tempat bekerja agar bisa kembali beroperasi, dengan pengecualian sektor-sektor tertentu. Alasannya, tidak mungkin untuk menutup tempat kerja selamanya. Pemerintah ingin menjaga agar ekonomi tetap berjalan. 

Note : Baca artikel Penting bagi HR, Ini Panduan Lengkap UU Ketenagakerjaan Indonesia

Mengacu kepada gagasan ini, maka penerapan work from office atau WFO atau back-to-office akan segera dilaksanakan oleh sebagian perusahaan yang beroperasi, khususnya di Ibukota Jakarta. Tentunya, setelah mengalami transisi yang dimulai dari kantor ke rumah dan telah terbiasa setelah hampir lebih dari 3 bulan.

Dengan berlakunya sistem kerja WFO ini berarti menimbulkan fase transisi lainnya yang perlu disesuaikan kembali. Lantas, apa saja yang harus dipersiapkan suatu perusahaan dalam proses kembali ke kantor?

Note : Baca artikel Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

Salah satunya adalah dengan sistem administrasi HR yang siap sedia. Sehingga tidak ada kesalahan atau kelalaian dalam pengelolaan karyawan. 

Misalnya gaji yang tidak sesuai atau terlambat. Untuk itu, software payroll yang baik sangat dibutuhkan perusahaan saat ini.

Berikut ini adalah berbagai alasan mengapa software payroll sangat dibutuhkan perusahaan saat ini seperti dikutip Talenta by Mekari.

aplikasi gaji online

Pengarsipan Data yang Teratur

Pemindahan data dan informasi dari satu fase kerja ke fase yang baru tentunya membutuhkan proses yang penuh ketelitian. Tidak ada HR perusahaan yang menginginkan dokumen terlewat atau tidak masuk ke sistem.

Untuk menghindari hal tersebut, software payroll yang baik terutama yang berbasis teknologi cloud sangat diperlukan oleh perusahaan, misalnya yang dimiliki Talenta. Teknologi cloud membantu semua data tersimpan secara terpusat di satu media. 

Note : Baca artikel Catat, Ini Alasan Perusahaan Perlu Menggunakan Aplikasi Payroll

Semua informasi tentang karyawan mulai dari nama, hingga jumlah tanggungan anggota keluarga tidak akan terlewat ketika melakukan penghitungan gaji. Selain itu, cloud  juga membantu menjaga data tetap terintegrasi dengan komponen penghitung gaji karyawan, sehingga mengurangi kekeliruan kalkulasi.

Penghitungan yang otomatis akan menghilangkan kemungkinan kesalahan penghitungan secara keseluruhan, sehingga menjaga jumlah take home pay karyawan dari kekurangan ataupun kelebihan.

Note: Ingin tahu lebih lanjut tentang Software Payroll? Baca artikel Payroll Software, Teknologi yang Wajib Diterapkan Perusahaan

Membantu Sistem Kerja Shift

Mematuhi aturan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB), tentunya jumlah karyawan yang dapat datang ke kantor harus dibatasi agar tidak terjadi kerumunan yang dapat meningkatkan penularan virus. Untuk itu, diperlukan perencanaan sistem kerja shift atau masuk kerja bergiliran agar teratur. 

Hal ini bisa menimbulkan risiko di dalam absensi yang akhirnya akan berpengaruh juga terhadap penghitungan gaji. HR perlu menyiasati sistem absensi dengan memperhatikan produktivitas karyawan serta menghindari kontak langsung contohnya dengan menggunakan mesin sidik jari. 

Note : Baca artikel Lancarkan Proses Bisnis dengan Aplikasi Pembayaran Gaji Karyawan

Disinilah software payroll yang komprehensif seperti Talenta diperlukan. Fitur absensi online yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan absensi dimanapun dan kapanpun, terlepas dari giliran baik bekerja di kantor maupun dari rumah. Dari sisi HR pun, pendokumentasian jumlah absensi dapat dilakukan tanpa khawatir terlewat satupun. 

Dengan jumlah absensi yang terdokumentasi secara akurat, software payroll yang terintegrasi akan otomatis menghubungkannya dengan penghitungan gaji. 

Note: Ingin tahu lebih lanjut tentang Software Payroll? Baca artikel 5 Tanda Anda Harus Beralih ke Aplikasi Gaji Online

Memudahkan Pengajuan Time Off

Selama WFO, tentunya pengajuan cuti atau izin sakit dari karyawan masih akan muncul. Sistem otomatis yang ditawarkan software payroll seperti Talenta akan memudahkan karyawan yang sedang mendapat giliran WFH untuk mengajukan cuti atau izin sakit. Aplikasi HRIS yang terintegrasi memiliki fitur yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan Time Off via online.

Bagi karyawan yang WFO, sistem ini akan mengurangi kontak langsung dengan HR yang biasanya dialami dengan sistem manual, atau pengajuan melalui bentuk surat/formulir, sehingga meniadakan kemungkinan penularan.

Note : Baca artikel Karyawan Masuk Kantor Lagi saat New Normal, Apa yang Perlu Disiapkan HR?

Mengurangi Kemungkinan Salah Kalkulasi

Dalam penghitungan gaji, ada beberapa komponen yang harus dimasukkan ke dalam gaji karyawan sehingga mencapai hasil take home pay yang akurat.

Komponen seperti BPJS, biaya jabatan, Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dan lainnya memiliki kemungkinan terlewat atau tidak masuk ke dalam penghitungan gaji ketika masih menggunakan sistem penghitungan gaji secara manual atau Excel.

Note : Baca artikel BPJS Ketenagakerjaan: Program Beserta Iurannya yang Harus Diketahui Perusahaan

Hindari hal tersebut dengan menyerahkan sistem penghitungan gaji kepada software payroll yang otomatis dan terintegrasi mulai dari data karyawan hingga penghitungan gaji yang komprehensif. Memilih software Talenta adalah pilihan yang tepat.

Menyediakan Slip Gaji Tanpa Tunggu Lama

Sudah sewajarnya karyawan mengetahui informasi lebih detail terkait gaji yang mereka terima, oleh karena itu mereka akan mengajukan permintaan slip gaji kepada HR setelah menerima gaji. 

Tanpa software payroll, permintaan slip gaji tidak dilakukan secara otomatis dan memiliki waktu tunggu yang lama. Pengajuan yang dilakukan melalui surat/formulir juga berisiko menimbulkan kontak langsung dan penularan Virus.

Note : Baca artikel Kenapa Slip Gaji Karyawan itu Penting, Apa Alasannya?

Dengan penggunaan software payroll Talenta, slip gaji dapat diunduh secara otomatis karena fitur tersebut sudah terintegrasi di dalamnya.

Dalam hitungan menit setelah menerima gaji, karyawan sudah bisa mengakses dan mengunduh slip gaji dan mengetahui setiap pengeluaran untuk komponen beserta jumlah akhir take home pay nya.

Itulah alasan mengapa software payroll dibutuhkan saat new normal. Talenta memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengatur jam kerja dan shift karyawan hingga penghitungan gaji. Dengan automasi dari Talenta memungkinkan perusahaan untuk melakukan pencatatan kehadiran dan penghitungan gaji yang akurat dan terdokumentasikan dengan baik. Ketik banner di bawah ini untuk pelajari Talenta.

CTA Talenta


PUBLISHED05 Jun 2020
Delima Meylynda
Delima Meylynda