4 Hal Ini Jadi Tanda Anda Butuh Aplikasi Database Karyawan

4 Hal Ini Jadi Tanda Anda Butuh Aplikasi Database Karyawan

Seiring berjalannya waktu, pencatatan dan pengelolaan data perusahaan akan semakin kompleks. Cakupan bisnis yang semakin luas dan bertambahnya sejumlah karyawan tentu membuat perusahaan membutuhkan sistem pengelolaan data yang efektif. Namun, mengelola database karyawan hanya dengan aplikasi pengolah data seperti Excel saja tidak cukup.

Database karyawan adalah kumpulan data-data penting yang terkait dengan informasi yang dimiliki oleh karyawan. Data-data ini meliputi nama, jabatan, fungsi, gaji hingga absensi. Database ini harus dikelola secara efektif agar tidak menimbulkan masalah yang berhubungan dengan administratif di kemudian hari. 

Note: Apa manfaat dan urgensi mengelola database karyawan? Baca artikel Pentingnya Mengelola Database Karyawan bagi Perusahaan

Semakin kompleksnya informasi karyawan, pengelolaan database dengan excel saja tidak cukup, namun perusahaan membutuhkan aplikasi database karyawan. Kondisi di bawah ini adalah tanda bahwa perusahaan Anda sedang membutuhkan aplikasi database karyawan:

1. Data Karyawan Tidak Terstruktur dengan Baik

Pentingnya Pengelolaan Database Karyawan bagi Perusahaan

Masalah umum yang seringkali dikeluhkan perihal pengelolaan database adalah data yang tersedia tidak terstruktur dengan baik. Artinya, masih ada pengelompokan data yang kurang tepat, format yang tidak konsisten, dan data yang terduplikat.

Jika datanya berjumlah banyak, masalah seperti ini sangat menyulitkan divisi HR atau siapapun yang sedang membutuhkan data karyawan. Data yang tidak terstruktur dapat memperlambat proses pencarian data sehingga membutuhkan banyak waktu.

Dalam kondisi darurat, tentu data seperti ini sangat tidak efektif. Waktu yang digunakan justru bisa digunakan untuk kegiatan produksi atau strategis lainnya. 

2. Data yang Tersimpan Sifatnya Kurang Akurat

Data yang dapat diinput oleh siapa saja dan sumber mana saja membuat data tersebut menjadi tidak terpercaya kebenarannya. Kemajemukan dalam kegiatan entri data menciptakan tumpukan data dengan berbagai macam tipe.

Hal ini bisa terjadi karena setiap orang memiliki standar sendiri dalam melakukan entry data. Dampaknya adalah data yang tersimpan pada database menjadi kurang akurat. 

Jika hal ini terus terjadi maka perusahaan akan kesulitan saat menentukan keputusan yang berhubungan dengan data karyawan. Keputusan yang dibuat juga sifatnya kurang akurat sebagai akibat dari penggunaan sumber data yang belum tentu benar.

Mengelola data yang akurat dan memiliki standar memang tidak mudah, namun jika dilakukan dengan benar akan sangat membantu database karyawan yang lebih terstruktur. 

Beralih ke Talenta, pengelolaan database karyawan jadi cepat, mudah dan aman.

3. Tidak Ada yang Bisa Menjamin Keamanan Data

Memberikan akses kepada beberapa sumber untuk mengelola data karyawan juga harus dibarengi dengan peningkatan pengawasan. Minimnya pengawasan dalam hal akses database karyawan menyebabkan data rentan terhadap cyber attack.

Data-data karyawan yang sifatnya rahasia menjadi mudah bocor dan tersebar. Perusahaan perlu memberikan batasan keamanan dengan kontrol akses yang sangat ketat. Pengajuan hak akses harus melalui approval manajemen yang lebih tinggi. 

CTA money back guarantee talenta

4. Proses Pencarian Data yang Rumit

Tidak bisa dipungkiri bahwa semakin besar sebuah perusahaan maka semakin banyak pula data karyawan yang harus dikelola. Tantangan yang sering dihadapi oleh perusahaan dalam hal ini adalah proses pencarian data.Semakin banyak data yang dikelola maka semakin lama waktu yang digunakan dalam proses pencariannya. 

Proses pengolahan database secara manual membutuhkan waktu yang lama. Kondisi ini tentu sangat tidak efektif bagi divisi HR yang tugasnya tidak hanya mengolah data karyawan saja. 

Solusinya adalah dengan menggunakan aplikasi database karyawan yang memiliki fitur keyword search. Cukup memasukkan keyword atau kata kunci tertentu, Anda langsung bisa menemukan data yang dimaksud. 

Apakah perusahaan Anda sedang mengalami salah satu masalah di atas? Tandanya, sekarang adalah saat yang tepat untuk menggunakan aplikasi database karyawan.

Note: Namun , ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan sehingga aplikasi database tersebut berjalan maksimal 5 Cara Optimalkan Program Database Karyawan

Talenta sebagai software HRIS terpercaya di Indonesia menyediakan aplikasi database untuk membantu perusahaan Anda mengelola data karyawan. Kunjungi website Talenta dan isi formulir coba gratis Talenta untuk bisa menikmati demo langsung produk unggulan Talenta.


PUBLISHED01 Jul 2020
Risna
Risna